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La zona

Otras entradas de "Productividad para holgazanes"

  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
  3. Deberes y metas
  4. Engáñate a ti mismo
  5. Factores que condicionan tu productividad
  6. Factores que condicionan tu productividad II
  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad


Si una parte de tu trabajo es creativa, como por ejemplo escribir, programar o diseñar, probablemente sepas ya qué es la zona. Es ese estado en el que estás rindiendo al 100%, con todos los sentidos puestos en el proceso creativo, el resultado de tu trabajo es excelente y las horas pasan sin sentir. Cuando terminas, te das cuenta de que estás muy cansado, aunque cinco minutos antes no fueras consciente de ello.

Si lo has experimentado alguna vez, sabes de qué estoy hablando.

Cuando programaba, no era infrecuente ponerme a trabajar a las 8, entrar en la zona a las 9 y que a las 2 de la tarde tuvieran que decirme que era la hora de comer. Programar es una tarea que requiere una gran concentración. Normalmente estás manejando varias variables a la vez en tu cabeza, tienes presente la lógica de lo que estás programando, a la vez estás teniendo en cuenta otras cuatro o cinco funciones que afectan directamente al resultado de tu trabajo… si eres capaz de manejar todo a la vez, consigues ser muy productivo, y probablemente disfrutes con ello. Si no consigues entrar en la zona, tu trabajo es penoso y el resultado de mala calidad.

Entrar en la zona es difícil. Necesitas al menos 15 o 30 minutos para conseguir ese estado de concentración. Pero salir es muy fácil: basta una interrupción de 10 segundos para que todo se venga abajo. Por eso, si tu entorno de trabajo presenta interrupciones constantes (entendiendo por constantes al menos una interrupción en cada media hora), es imposible que alcances la zona.

También requiere condiciones físicas adecuadas. La juventud influye, pero también la salud: unas horas de sueño adecuadas, evitar las sustancias estimulantes como la cafeína y un puesto de trabajo ergonómico ayudan a entrar y permanecer en la zona.

¿Necesitas trabajar en la zona? Si estás leyendo esto, lo más probable es que sí, al menos en algunos proyectos o algunas fases de los proyectos. No tienes que estar en la zona para revisar unas facturas o hacer un presupuesto, pero sí para cualquier trabajo creativo o que requiera un gran esfuerzo mental.

¿Y qué tiene esto que ver con la productividad? Sencillamente, cada hora de trabajo en la zona puede ser equivalente a un día de trabajo fuera de ella. Y en algunos casos trabajar en la zona puede ser la única manera de conseguir un resultado excelente, y hay algunas cosas que o son excelentes o es preferible no hacerlas.

A partir de la semana que viene, cuando entremos en las técnicas, veremos cómo conseguir entrar en la zona y cómo permanecer en ella. Incluso, si tienes empleados en una oficina, cómo organizar el espacio de trabajo para facilitar que tus empleados creativos trabajen en la zona.

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Deberes y metas

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  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
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  7. La zona
  8. Procrastinación productiva
  9. Scrum para uno
  10. Herramientas para mejorar la productividad


Lo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista de cosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya está hecho, siempre sabremos qué tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comer al periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprar harina… enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una lista para el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como las prioridades o los “contextos” (si estoy en el supermercado o delante del ordenador, podré hacer cosas diferentes).

El problema de las listas es que son engañosas: tachar tareas de las listas nos da sensación de actividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al día y no ser productivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja como para contener docenas de tareas “vivas” en cualquier momento. Así que no se trata solo de identificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamos nuestro tiempo.

En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parámetros: importancia y urgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), para después manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.

Deberes y metas

Yo os propongo otra clasificación: deberes y metas.

Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendo carrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender un idioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer un ascenso si sale bien.

Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemos asignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboración en proyectos de colegas, tareas del hogar, elaborar informes repetitivos, etc.

Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que, en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situación. Pero hay además otro parámetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.

Suficientemente bueno

La chapuza está muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos para maximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, “pues esto con una manita de pintura ya se disimula”. En un mundo ideal, tal vez podrías realizar todas tus tareas lo mejor que sabes hacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tu lista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.

Y aquí es donde entra en juego la distinción entre metas y deberes. Para los deberes, basta con cumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que el objetivo de seguir en el mismo sitio esté asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas, en aquello que puede hacerte progresar.

Además de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificación sirve también para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los días deberías dedicar un tiempo a tus metas. Todos los días. Cuanto más mejor, pero al menos un par de horas. Es muy complicado, porque el mundo exterior está más interesado en que les ayudes con sus metas que en dejarte tranquilo con las tuyas.

Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Pásaselos a otros (pagando incluso, si es que te compensa), retrásalos, reduce tu participación, limita el alcance, pon excusas… aquí sí debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas hagan inevitable abordarlos. Como bonus, descubrirás con alborozo que si te resistes lo suficiente algunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sin haberles dedicado ni un minuto.

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Procrastinación y acrasia

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  1. Por qué fallan los sistemas de productividad personal
  2. Procrastinación y acrasia
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  10. Herramientas para mejorar la productividad


Antes de empezar a ver qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal, conviene tener claros algunos conceptos. Hoy definiremos procrastinación y acrasia, que son muy relevantes para lo que queremos tratar.

Acrasia

Acrasia es la actuación en contra de lo que uno mismo cree que es lo mejor. Por poner un ejemplo claro: uno sabe que el tabaco es malo para su salud, y sin embargo fuma. Platón pensaba que esto de ir contra tu propio beneficio solo podía pasar como consecuencia de la ignorancia, pero lo cierto es que se equivocaba.

Platón creía (como creen los economistas clásicos) que las personas actuamos racionalmente. Nada más lejos de la realidad. Piensa en lo que has hecho hoy, desde que te has levantado, y analiza por qué has hecho cada una de esas cosas. Con seguridad, casi todo lo que has hecho ha sido:

  • Por hábito. Porque es lo que haces todos los días después o antes de hacer otra cosa.
  • Por defecto. Porque es la opción más a mano y más simple en ese momento.
  • Porque es lo que otros esperan que hagas.
  • Porque hacerlo es, en ese momento, la opción con menos consecuencias negativas inmediatas.
  • Porque tomaste una decisión hace tiempo y sigues siendo coherente con ella.

Apostaría algo a que en cada una de las decisiones que has tenido que tomar hoy, pequeñas o grandes, no has cogido un papel y has hecho una lista de pros y contras, o una análisis de Debilidades, Amenazas, , Fortalezas y Oportunidades.

Eso sí, si después alguien te pregunta, seguro que tienes una respuesta racional preparada. Y es que los seres humanos somos muy malos razonando, pero muy buenos racionalizando. Actuamos por impulso, por hábito, por convenciones sociales… pero nos gusta pensar que tenemos control absoluto sobre todos nuestros actos, y que actuamos siempre racionalmente según nuestros intereses, o incluso que somos tan altruistas que actuamos según los intereses de los que nos rodean.

Pero lo cierto es que está bien actuar por hábito o por seguir las convenciones sociales. Pensar racionalmente en los pros y contras antes de dar cada paso haría que nos fuera imposible hacer nada. Pero por un lado necesitas saber en qué casos te puedes fiar del hábito, de la costumbre, de la improvisación, de la convención social… y en qué casos debes pararte, reflexionar y tomar una decisión meditada.

Y sobre todo, saber cómo puedes aprovechar el hecho de que seamos irracionales para actuar de la manera más conveniente para nuestros intereses, y no con acrasia.

Procrastinación

La procrastinación es posponer nuestras tareas y obligaciones hasta un punto que se vuelve perjudicial para nosotros mismos. Es, por tanto, una forma de acrasia. No es exactamente holgazanería, porque el procrastinador no deja de cumplir con su obligación para salir de juerga o tumbarse a la bartola, sino que se dedica a lo secundario posponiendo lo obligatorio.

Por poner algún ejemplo: holgazanería es ver la tele cuando tienes un examen. Procrastinación es preparar un trabajo que tienes que entregar dentro de un mes cuando tienes un examen pasado mañana.

Si nuestro comportamiento fuera racional, la procrastinación no existiría. Tendríamos perfectamente categorizadas nuestras obligaciones según su prioridad, sabríamos las fechas de entrega de cada una de ellas y programaríamos nuestro tiempo para cumplir todo con eficacia.

Pero no somos racionales. Tenemos apetitos, preferencias, rechazos… y hay tareas que por diversos motivos nos resultan desagradables, mientras que otras son apetecibles. Puede ser miedo al fracaso, puede ser falta de motivación, puede ser que la tarea en sí sea desagradable.

Para muchas personas creativas, las tareas repetitivas son desagradables en sí mismas. Los emprendedores tienen a ser creativos, lo que hace que sea muy estimulante diseñar un producto, pero muy poco estimulante elaborar una declaración para Hacienda. Uno puede entender racionalmente que hacer la declaración es importante, y que no hacerla tendrá consecuencias negativas, pero es muy fácil encontrar motivos por los que justo ahora es preferible hacer cualquier otra cosa, que además queda mucho tiempo para presentarla, que se hace en un momentito, y que lo importante es hacer crecer nuestra empresa. Y se encuentra a unas horas de finalizar el plazo rebuscando facturas como un loco.

