Planear viajes personales, aunque implica mucha información y cuestiones a tomar en consideración, no es ni la mitad de agobiante que puede resultar tener que planear viajes de empresa.

Los viajes cuando son corporativos deben ser perfectos. No existe nada que podamos dejar a la improvisación ya que, aparte del viaje en sí, hay un negocio o contrato que puede verse perjudicado.

Por eso hay que planearlos al detalle y, a ser posible, con bastante antelación. De este modo dispondremos de tiempo y márgen para hacer las modificaciones precisas.

Ya sea si el viaje es para nosotros o para otros compañeros, debemos procurar adelantarnos a cualquier posible situación e procurar que haya un plan ya establecido para todo.

Si no deseas que la planificación de tu viaje corporativo acabe arruinando la experiencia del viaje en sí, te dejamos seis consejos que probablemente te van a ser de mucha ayuda.

seis Consideraciones Anteriores Para Planear Tu Viaje de Negocios

1. Descubre los requisitos

Si bien podamos viajar a, prácticamente, todos y cada uno de los países o destinos que deseemos, hay algunos que pueden tener determinados requisitos para acceder.

Habitualmente va a depender mucho de los pactos que haya entre este país de destino y el de origen. Por servirnos de un ejemplo, el tránsito de viajantes entre países pertenecientes a la UE es totalmente libre. No obstante, si alguno de estos quisiese viajar a Rusia o a los U.S.A., es preciso pedir un visado para entrar al país.

Descubrir los requisitos reportajes es particularmente esencial pues, aunque no nos deja ingresar al país, sí que podemos efectuar el embarque. Esto desea decir que podríamos efectuar el viaje completo y que, al llegar al aeropuerto de destino, nos sea rechazada la entrada.

Si bien es menos común, en dependencia del país o la zona a la que nos dirijamos, es preciso o enormemente aconsejable, la aplicación de determinadas vacunas.

Hay peligros o enfermedades que en este país de origen pueden ser poquísimo probables, mas que son más frecuentes en otras zonas. Si no deseamos que nuestro viaje de negocios se transforme en una pesadilla, es recomendable descubrir si es precisa alguna vacuna para moverse por la zona donde de destino que tenemos planeado visitar.

dos. Efectuar reservas en sitios estratégicos

El sitio donde vayamos a alojarnos es de vital relevancia. Va a ser el centro de nuestras operaciones y va a hacer las veces de oficina a lo largo de todo el periodo que estemos fuera.

Además de esto, precisamos que el alojamiento sea cómodo y nos deje estar descansados a fin de que nuestro desempeño sea inmejorable y podamos sacarle todo el partido a nuestro viaje.

Si contratamos servicios externos, debemos asegurarnos que estamos escogiendo una de las mejores agencias de viajes. Ellas se ocuparán de que no nos falte nada o, por lo menos, de ofrecernos las opciones mejores.

Aunque una habitación con vistas en el centro de la urbe es una tentación muy grande, hemos de ser prácticos. Si las zonas por las que nos vamos a mover para asambleas u otras gestiones están a las afueras, vamos a perder demasiado tiempo viajando.

Hay que ser prácticos y buscar alojamiento que nos resulte cómodo, bien comunicado y desde el que podamos movernos sin complejidad.

De vez en cuando esto puede representar tener que movernos por la periferia o zonas más próximas al aeropuerto, otras en zonas más en el centro. Hay que tener la cabeza fría, rememorar que es un viaje de trabajo y así seleccionar el alojamiento más conveniente para trabajar.

tres. Efectúa un recorrido detallado

Ya afirmamos previamente que si deseamos tener un viaje de negocios triunfante, no podemos dejar nada sin planear. El recorrido que vayamos a continuar a lo largo del viaje ha de estar preparado al detalle.

Si nuestro alojamiento está bien escogido, vamos a poder contar con diferentes opciones  en el momento de desplazarnos. En dependencia del presupuesto y tiempo, vamos a poder decantarse por transportes más cómodos si bien a un coste mayor, como taxis o automóviles privados; u otros que pueden ser menos directos o cortos, mas a un coste substancialmente menos, como buses o metros.

Probablemente ya tengamos planeadas asambleas y actividades relacionadas al trabajo. Es esencial, no obstante, asimismo planear tiempo de reposo y ocio. Si bien sea un viaje con objetivos particulares, no debemos olvidar que necesitaremos desconectar para poder rendir mejor.

Tener la agenda ya preparada puede ocasionar cierto agobio, mas al incluir tiempo libre en el trayecto, sin determinar, damos cierta libertad a fin de que cada uno de ellos pueda escoger de qué forma emplearlo y, así, no tener que estar siempre y en toda circunstancia tan ligado al horario y la agenda establecida.

