Quien desee trabajar en una compañía debe conocer las funciones primordiales de oficina que domina un buen empleado.

Estas son el conjunto de habilidades administrativas que son precisas a fin de que la compañía marche bien y que deben ver con la organización de las tareas para progresar la eficacia.

En las peticiones de empleo le pueden consultar por las funciones de oficina que domina un empleado y es esencial que se dé cuenta si ha adquirido alguna de estas habilidades a fin de que las ofrezca en su currículo como fortaleza, a fin de que se auto-valore o bien a fin de que se esmere en desarrollarlas.

Hablaremos de ciertas de ellas.

doce Funciones de oficina básicas que domina un buen empleado

Si deseas ser un buen empleado, has de saber que generalmente estas son las funciones de oficina que domina un empleado conectado ciertamente con su trabajo.

1. Recepción

Es la habilidad de percibir de forma cordial a quienes ingresan de forma presencial a la compañía y brindarle la información veraz y oportuna que soluciona su requerimiento al estar allá.

Hay que tener en consideración que este puede ser el primer contacto que tiene una persona cuando llega por vez primera a una compañía, con lo que es esencial que produzca buena imagen.

dos. Atención al usuario

En esta tarea se atiende física o bien remotamente a los clientes del servicio con dudas o bien reclamos sobre los productos y servicios que ofrece la compañía. Se debe tener un conocimiento extenso sobre lo que se ofrece y sobre el equipo de trabajo para asegurar la satisfacción del usuario.

tres. Atención telefónica

La atención telefónica es otro de los frentes que requiere atender una compañía puesto que es el medio con los clientes del servicio externos, distribuidores e inclusive para comunicarse interiormente sin desplazarse cara los diferentes puestos.

Para efectuarlo bien es esencial tener una conveniente vocalización, lenguaje apropiado, moderar el volumen y la calidez de la voz, continuar el protocolo de atención de la compañía, puesto que no se representa a sí mismo.

Asimismo es esencial que se tome nota de la mayor cantidad de información posible de las personas que llaman, puesto que esto deja un conveniente banco de datos.

cuatro. Documentación

Esta función consiste en comprobar los documentos que se producen en la compañía, clasificarlos y archivarlos de forma ordenada, conforme con un protocolo, lo que facilita que, frente a la necesidad de documentar cualquier movimiento de la compañía, se tenga claridad sobre dónde localizar la información pertinente.

cinco. Manejo de la correspondencia electrónica

Esta función es la de comprobar el correo corporativo y dar contestación a lo que llega por esta vía, aparte de redistribuir la información para dar solución a lo requerido haciendo llegar los casos a cada área, conforme corresponda, y hacer seguimiento de exactamente los mismos.

Asimismo se emplea para crear encuestas, mandar mensajes de motivación, aniversario, felicidades o bien solucionar temas internos, como la petición de informes de otras áreas que se complementan entre sí.

seis. Preparación de informes

Prácticamente todo cuanto se efectúa en las compañías demanda ser documentado y esto se hace a través de la generación de informes que den cuenta de la tarea, para lo se debe contar con habilidades de redacción, ortografía, capacidad de síntesis y de dar cuenta sobre el trabajo de otros cuando se hace en equipo, como de sintetizar lo que se afirma en las juntas.

siete. Manejo de equipos de oficina

Conforme con la tarea que desempeñe la compañía puede requerirse el dominio de diferentes géneros de equipos de oficina, los más habituales son las impresoras, fotocopiadoras, escáner, máquinas de fax, entre otros muchos.

Si bien cada equipo puede tener formas de operación diferentes, es esencial estar familiarizado con ellos.

ocho. Informática

Hoy día prácticamente todo el trabajo de oficina está digitalizado. Los empleados de el día de hoy deben conocer el empleo básico de una computadora, aparte de los programas más habituales con que se operan, como son Word, Excel, Power Point.

Asimismo puede ser relevante el manejo de redes sociales para estar atentos a clientes del servicio que se puedan captar por estas vías así como para mandar recordatorios de los productos que se ofertan, promocionar, ofrecer servicios o bien hacer seguimiento de la satisfacción de los clientes del servicio.

Se valora de forma extra el manejo de programas de edición de audio, imágenes, vídeo o bien diseño de software que pueden ser relevantes para hacer llegar a los empleados ciertos mensajes de recordación de políticas empresariales que robustezcan la identidad corporativa.

nueve. Planificación

Una de las funciones más esenciales en una compañía es la de planear estrategias para lo que se haga en la oferta de recursos o bien servicios, poner metas y contrastar que se cumplan, mas además de esto esta habilidad asimismo es precisa en el día tras día de cualquier empleo, deja la eficacia en el empleo del tiempo.

diez. Programar asambleas

El trabajo en grupo es de máxima importancia en cualquier organización, para ello es preciso que las personas tengan la habilidad para convocar a asambleas que dejan valorar la tarea, exponer nuevas ideas, realizar estrategias de mercado, hacer acuerdo sobre las resoluciones que se toman y valorar la satisfacción interna y externa, entre otros muchos.

La persona que se ocupe de esta función debe tener capacidad de liderazgo, ser oportuna y cautelosa a fin de que el equipo coopere y vea en ello una ocasión y no un compromiso evitable.

once. Administración del área financiera

En una compañía hay personas que han de estar atentas a que el dinero circule por todo el ciclo productivo, desde la adquisición de insumos para la fabricación de productos hasta la venta y la reinversión.

Estas personas deben llevar un control riguroso y documentado de todos y cada uno de los  movimientos: facturas de compras, ventas, y estar atentas a que se efectúen estos procesos a tiempo.

doce. Logística

La logística es la organización anterior de los movimientos de recursos y dinero al interior de la compañía. Incluye el desplazamiento de productos de los centros de producción a los de distribución y sus destinos finales.  Requiere coordinación y trabajo en grupo a fin de que no se corte ningún eslabón en la cadena de producción y servicio.

Asimismo debe velar pues estén los insumos precisos en todos y cada puesto como son: papelería, tinta para impresoras, materias primas, etcétera

Por lo general, estas son las funciones de oficina que domina un buen empleado. Si te agrada el tema administrativo, te encantará leer: Juegos de poder en las compañías ¿Qué son y por qué razón se generan?

Referencias bibliográficas

Díaz Pampín, F. J., & Vázquez Bravo, O bien. (dos mil diecisiete). Oficina Técnica.

Garay Pereira, M. (mil novecientos sesenta y seis). La reforma administrativa para los fines del desarrollo: la oficina central de personal; bases de su creación y sus primordiales funciones.

Jiménez Calzado, M. (dos mil quince). Oficina Técnica.

Sánchez Gruta, J. A. (dos mil diecisiete). Funciones desempeñadas como técnico en contrataciones en la oficina de administración-logística del organismo de evaluación y fiscalización ambiental-OEFA, periodo dos mil catorce-dos mil dieciseis.

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