Cada vez que te haya pasado algo así, seguro que te has prometido a ti mismo que sería la última. Y sin embargo, tres meses más tarde la historia se repite. Y si no es con la declaración, es con una entrega de un proyecto. O con una entrada para tu blog que tienes casi terminada desde hace cinco semanas. O con cualquier otra cosa.

Porque no somos seres racionales. Podemos entender perfectamente las consecuencias negativas de la procrastinación, podemos incluso sufrirlas en nuestras propias carnes, y sin embargo seguiremos actuando en contra de nuestro propio bien. Porque somos extraordinariamente buenos dejándonos engañar, y el que mejor nos puede engañar es nuestro propio cerebro. Y en el momento clave en el que deberías dejar de dar la enésima vuelta al logo de tu empresa y ponerte a redactar un contrato, el maldito cerebro encuentra la manera de que hagas lo que te apetece y no lo que debes hacer, y además encuentra todas las razones necesarias para que tu conciencia quede tranquila.

En resumen, que cualquier método para mejorar la productividad personal tiene que tener en cuenta que no somos espíritus racionales que vivimos en un mundo ideal. Somos monos pelones que estamos dispuestos a dar una voltereta en cuanto alguien nos ofrece un plátano. Asumiendo esto, todo es mucho más fácil. Como veremos en cuando abordemos las técnicas, no se trata de razonar y desarrollar la fuerza de voluntad, sino de engañar al mono procrastinador que todos llevamos dentro.

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Pis, pijama, dientes y a la cama

Esa frase, recitada con tonillo musical, es la que repiten los niños en el campamento al que han ido mis hijos pequeños este verano para recordar lo que deben hacer al acostarse. Cuando tienes decenas o centenares de niños, y cada uno trae sus propias costumbres, necesitas homogeneizar el comportamiento de todos para que la cosa funcione de manera más o menos automática. No hay un papá o una mamá que pregunten cada cinco minutos “¿Ya te has lavado los dientes?” o que insistan en que el crío se ponga el pijama de una vez, así que la frasecilla es un buen truco.

Los niños agradecen que se establezca de manera clara qué deben hacer en ese momento, porque aunque la tentación de distraerse cada cinco minutos es muy fuerte, al mismo tiempo les crea una situación de estrés. Mi hija pequeña me contaba que los primeros días en el campamento lo pasó peor “porque no sabía cuándo íbamos a hacer las cosas”. Después, cuando ya tenía interiorizada la rutina de desayuno, actividades, piscina, etc., ya pudo relajarse.

Pero también a los adultos desarrollar hábitos nos facilita la vida. Me he quitado la barba este verano, lo que significa que ahora tengo una tarea más que hacer por las mañanas (afeitarme). Pues bien, incorporar esta tarea en mi rutina me ha supuesto unos días de desconcierto. Por ejemplo, a veces he salido del cuarto de baño para volver a entrar inmediatamente porque no me había lavado los dientes o no me había puesto desodorante.

¿A qué viene todo esto? Pues que el desarrollo de hábitos es una de las claves de la productividad y la mejora personal. Seguro que muchos de vosotros, a la vuelta del verano, os habéis propuesto introducir alguna mejora en vuestras vidas: dormir más, hacer más ejercicio, comer menos, estudiar inglés, escribir en el blog a diario…

El problema es que esas mejoras suponen introducir cambios en nuestras vidas, y la tendencia natural es a mantener los hábitos ya creados. El cambio supone racionalizar y realizar conscientemente unos actos que, aunque no sean difíciles en sí mismos, rompen la rutina que ya tenemos establecida. Y nuestro inconsciente tiene preparadas buenísimas excusas para permitirnos a nosotros mismos dejar nuestro propósito para más tarde, o para el día siguiente, o para el año siguiente.

Por eso, lo mejor que puedes hacer si realmente quieres cambiar algo, es hacerlo de la manera más rutinaria posible: siempre a la misma hora, de la misma manera, antes y después de otros hábitos ya formados, en el mismo entorno, con las mismas herramientas y hasta con la misma ropa si es preciso. Así conseguirás convertir tu deseo de mejorar en un hábito más, tan difícil de romper como el resto de tus hábitos.