La clave no es otra que hallar el equilibrio entre el trabajo puro y duro y los más que justos instantes para relajarse. Así vamos a poder cumplir con nuestras funciones y, a la vez, gozar del destino.

cuatro. Contrata un seguro de viaje

La contratación de un seguro de viaje es una costumbre que muy realmente pocas personas hacen en sus viajes. Así sean de ocio o de trabajo, los seguros de viaje pueden resultar realmente útiles en ciertas circunstancias.

Por una parte, en el caso de urgencias, contamos con cobertura médica. Si bien sea un viaje de negocios, absolutamente nadie está exento a que pueda haber lesiones físicas o problemas médicos.

No todos y cada uno de los países cuentan con sanidad pública y alcanzable para no personas que no son residentes. Si tenemos contratado un seguro de viaje vamos a poder ser atendidos por un médico sin precisar abonar.

En determinados casos posiblemente haya que abonar una determinada cantidad, mas va a ser siempre y en todo momento significativamente menor a la que correspondería sin seguro.

Por otra parte, cuando charlamos de seguro de viaje asimismo podemos referirnos a los billetes en sí. Posiblemente, o por causas de fuerza mayor, o debido a imprevisibles propios o un cambio de planes, debamos postergar o adelantar la data del viaje.

Un seguro de viaje o el pago de un extra en los billetes, puede darnos la posibilidad de mudar de data sin abonar ningún auxiliar y, sobre todo, sin adquirir un billete nuevo.

cinco. Cuidado con los dispositivos

Por suerte, vivimos en una temporada donde es posible trabajar prácticamente desde cualquier rincón del planeta. La tecnología ha avanzado a pasos desmedidos y con una conexión a la red y un dispositivo que puede ser un PC portátil o un teléfono inteligente, podemos tener todas y cada una de las herramientas precisas para realizar nuestra actividad.

Sin embargo, no podemos confiarnos. No todos y cada uno de los países cuentan con exactamente la misma tecnología o velocidad de internet. Además de esto, posiblemente nuestra compañía distribuidora de servicios de red no funcione en ciertas zonas.

Deberemos informarnos anteriormente sobre las opciones de roaming que tiene nuestra compañía y ver si es compatible con el país de destino. De igual forma, deberemos asegurarnos que haya conexión a internet de forma cómoda en el sitio donde nos alojamos.

No todo depende de las conexiones, hay que tener mucha atención con los dispositivos que llevamos con nosotros en el viaje. Numerosos países tienen enchufes diferentes que nada pueden tener que ver con el de este país de origen.

Corremos el peligro de no poder cargar la batería o hacer marchar nuestros dispositivos. La buena nueva es que esto puede solventarse con un simple adaptador de corriente que se puede lograr en cualquier ferretería.

Asimismo el voltaje de cada país cambia. El enchufe puede marchar, mas un voltaje equivocado puede abrasar y deteriorar en segundos nuestros aparatos electrónicos.

Estas cuestiones acostumbran a olvidarse, mas pueden arruinar por completo nuestro viaje y no dejarnos efectuar el trabajo por el que hemos viajado. Por eso es fundamental informarse sobre estas cuestiones ya antes de viajar.

seis. Establece un presupuesto

Por más que nuestro recorrido esté planeado al detalle, siempre y en toda circunstancia hay cuestiones que no se pueden supervisar. Entre nuestros planes deberemos incluir los regímenes y los viáticos, y no siempre y en toda circunstancia vamos a poder saber el costo preciso.

Además de esto, si bien sepamos cuánto va a costar, siempre y en toda circunstancia es recomendable contar con un dinero extra caso de que haya algún inconveniente o imprevisible que no podamos calcular.

Es recomendable establecer un presupuesto diario. De esta forma, damos libertad a quien viaja a fin de que escoja dónde comer y de qué forma viajar, mas asimismo eludimos los excesos. Dar carta blanca a quien viaja en el momento de los gastos es una cosa que poquísimas empresas pueden permitirse.

Obviamente en los viajes de negocios va a haber comidas y cenas de trabajo que, conforme el protocolo de cada sitio, deberemos abonar . No obstante, hay que poner cierto límite o el viaje puede costarnos carísimo.

Para establecer el presupuesto hay que tener en consideración los costos del sitio de destino. Exactamente el mismo producto puede tener dos costes muy diferentes dependiendo del país, y no tenerlo en consideración puede acarrear que nos quedemos sin dinero al poco tiempo.

Además de esto, no hay que olvidar el cambio de divisa. Una cantidad puede ser muy diferente a otra una vez que se ha hecho la conversión de moneda y lo que acá era una cantidad razonable, allá puede no serlo.

Todo va a depender del viaje y de cada empresa, mas, si bien sin abusar, es recomendable toda vez que el presupuesto sea mayor y que, en el mejor caso, acabe sobrando dinero, a quedarse corto en un país diferente al propio.

DEJA UNA RESPUESTA

Por favor ingrese su comentario!
Por favor ingrese su nombre aquí