Existen muchas estrategias que ayudan a ahorrar en la compra de suministros para reducir los gastos, lo cual contribuye a utilizar dichos recursos para otras necesidades operativas o de promoción, con el propósito de aumentar los beneficios.
El funcionamiento de cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, requiere una importante inversión en material de oficina que permita llevar el control eficiente de las actividades.
En este artículo se presentan algunos consejos prácticos que, bien aplicados, pueden ayudar a ahorrar en costes de equipos y materiales esenciales para hacer funcionar un negocio.
El primer paso es determinar lo que realmente se necesita para la fase operativa de la oficina y designar un presupuesto. Lo segundo, pero no menos esencial, es ubicar tiendas que vendan material oficina barato online para hacer allí las compras. Varias tiendas colocan material rebajado y aprovechar esas oportunidades permite ahorrar.
Compras inteligentes
Algunas tiendas tienen disponibles materiales que han tardado en salir, por lo cual, se ponen en rebajas. Son ocasiones perfectas para adquirir el material que mejor se utiliza como papel de oficina.
Una alternativa que ha mostrado ser muy ahorrativa, es hacer los pedidos en tiendas online. Algunas pueden ofrecer bonos por primeras compras y descuentos significativos de más del 20%. También se ahorra tiempo y gastos de transporte, debido a que muchas ofrecen envíos gratuitos.
Lo más aconsejable es dedicar algunos minutos a buscar los artículos en línea que se deseen adquirir regularmente y comparar precios.
Archivadores duraderos y económicos
En el área de organización, siempre es necesario tener suficientes cajas archivadoras para resguardar y ordenar facturas, contratos o material de oficina. Existen alternativas disponibles de archivos temporales y definitivos de diferentes tamaños, para adaptarse al espacio o archivador que se tenga en la oficina.
Las cajas archivadoras pueden encontrarse en diferentes tamaños y materiales, como plástico o cartón. También pueden venir en diferentes colores, formatos y acabados, lo cual puede facilitar la organización y ubicación de los documentos o el material allí depositado.
Pueden elegirse de cartón ondulado, material reciclado, plegables o con tapa. También existen recipientes de plástico duro, especiales cuando el ambiente es húmedo. Algunos traen ruedas, lo cual es perfecto para facilitar su movilidad.
Es recomendable etiquetar cada uno de los archivadores adecuadamente para poder saber, a ciencia cierta, lo que contienen sin necesidad de abrirlas. En las tiendas online se pueden conseguir buenas ofertas de los archivadores.
Elección ideal
Las opciones genéricas pueden ser de tan buena calidad como las reconocidas, esto es perfecto en el caso de la compra de papel, grapas, libretas, agendas, clips, notas adhesivas, entre otros. No obstante, es conveniente verificar con el proveedor y ser más cuidadosos con los consumibles, que deben verificarse que tengan gran rendimiento y se adapten a los equipos que se tienen.
Otra alternativa es comprar en lotes grandes, debido a que muchas veces resulta más económico comprar al por mayor, sobre todo en los productos de más consumo.
Una alternativa para ahorrar en gastos de material de oficina es establecer espacio en el cual se coloquen varios equipos de uso común. Esta alternativa permite ahorrar significativamente en la dotación.
Lo más aconsejable es tener una idea estimada del material básico que se requiere, para limitar la compra a los artículos necesarios. Los pedidos adicionales se pueden ir añadiendo a medida que sean indispensables.
Un aspecto que puede ayudar a reducir los gastos de funcionamiento de la oficina, es la elección de programas o software de uso libre, aunque no se trata de material en sí, se presentan como una forma efectiva de ahorro.
También, deben buscarse alternativas para disminuir la compra de consumibles para la impresión. Esto se puede llevar a cabo al hacer uso de la modalidad de impresión en blanco y negro. Pueden dejarse las impresiones de calidad para tareas de promoción o comunicaciones formales.