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Tu peor enemigo puedes ser tú mismo

Otras entradas de "Salir del paro creando una empresa"

  1. Salir del paro creando una empresa
  2. Ligero de equipaje
  3. Pero ¿y el riesgo?
  4. ¿Tengo lo que hay que tener?
  5. Solo o en compañía de otros
  6. La idea de negocio
  7. Autoempleo o empresa
  8. Productos o servicios
  9. El plan de negocio
  10. Pasando revista
  11. Financiación para tu nueva empresa
  12. Selecciona la mejor idea antes de lanzarte
  13. Trabajar desde casa
  14. Formalidades
  15. Elegir el nombre de la empresa
  16. ¿Cuándo está listo tu producto?
  17. ¿Qué precio pongo a mi producto/servicio?
  18. Elige bien los costes de tu empresa
  19. La Oficina
  20. Tecnología para tu empresa
  21. El sueldo del emprendedor
  22. Marketing para pobres
  23. Tú no eres superman: delega
  24. El secreto del éxito está en ser diferente
  25. Cómo conseguir clientes
  26. Empleados
  27. La diferencia entre vender y cobrar
  28. Foco
  29. Tu peor enemigo puedes ser tú mismo
  30. ¿Hay alguien ahí?
  31. Clientes tóxicos
  32. Ingresos menos gastos menor que cero
  33. Burnout
  34. Llegando a Ítaca

Un beneficio de ser emprendedor y no tener jefe es que nadie te dice lo que tienes que hacer. Pero esto tiene un reverso tenebroso: que nadie te dice lo que tienes que hacer. Y entonces aparece la tentación de procrastinar. Es decir, de posponer determinadas tareas para hacer otras menos importantes.

No es exactamente pereza, porque no se trata de “no hacer nada”. El problema es dejar de hacer cosas que tenemos que hacer, y dedicarnos a otras. Sin un jefe que nos recuerde nuestras obligaciones, es fácil encontrar algo mejor que contabilizar unas facturas, llamar a un cliente desagradable o cualquier otra tarea que no nos apetezca en el momento.

El problema es que el día a día del emprendedor no consiste sólo en desarrollar nuevas ideas, crear campañas de marketing glamourosas, diseñar una web moderna a la par que sencilla o animar a tus colaboradores a terminar la versión 0.2. Hay mucho papeleo, hay que tratar con gente desagradable, hay que controlar las finanzas, hay que estar al día con Hacienda y la Seguridad Social…

Y todo esto es fundamental para que la empresa funcione. Una idea genial, un equipo de desarrollo motivado, una ejecución impecable, un marketing perfectamente diseñado para llegar al mercado objetivo… de nada sirven si la empresa se queda sin recursos porque nadie prestó atención a la tesorería, o hay que pagar multas y recargos por no atender las obligaciones fiscales o nadie se encarga de la desagradable tarea de recordar a los clientes que tienen que pagar.

Si queremos tener éxito como emprendedores debemos ser capaces de trabajar a pleno rendimiento incluso en las tareas menos atractivas, sin distracciones ni aplazamientos indefinidos. Tal vez alguno de estos consejos te pueda venir bien. No pretenden ser un manual completo de cómo gestionar tu tiempo, sino más bien una serie de pistas para evitar los errores más obvios.

1. No juegues. Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar. Elimina los juegos de Windows o Ubuntu, no instales otros juegos, ni clientes de mensajería instantánea, ni mulas o torrentes, ni siquiera las aplicaciones para aprender mecanografía o el curso de inglés. Si necesitas estas cosas y ya las tienes instaladas, cómprate otro ordenador para trabajar. Salvo que te dediques al diseño gráfico, con un portátil de 600 euros tienes más que suficiente, y recuperarás rápidamente esa inversión en horas de trabajo ganadas.

2. Desconéctate. Un ordenador conectado a Internet es una tentación permanente: comprobar el correo electrónico, ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds RSS, responder a los comentarios en una red social, volver a comprobar el correo… Si no quieres verte así, y no puedes resistir la tentación, apaga el router. Fija unos momentos al día para hacer estas cosas (con un tiempo límite prefijado), y desconecta el resto del tiempo.

3. Aíslate. Pon el móvil en silencio, establece el intervalo de chequeo del correo electrónico en una hora y no en cinco minutos, apaga cualquier aviso automático de cualquier aparatejo. Y deja claro a los que te rodean que durante un tiempo no se te puede molestar. Un par de interrupciones a lo largo de una mañana pueden ser suficientes para arruinarla por completo si realmente necesitabas estar concentrado en resolver una cuestión difícil.

Cuando de verdad necesitas concentrarte, el mundo exterior puede esperar.

4. Llama tú primero. Si estás en un proceso que requiere concentración, una llamada telefónica puede hacerte perder horas de trabajo efectivo. Además de apagar el móvil, una estrategia que funciona en muchos casos es hacer todas las llamadas que tengas pendientes antes de ponerte a la tarea. De este modo evitas que sea la otra persona la que llame cuando a ella le conviene.

5. Separa trabajo y familia. No compruebes el saldo del banco a mitad de la mañana, ni dejes la facturación para buscar un billete de avión barato para las vacaciones. Y por supuesto no te dediques a hacer de recadero o gestoría en horas de trabajo “porque no tienes que darle explicaciones a nadie”. Dedica tiempos específicos a estas cosas, y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día.

