Innovación, hojas de cálculo, esclavos y funcionarios


Hubo una época en la que me dediqué a optimizar procesos administrativos. Analizábamos el proceso, detectábamos ineficiencias, identificábamos puntos de congestión, proponíamos cambios y soluciones para reducir los tiempos totales… Muchas veces para conseguir reducir en meses el tiempo total de tramitación de un proceso no era necesario ni siquiera invertir en tecnología, solo cambiar dos o tres puntos que generaban el 80% de los retrasos. En una ocasión, al proponer al responsable de la unidad los cambios que debía realizar para optimizar su proceso, nos respondió: “está muy bien, pero ya no hace falta. He conseguido 10 personas más y con eso ya cumplimos con los tiempos legalmente establecidos”.

Pensarás que esto es una cosa de funcionarios ineficientes, pero el fenómeno no es en absoluto exclusivo de ellos. Cuando Dan Bricklin tuvo la idea de informatizar las hojas de cálculo (de papel) que se usaban para analizar la información financiera de empresas, sus profesores de Harvard rechazaron la idea, porque para hacer esos cálculos ya había contables y administrativos. Los analistas financieros no tenían que perder el tiempo calculando y recalculando las cifras de aquellos papeles. Afortunadamente, Bricklin se empeñó en desarrollar su idea, creó la primera hoja de cálculo electrónica (VisiCalc) y ahora Excel es la herramienta favorita de cualquier analista financiero.

Y la cosa viene de atrás. Las civilizaciones centroamericanas conocían la rueda, pero la usaban exclusivamente para hacer juguetes. No se les ocurrió usarla para transportar las enormes piedras con las que construían sus templos y pirámides. Al fin y al cabo, tenían miles de esclavos para mover piedras, y si necesitaban mover más piedras era más fácil hacer una incursión en alguna aldea cercana que ponerse a pensar en carros y otros inventos.

¿Por qué te cuento todo esto?

Porque probablemente, si estás creando tu empresa y no tienes muchos recursos, estarás pensando en lo fácil que sería todo si tuvieras más dinero. Podrías contratar personas que te ayudaran, mejores herramientas, una oficina desde la que trabajar a gusto… Pero lo cierto es que los recursos tienen el peligro de aniquilar la innovación. Cuando puedes resolver cualquier problema echando más recursos (sean funcionarios, esclavos, contables o máquinas) no necesitas estrujarte el cerebro para encontrar una manera de sacar adelante tu proyecto. Si tienes esclavos para transportar piedras, contables para hacer cálculos o funcionarios para tramitar expedientes, no se te ocurre pensar en ruedas, en hojas de cálculo o en optimización de procesos.

Y esa capacidad de resolver un problema de manera más eficiente (con menos recursos) que llamamos innovación es lo que puede diferenciar tu empresa de la competencia, hacerla más rentable y menos dependendiente de conseguir cada vez más esclavos o más funcionarios.

Así que la próxima vez que te encuentres lamentándote por ser pequeñito y no tener mucho dinero, piensa en qué puedes hacer de manera diferente para apañarte con lo que tienes y usar tus recursos de manera más eficiente. Si se te ocurre algo bueno, esa dificultad se te habrá convertido en una ventaja para tu empresa.

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 Publicado el 03/11/2014