La compañía experta en soluciones de impresión, identificación y digitalización, ha elaborado una guía sobre los costos ocultos de la impresión, compendiando información de diferentes fuentes, y con la meta de que las pequeñas y medianas empresas conozcan cuánto gastan en impresión y qué pautas pueden hacer para reducirlos, puesto que un cincuenta y dos por ciento de las Pymes en España ignora esta partida de gasto.

Para Brother, una adecuada administración de los procesos de impresión podría administrar ahorros de entre el diez por ciento y el treinta por ciento del presupuesto de impresión que tenga la compañía. La clave consiste en administrar de forma eficaz el material impreso, eludiendo el exceso de páginas impresas y limitando los procesos de impresión a color o bien con configuraciones de alta calidad a los casos rigurosamente precisos. En verdad, conforme su Guía de Costos Ocultos de la Impresión, cada empleado se deja olvidados en la impresora unos seiscientos folios por año de media, lo que supone un desperdicio eludible.

Con la meta de lograr una impresión más eficaz, Brother plantea soluciones consistentes en incorporar medidas que requieren que el usuario se halle cercano al equipo en el instante de imprimir, con el propósito de eludir la acumulación de documentos impresos. Esas medidas incluyen, entre otras muchas, conseguir un permiso por usuario para la identificación en el propio equipo a través de una clave PIN o bien una tarjeta NFC. Además de esto, deja establecer una configuración predeterminada de ahorro que limita de manera automática el volumen de impresiones a color, a una sola cara y de alta resolución para eludir gastos superfluos.

Conforme la Guía de Brother, otro de los inconvenientes frecuentes en las pequeñas empresas se refiere a la propia labor de la administración de posibles necesidades de reparación de las impresoras, en tanto que frecuentemente esta labor recae sobre el propio directivo general o bien en el dueño del negocio, que suma una responsabilidad más a las demandas de su cargo.

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Impresoras de substitución con gastos asociados

Conforme refleja esta Guía sobre los Costos Ocultos de la Impresión, hasta un veintinueve por ciento de las impresoras viejas continúan guardadas en el almacén como equipos de substitución en el caso de avería, lo que supone una dedicación extra de tiempo y espacio. Como solución a esta clase de inconvenientes, la compañía plantea la contratación de servicios gestionados de impresión, cuyas primordiales peculiaridades son:

  • Instalación y configuración adaptada del parque de impresión, acorde a las necesidades de cada empresa.
  • Asesoramiento gratis para la elección del equipo más conveniente conforme el género de negocio.
  • Asistencia técnica “in situ”, que se desplazará a las instalaciones de la compañía caso de que sea preciso.
  • Administración centralizada por medio de una plataforma cloud para supervisar y conseguir información completa sobre el empleo de las impresoras, volúmenes y costos.
  • Administración de los procesos de impresión en diferentes localizaciones (tanto en oficinas como en el domicilio de los empleados).

Otra de los beneficios de los servicios gestionados de impresión está relacionada con el tiempo que se invierte en las labores propias de la impresión (mudar papel, consumibles, etcétera), elevando su eficacia al límite, en tanto que deja una mayor capacidad de almacenaje de papel, como la substitución automática de consumibles a fin de que los empleados no deban preocuparse por la carencia de tinta o bien tóner. Además de esto, dan contestación a una preocupación creciente en las empresas: la seguridad de la información.

Los servicios gestionados de impresión asimismo dejan tener un parque de impresión actualizado, en tanto que se renueva cada 5 años, con dispositivos hasta un treinta y seis por ciento más eficaces energéticamente que sus predecesores. Además, agregan nuevas funcionalidades, como el modo perfecto reposo, que logran reducir sensiblemente el consumo de electricidad cuando la impresora no se está usando, lo que repercute de forma directa en la reducción de la factura de la luz. Por otra parte, conforme Brother, los equipos más viejos prosiguen consumiendo entre el treinta por ciento y el cuarenta por ciento de su gasto máximo de energía a lo largo de su inactividad.

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