6. Haz una lista. No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…

7. Ponte límites. A esas tareas que no quieres hacer, y que siempre retrasas, ponles una fecha límite. Si son muy complejas, divídelas en subtareas que no te lleven más de media hora, para evitar pensar eso de “ahora no tengo tiempo, cuando encuentre una mañana libre me pongo a ello…”. Una variante es ponerte citas contigo mismo, de manera que en tu agenda te aparezcan cosas como “miércoles 11:00-11:30 llamar a clientes morosos”.

8. Empieza. Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.

9. Planifica. Márcate un objetivo para el día: “tengo que haber hecho esto, lo otro y lo de más allá”. Al final del día, revisa lo que te habías propuesto y lo que has hecho, y si hay grandes discrepancias piensa en qué deberías cambiar.

10. Registra. Sobre todo al principio, anota a qué dedicas el tiempo y cuánto te lleva cada tarea. Aunque pueda parecer una carga adicional de trabajo, será fundamental tanto para establecer expectativas realistas con respecto a lo que puedes conseguir como para averiguar cuánto debes cobrar por tu trabajo.

11. Adelántate. Intenta ir por delante de tus obligaciones. Esperar al último día para presentar una declaración a Hacienda, o para entregar un trabajo a un cliente, conduce casi inevitablemente a obtener peores resultados. Además, si estás en el límite cualquier imprevisto puede impedirte cumplir con tus compromisos, y eso puede ser fatal para tu prestigio frente al cliente.

12. Delega. Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por tí. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hacer crecer y prosperar a tu empresa.

Creative Commons License photo credit: Dan4th

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Trabajar desde casa

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  1. Salir del paro creando una empresa
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  13. Trabajar desde casa
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  17. ¿Qué precio pongo a mi producto/servicio?
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  19. La Oficina
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  33. Burnout
  34. Llegando a Ítaca

Las historias de emprendedores como Steve Jobs, Jeff Bezos o Hewlett y Packard que crean una megaempresa desde el garage de su casa nos atraen a todos. Empezar desde casa, además de permitirnos ahorrar el dinero del alquiler de un despacho (cosa que no viene mal al principio, cuando necesitamos controlar cada céntimo) evita el traslado diario, y eso en una gran ciudad puede significar que tenemos una o dos horas más cada día que dedicar a la empresa.

Pero trabajar desde casa tiene sus inconvenientes, y muy serios. Es muy muy fácil, si uno se deja deslizar por la pendiente de la dejadez, encontrarse unos meses más tarde tirado en un sofá con un plan de negocio que no se llegó a terminar nunca, con una página web a medio hacer, con el dinero que teníamos para montar la empresa agotado, con algún contacto pendiente de llamar desde hace semanas y con decenas de horas invertidas cada mes en ver programas de televisión para marujas.

Así que, por si son de utilidad, aquí van mis consejos para conseguir ser productivo trabajando desde casa:

1. Madruga. Nunca deberías levantarte después de las 9, y sería mejor hacerlo antes de las 8. Hay gente que trabaja mejor por la tarde, o incluso por la noche, pero aunque uno se haya acostado a las dos de la mañana es mejor echar una siesta para compensar las horas de sueño perdidas que levantarse tarde.

Cambiar el horario con respecto al resto del mundo hace que no estés disponible cuando otros lo están. Pero sobre todo impide que tengas un horario estable, en el que haya unas horas de trabajo al día aseguradas.

2. Cuida tu aspecto todos los días. No es cuestión de ponerse chaqueta y corbata para trabajar en casa, pero no deberías prescindir de la ducha y el afeitado (o el peinado en el caso de las féminas) ni de vestirte con ropa diferente a la que has utilizado para dormir. El rito del aseo y el vestido ayuda a ponerse en situación de trabajar.

3. Lleva a los niños al colegio. Aunque a tu pareja le venga bien, hazlo tú. Te obliga a madrugar y a ponerte en funcionamiento desde primera hora del día. Además hablas con gente, aunque sea pequeñita y llorona, y eso cambia tu estado mental.

Si no tienes niños, sal a comprar el pan o el periódico. O vete al banco a hacer una gestión. Lo que sea, pero salir de casa pronto te obliga a vestirte y asearte, y ver gente y hablar con ella nos impide caer en la dejadez.

4. Planifica tu día. Aquí cada uno tiene su receta: hay quien empieza por las tareas rutinarias para quitárselas de enmedio, quien prefiere empezar por lo importante, quien organiza la jornada en bloques estrictos o quien simplemente tiene una idea general de lo que debe hacer por la mañana o por la tarde.

