La automatización de labores es una forma de ganar en eficacia y recortar costos. Hoy en día, merced a la informática, tienes muchas opciones para facilitar la administración de tu negocio en ciertos aspectos administrativos. En el artículo, me centraré en darte consejos sobre como puedes mecanizar la facturación, y lo mismo con los impuestos de tu negocio, seas autónomo o tengas una sociedad.

Como mecanizar las declaraciones de impuestos

La Hacienda facilita las cosas

La verdad es que Hacienda acostumbra a poner las cosas simples y que habitualmente se pueden cargar ficheros de texto con el contenido de las declaraciones. Por consiguiente, si tienes un buen programa de contabilidad, probablemente vas a poder producir los ficheros pertinentes a cada una de las declaraciones a las que estás obligado. Entonces es tan fácil como cargarlo en la web de la Hacienda, firmar, y listo.

Si no utilizas un programa de contabilidad, asimismo puedes crearte tus ficheros desde una hoja de cálculo, mas entonces vas a deber tener mucho cuidado. Un fallo manual es considerablemente más probable en esos casos.

Ecwid

Y si el modelo que has presentado corresponde a la renta del año precedente, por servirnos de un ejemplo, si eres autónomo, bien sabes que preguntar la declaración y su estado es muy simple, es suficiente con entrar en la página de Hacienda y lo haces en el momento.

Siempre y en todo momento puedes externalizar la administración

Otra cosa que puedes hacer para mecanizar tus declaraciones es contar con asesoramiento externo. En la práctica, las gestorías acostumbran a tener herramientas dispuestas para disminuir al mínimo los trabajos manuales, por lo que externalización rima con automatización. Y hoy en día existen muchos servicios on line que te lo ponen muy simple.

Como mecanizar la facturación a clientes del servicio

Emplear un software de facturación

Si duda, la manera más fácil de mecanizar la facturación es utilizando un programa de contabilidad para Pequeñas y medianas empresas. Ese género de software acostumbra a incluir un modelo de facturación que te dejará sacar las facturas cuando las precises. Obviamente, hace falta un tanto de inversión económica, y de tiempo para configurar los productos, servicios y tarifas, mas entonces el proceso se ve muy simplificado.

Vas a poder producir facturas en papel o en formato electrónico, para mandárselas a tus clientes del servicio de la manera que les resulte más cómoda. Además de esto, el modulo de facturación está conectado con la contabilidad, por lo que no deberás preocuparte por registrar cada factura, y te va a facilitar asimismo mucho la preparación de las declaraciones de impuestos.

Utilizar plantillas de Excel para mecanizar la facturación

Muchos pequeños negocios emplean Excel para hacer sus facturas, mas acostumbran a hacerlo de una forma muy artesana y susceptible de provocar muchos fallos. Por poner un ejemplo, es bastante frecuente la práctica de emplear la factura de un usuario para hacer una nueva. Eso tiene múltiples peligros. No solo puedes olvidar de mudar un dato, y por ende tener una factura errada. Asimismo podrías dar información de forma involuntaria a tus clientes del servicio, lo peor siendo que les mandes una factura con los datos de otro usuario que de manera casual paga menos por exactamente el mismo producto o servicio.

La forma adecuada de utilizar Excel para la facturación es con las plantillas. En la práctica, creas un fichero modelo, en el que incluyes una pequeña base de datos de productos, servicios y sus costos respectivos. Resguardas las fórmulas y celdas esenciales, y lo guardas como plantilla adaptada.

Entonces, toda vez que creas una nueva factura, importas ese modelo adaptado, lo que te deja crear de manera rápida una factura, sin peligro de dejar datos de un documento viejo. Acá tienes el link de la ayuda de Microsoft sobre las plantillas en Excel.

Otros consejos para facilitar el proceso de facturación

Hacer facturas mensuales a los clientes del servicio frecuentes

Si deseas facilitar tu proceso de facturación, mecanizar está realmente bien, mas hay otras soluciones que asimismo asisten mucho. Por poner un ejemplo, cuando tienes un cliente del servicio que te adquiere múltiples productos o servicios a lo largo del mes, te puede venir mejor hacer solo una factura mensual con todo cuanto haya comprado.

Eso no te resulta interesante para los clientes del servicio que pagan al contado, mas, en general sucede con compradores esenciales, que seguramente no te pagan en el instante. Es más, si les mandas más de una factura, lo frecuente es que te hagan un solo pago de todas formas. Así que, en la mayor parte de los casos, te viene mejor hacer una factura mensual.

Facilitar tus tarifas

El proceso de facturación se puede complicar mucho cuando utilizas muchas tarifas y descuentos diferentes. Piénsalo, cuanta más compleja sea tu política tarifaria, más difícil va a ser realizar cada una de las facturas. La persona al cargo de la facturación debe buscar la tarifa conveniente, y aplicar el porcentaje de descuento pertinente. Si existen muchas opciones, puede tardar bastante, sin contar el peligro de fallo.

A la inversa, si empleas pocos costes diferentes, va a ser un tanto más veloz preparar las facturas, aparte de tener menos trabajo para actualizar la base de datos de costes. En un ambiente de inflación como el presente, es un factor que hay que tener en cuenta.

Espero que esos pequeños consejos para mecanizar la facturación y la administración de tus impuestos te hayan podido asistir.

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