En España hay en torno a dieciseis millones de trabajadores por cuenta extraña, lo que quiere decir que, cada mes, dieciseis millones de nóminas son elaboradas por las compañías. Es un documento indispensable, con ciertas complejidades debidas a los diferentes conceptos y retenciones. El día de hoy veremos como preparar una nómina teniendo presente todos y cada uno de los aspectos precisos.

La administración de nóminas, una labor esencial en las compañías

La nómina como herramienta de motivación

Lo comentaba en introducción, en España hay millones de asalariados. Para cada uno de ellos de esos trabajadores, cobrar la nómina es la máxima prioridad y la primordial motivación para esmerarse en sus puestos. Por esta razón, una buena administración de nóminas, con claridad y sin fallos, es esencial para asegurar la motivación del personal.

La teoría está realmente bien, mas la práctica es más esencial

Como la legislación es parcialmente compleja y va mudando, es fundamental poder contar con profesionales de recursos humanos con una buena capacitación en la confección de las nóminas. Son personas experimentadas que, desde la práctica, saben preparar los recibos teniendo presente los seguros sociales y cualquier factor requerido.

Esos profesionales son asimismo capaces de explicar a los empleados el detalle del cálculo, y contestar a sus dudas. Por servirnos de un ejemplo, un tradicional es el caso de un trabajador que comienza a mitad de año, y tiene una retención de IRPF baja en ese instante. En la primera nómina del año siguiente, percibe un monto neto más bajo, por el hecho de que la retención ha aumentado. Esa es una duda fácil, mas existen muchos impuestos y retenciones, y solo los especialistas comprenden las cosas en detalle.

Es esencial para un gestor de nóminas formarse y actualizarse, mas sobre todo tener experiencia práctica. Por el hecho de que casi no hay 2 nóminas iguales. Entran en cuenta muchos elementos, desde convenios sectoriales a peculiaridades personales pasando por las clases de contrato.

¿Se puede preparar una nómina utilizando Excel?

Como se pueden hacer facturas utilizando una hoja de cálculo, asimismo se puede preparar una nómina con sus seguros sociales en un fichero Excel. Eso sí, cualquier preparación manual acarrea un peligro de fallo, conque va a ser preciso revisar una y otra vez los seguros sociales y las retenciones para asegurar que todo está bien.

Como opción alternativa, es bueno contar con un programa informático especializado en recursos humanos o bien en nóminas, que va a hacer una parte significativa del trabajo.

Como hacer una nómina: los pasos

Datos a conocer ya antes de ponerse a preparar la nómina

  • El género de contrato (jornada parcial, indefinido, de duración determinada). Múltiples factores dependen de ellos, como por poner un ejemplo el porcentaje de cotización a la Seguridad Social.
  • El importe de la nómina. El porcentaje de IRPF depende de la retribución, y la cotización a la Seguridad Social tiene un máximo.
  • La situación personal del empleado. Una persona casada o bien con hijos puede tener una retención de IRPF diferente.
  • El acuerdo. Elementos como los regímenes, las horas extras o bien complementos salariales pueden verse influidos por el acuerdo colectivo.
  • Categoría profesional y conjunto de cotización.
  • Pagas extras. Evidentemente, no es exactamente lo mismo prorratearlas que pagarlas en los periodos previstos. Además de esto, puede impactar el IRPF.
  • Si el empleado ha estado de baja por cierto motivo, se reflejará en la nómina con los cálculos pertinentes.

Las distintas unas partes de una nómina

  • Encabezado de la nómina: datos de la compañía, del trabajador y periodo de liquidación.
  • Devengos: percepciones salariales (sueldo base, complementos, horas excepcionales, pagas excepcionales, mejoras voluntarias) y percepciones no salariales (dietas, kilometrajes, indemnizaciones…).
  • Deducciones: cotización a la Seguridad Social, IRPF, otras deducciones.
  • Líquido a percibir: la cantidad que va a cobrar el trabajador.
  • Pie de nómina: el detalle del cálculo de las cotizaciones.

¿De qué forma se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social?

Los seguros sociales se calculan sobre 2 bases:

  1. La base de cotización por contingencias comunes (BCCC) se consigue haciendo la suma: sueldo base + complementos salariales sujetos a cotización + prorrateo de las pagas extras. Al BCCC se le aplica un tipo del cuatro con setenta por ciento para calcular las contingencias comunes.
  2. La base de cotización por contingencias profesionales y de colecta conjunta se consigue sumando la BCCC y el valor de las horas extras efectuadas. A esa base se le aplica un uno con cincuenta y cinco por ciento para desempleo en el caso de contratos indefinidos y un uno con sesenta por ciento en el caso de contratos de duración determinada. A ese total, se le aplica asimismo un 0,10 por ciento para capacitación.

A eso hay que sumar la cotización por contingencias comunes de las horas extras, un cuatro con setenta por ciento cuando son horas extras normales, y un dos por ciento cuando son de fuerza mayor.

¿De qué forma se calcula la retención de IRPF?

La base para el calculo de la cantidad sometida a la retención del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas se tiene presente el total devengado al que se le quitan las cantidades exentas de IRPF (dietas, indemnizaciones, etc).

En función de esa base y de la situación personal del empleado, Hacienda tiene una calculadora que deja determinar el porcentaje aplicable.

Este artículo no pretende ser plenamente pormenorizado en explicar cada apartado de una nómina. Mas creo que con esos datos ya tienes lo más esencial para comprender como preparar una nómina con sus respectivos seguro sociales.

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