Eso es lo de menos, con tal de que sigas un sistema que funcione y de que al final del día hayas conseguir hacer el trabajo que te propusiste. Lo importante es saber antes de empezar qué quieres conseguir ese día, qué tareas tienes pendientes y organizar el trabajo de modo que lo más urgente no quede sin hacer.

Uno de los problemas de no tener un jefe que te exija es que puedes caer en la tentación de dedicarte a lo que más te gusta, y no siempre eso es lo más necesario para la empresa. Puede ser más gratificante desarrollar un nuevo producto que preparar una declaración de impuestos, pero no dar parte de tu tiempo (además de tu dinero) a Hacienda suele tener consecuencias desagradables.

5. Organiza tu lugar de trabajo. Es posible que no tengas un garaje que dedicar a tu empresa, pero siempre debes tener al menos un rincón exclusivo. Unas estanterías para los papeles, un puesto de trabajo con todo lo necesario y un ordenador, impresora y teléfono móvil dedicados sólo a la empresa. No, no sirve el ordenador de los niños, porque tendrá un virus justo el día que tengas que usarlo para algo importante. Y tampoco funciona tener un portátil que llevas de un lado a otro de la casa en función de lo que haga el resto de sus habitantes. Para concentrarse y ser productivo, no puedes perder el tiempo buscando cosas que no están a mano.

6. Exige respeto a los que conviven contigo. Separa claramente las horas de trabajo de las que estás disponible para el resto de la familia, negocia estas horas y una vez aceptadas por todos mantente firme a la hora de dedicarlas a tu empresa. El que estés en casa no significa que los niños pueden interrumpir tu trabajo para preguntarte una duda de matemáticas, ni que tu pareja puede pedirte que le ayudes a preparar la cena, o que seas el encargado de hacer los recados o atender al señor que viene a media mañana a reparar la lavadora.

Con toda la flexibilidad del mundo, puedes aprovechar que eres tu propio jefe para hacer una gestión para la familia en horario laboral, pero antes de hacerla deja siempre claro en qué momento vas a compensar esa hora perdida.

Si tienes una puerta que separa tu lugar de trabajo del resto de la casa, ciérrala y no la abras mientras estás trabajando salvo que haya un incendio o alguien herido. Si los niños se pelean, ya harán las paces. Si tu pareja necesita tu ayuda para una tarea doméstica, recuérdale el pacto y dile que lo harás más tarde, cuando acabe tu horario de trabajo.

7. Respeta tú mismo tu horario. No decidas a media mañana que vas a hacer un descasito para ver un vídeo en YouTube que te acaban de pasar, jugar una partidita al juego que te tiene enganchado o “desconectar” viendo la tele. No harías ninguna de estas cosas en la oficina, así que no las hagas en tu casa. Esos cinco minutitos de descanso se habrán convertido en dos o tres horas perdidas antes de que te hayas dado cuenta.

Si necesitas desconectar (y todos necesitamos desconectar cada cierto tiempo) aléjate de cualquier pantalla, sal a la calle a dar un paseo, haz algo de deporte o de yoga o simplemente prepárate un café y tómatelo mientras oyes un poco de música. Ponte un tiempo máximo de descanso (nunca más de media hora) y después vuelve al trabajo.

8. Haz un curso. Por lo menos una vez al mes, haz un curso que tenga alguna relación con tu empresa o tu sector o con la economía en general, o asiste a un seminario, o a una conferencia. Hoy en día hay multitud de actos, de presentaciones de empresas y de cursos gratuitos organizados por las administraciones o las cámaras de comercio.

Aunque pueda parecer una pérdida de tiempo, los cursos te obligan a vestir “el traje de faena” de vez en cuando y te permiten tener conversaciones “profesionales” con otros emprendedores o con gente de tu sector. Un baño de realidad de vez en cuando, además, puede proporcionarte información valiosísima que no está en Google, no sólo la que se imparte “oficialmente”, sino sobre todo los rumores y las tendencias que se comentan en los pasillos.

9. No pierdas los contactos profesionales. Si, como es habitual, estás poniendo en marcha la empresa después de unos años de experiencia profesional, tendrás una red de conocidos más o menos amplia. Preocúpate de mantener el contacto con ellos: llámales por teléfono, queda a comer con ellos, envíales un correo electrónico de vez en cuando…

Por un lado, puede venirte bien si la empresa fracasa y tienes que buscar otra salida laboral. Pueden ser también una fuente de información sobre el sector e incluso de oportunidades de negocio. Pero, sobre todo, provocan que cuentes cómo va tu proyecto (lo que te hace verlo con perspectiva), te ayudan a verte a tí mismo como un profesional en activo y te animan a seguir en el empeño. Cuando estás en medio de las dificultades propias del lanzamiento de la empresa, recordar cómo son las cosas en el mundo corporativo puede ser un buen acicate para buscar el éxito.

