En la actualidad las empresas se enfrentan a un sinfín de retos que deben superar con éxito para mantenerse como líderes en su sector, o al menos, para garantizar la competitividad. Uno de esos retos es la digitalización de procesos y la gestión documental en la era digital, y parte de ello comienza con decisiones como el alquiler de scanners para su trabajo diario.

Desde luego, es evidente la necesidad de inversión en equipos y tecnología para digitalizar procesos y mejorar la gestión documental en las empresas, sin importar su tamaño, facturación anual o sector en el que se desenvuelvan. 

Sin embargo, no siempre dicha inversión para la adquisición de equipos es la mejor alternativa, ya que existe la posibilidad de la renta de scanner. Son diversas las ventajas que se obtienen al tomar esta decisión, más allá de la evidente reducción de gastos iniciales.

Es obvio que resulta un gran alivio en términos de presupuesto el hecho de no tener que desembolsar una gran cantidad de dinero para comprar uno o más dispositivos de alta tecnología, ya sean nuevos o reacondicionados.

¿Cómo detectar a un buen proveedor de equipos de impresión y scanners?

En México, con una trayectoria de más de 60 años como proveedor de soluciones integrales para procesos de impresión en empresas, Padazz se ha consolidado como una de las recomendaciones habituales para las empresas que quieren contar con lo mejor para la digitalización de sus procesos documentales. 

Por eso, sirve también como ejemplo al hablar de los requisitos con los que un proveedor de excelencia debe cumplir:

  • Experiencia: medida en décadas, es una carta de presentación que permite afirmar de antemano que todo estará bien, porque saben lo que hacen.
  • Marcas líderes: en el caso puntual de Padazz, apuestan por lo último en tecnología y por la marca Canon, al ser uno de los fabricantes de soluciones corporativas mejor valorados a nivel global. Eso les permite ofrecer mejores precios, garantías de satisfacción plena y un soporte técnico cualificado.
  • Servicios integrales: aparte de scanners, los procesos de gestión documental requieren disponer de copiadoras, impresoras y equipos multifuncionales, y estos equipos necesitan mantenimiento oportuno, actualizaciones y más. La empresa ofrece todos estos servicios dentro de sus planes integrales, siendo una razón más para elegirlos.

Ventajas del alquiler de scanners

Reducción notable de gastos

En principio, se ahorra dinero al pagar una cuota periódica aceptable, en lugar de tener que hacer un gran desembolso para la compra de estos equipos. Algo todavía más notable si se opta por varios equipos, tal y como demandan las grandes empresas.

Pero el coste también es inferior si se cuentan todos los ahorros que directamente están involucrados con estos dispositivos, como el mantenimiento y la sustitución de tóners, entre otras cuestiones.

Todo incluido

Ya lo hemos mencionado, una de las ventajas de alquilar equipos para el trabajo empresarial es que la empresa no se tiene que hacer cargo de las cuestiones indirectas, como el mantenimiento o el cambio de tóner de los scanners de alta tecnología, que son necesarios para una gestión de documentos eficiente.

Eso, si se mira con detenimiento, puede representar un gran ahorro desde el punto de vista financiero, pero también desde la perspectiva de un uso eficiente del tiempo de trabajo, ya que no se interrumpen los flujos productivos por necesidades de cambio de consumibles o el mantenimiento de equipos.

Digitalización de procesos por un menor coste

Todas las empresas generan documentos a diario. Algunas, las más grandes, tienen volúmenes de documentos impresos que pueden obstaculizar todos los procesos, sobre todo cuando se habla de su gestión, ya sea búsqueda, clasificación, consulta o análisis.

Los scanners profesionales de alquiler para empresas destacan por una velocidad de procesamiento muy elevada, lo que sirve para hacer una gestión documental, y hasta una migración desde los archivadores físicos hacia la nube o servidores propios, mucho más rápida y eficaz. Si a eso se le añade el hecho de no tener que hacer una importante inversión, sino que solos se paga una cuota módica, y que incluso en algunos servicios -dependerá de la empresa- también incluirá formación y alternativas para la gestión documental, la solución es integral y aportará mejores condiciones para la empresa que se decida por dicha fórmula.

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