Creative Commons License photo credit: Kelly Sue

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Ten cuidado con el porno

El porno puede ser muy perjudicial para tu productividad. Y no, no me refiero sólo a esas chicas ligeras de ropa que, solas o en compañía de otros y en actitudes lúbricas, te asaltan por cualquier esquina de Internet.

El porno es una alternativa a lo que el Arcipreste de Hita llamaba haber juntamiento con hembra placentera. O con varón, según los casos. El problema es cuando no recurres a esa alternativa ante la falta de acceso al comercio carnal, sino que precisamente el porno se constituye en la alternativa preferida. Por citar a otras glorias de la literatura castellana, lo que las Supremas de Móstoles decían con “eres un enfermo del cibersexo, eres un enfermo del ordenador”.

Como no es el tema del blog, dejo el tema del cibersexo a cada uno, para centrarme en lo que sucede con otro porno que no identificamos como tal: las actividades que nos proporcionan placer, pero poco o ningún resultado.

Conocí a un ingeniero para el que el porno eran los diagramas de procesos. Quiero decir que disfrutaba, yo creo que hasta lascivamente, dibujando y conectando rectángulos y rombos, y retocando y perfeccionando sus diagramas y sus procesos, ajustando salidas y entradas, actores, entregables… A su búsqueda del procedimiento perfecto, que recogiera toda la casuística posible y hasta imposible, dedicaba incontables horas. Horas que hubieran sido más productivas en otras tareas, y eso por no hablar de los afectados por cada revisión del procedimiento, que al final ya nunca sabían qué entregable tenían que entregar a quién.

Hay informáticos que disfrutan con la seguridad, revisando y cerrando posibles agujeros hasta que nadie puede usar ningún sistema (véase Mordac, el personaje de Dilbert). Los hay que disfrutan con el diseño, y pueden pasarse horas comparando tipografías o seleccionando pantones, incapaces de delegar decisiones de este tipo a alguien cuya profesión sea de verdad el diseño. Otros se entregan a las más bajas pasiones en cuanto ven un excel rebosante de números que simulan ser un excitante presupuesto a cinco años. Hay quien se encela con el powerpoint, tocando y retocando sus presentaciones ad infinitum…

Todos tenemos tentaciones pornográficas respecto a actividades que actúan como sustitutas de las tareas esenciales para el éxito de nuestra empresa. Aprende a reconocerlas como lo que son, una pérdida de tiempo que proporciona satisfacción a corto plazo pero poco rentables en cuanto a resultados tangibles.

Creative Commons License photo credit: Frank Steele

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Lo que mi hija de 7 años me ha enseñado sobre productividad

Mi hija pequeña es brillante. En casa decimos que, con su carácter y su determinación, llegará a Presidenta del Gobierno o acabará en la cárcel. Tiene su propia opinión y le cuesta aceptar las normas, lo cual puede ser positivo o negativo, según como encauce su vida. Pero nunca tiene problemas con los deberes del colegio: los hace rápido y bien. Observando como lo consigue, creo que podemos aprender algunas cosas de ella.

1. Tiene todo ordenado

Para ser sinceros, no exactamente ordenado. Su mesa a veces es un desastre, hay papeles, cuentas de colores con las que hace pulseras, muñecas, gomas para el pelo… Pero sabe perfectamente donde están las cosas que necesita para hacer sus tareas. El otro día, cuando le estaba corrigiendo unas cuentas, se dio cuenta de que no tenía la goma de borrar. Inmediatamente abrió un cajón y casi sin mirar sacó de él la goma. Sabía dónde estaba, y no perdió tiempo en buscarla.

Hay un orden estético, y un orden productivo. El orden estético es el que buscas para demostrar a las visitas (especialmente a la suegra) lo bien que mantienes tu casa. El orden productivo es el que te permite encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. A veces basta con saber en qué cajón están las cosas, y no es necesario tener un archivo clasificado en orden alfabético. Pero si tienes que interrumpir tu tarea cada dos por tres para buscar algo, perderás el flujo de trabajo y no serás eficiente.

2. Va por delante

Cada día tiene que hacer una página del cuaderno de cuentas, y ella lo sabe. Así que algún día en lugar de una hace dos o tres, y así va siempre con adelanto. Si un día no puede hacer los deberes, por cualquier cosa, no tiene ningún problema. Ya tiene hechos los de ese día y puede entregárselos a su profesora.

Esto puede ser realmente útil para evitarnos situaciones de estrés. Si adelantamos el trabajo que sabemos que tenemos pendiente, no se nos juntará con algo sobrevenido y más urgente.

3. Empieza pronto

Cuando tiene tarea para unos cuantos días, como en vacaciones, empieza a hacerla desde el primer día. Nunca le ha pasado llegar al último día antes de volver al colegio con tareas pendientes. Y es muy frecuente que las haya terminado mucho antes. Muchas veces se pone a trabajar por la mañana, hace unas cuantas tareas, normalmente más de las que corresponderían a un día, y tiene el resto del día apra dedicarse a lo que quiera, sin preocupaciones.

Cuando remoloneamos y nos resistimos a hacer tareas que no son “apetecibles”, no solo perdemos el tiempo, sino que dedicamos muchas energías a pensar en lo que deberíamos estar haciendo, y a autojustificarnos (“ahora no me viene bien por x, pero luego ya me pongo, y en realidad no tardaré tanto en hacerlo, así que puedo mejor hacerlo mañana, y tampoco es tan prioritario…”). Coger el toro por los cuernos, y quitarnos de enmedio lo que nos apetece menos nos libera para dedicarnos después plenamente a lo que nos llena más.

4. Se centra en lo que está haciendo

Sus hermanos mayores dedican mucho más tiempo, no solo porque tengan tareas más difíciles, sino porque se distraen con mucha más facilidad. Pueden estar una hora delante de sus tareas, y ser productivos menos de la mitad de ese tiempo. Ella se sienta y rara vez dedica más de 20 minutos, pero esos 20 minutos está concentrada y resolviendo sus tareas, sin perder ni un minuto.

5. No trabaja cuando no va a estar concentrada

A veces se pone a trabajar y ella misma se da cuenta de que no va a ser productiva. En esos casos, si tiene algo sencillo lo hace, y si no simplemente se levanta y se pone a jugar. Como va por delante, puede permitirse el lujo.

A veces, nos empeñamos en forzarnos a hacer algo cuando ni nuestro cuerpo ni nuestra mente nos permiten hacerlo de manera eficiente. No se trata de autoengañarnos ni de utilizar esto como excusa para no hacer las cosas, pero si realmente vamos a sufrir durante horas con una tarea para hacerla mal y tarde, es mejor dejarla para otro momento. Si hemos sido sinceros con nosotros mismos, no vamos con retraso y sabemos que cumpliremos al día siguiente, podemos tener la conciencia tranquila, y disfrutar de lo que hagamos su lugar.

Creative Commons License photo credit: tomsaint11

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La oficina del futuro existe ¡y funciona!

Gracias al blog de Tim Ferris, descubro que una compañía de seguros holandesa ha creado la oficina que debería tener una empresa del siglo XXI. Tim entrevista a Gijs Nooteboom, de la consultora Veldhoen + Company, que es el responsable del cambio, y cuenta cosas realmente interesantes.

La premisa del cambio es pasar de una organización centrada en la presencia a una organización orientada a resultados. En Interpolis, nadie te dice donde ni cuando debes trabajar. ¿Que no te gusta madrugar y prefieres empezar a trabajar a las 10? Estupendo. ¿Que por la tarde vas a buscar a los niños al colegio, y dedicas unas horas a darles la merienda, llevarles al parque, hacer los deberes…? No hay problema. ¿Que hoy tienes que ir al médico, o hacer gestiones personales? No hace falta que pidas permiso.

Eso sí, tus jefes saben cuales son tus objetivos, qué trabajo debes sacar adelante, y te miden por eso. Si rindes lo que se espera de ti, estupendo. Si no, tienes un problema. Vayas o no vayas a la oficina.

De hecho, nadie espera que vayas todos los días, y mucho menos ocho horas. La oficina solo tiene sitio para el 50% de la gente, y nadie tiene una mesa fija. Lo recomendable es ir dos o tres días a la semana, por el tema de la cohesión social. Normalmente vas allí para hablar con otras personas, para asuntos que requieren un trato directo. Puedes llevar tu portátil y sentarte en una mesa si necesitas trabajar un rato con él, pero no hay un cubículo en el que debas estar encerrado ocho horas. Toda la documentación es electrónica, y accedes a ella desde cualquier sitio: desde casa, desde un hotel o una cafetería con Wifi, desde la oficina de un cliente…

En la oficina hay butacas con enormes orejeras diseñadas para facilitar las conversaciones a dos, salas de reuniones de todas la formas y tamaños y una gran zona central que llaman “The Plaza” donde puedes tomar un café, comer y charlar en grupos más o menos reducidos.

Esto, evidentemente, supone un gran cambio cultural. Entre otras cosas, los directivos tienen un trabajo más complejo. Ya no se trata de verificar si Fulanito o Menganita están o no sentados en su silla, sino de comprobar que hacen el trabajo que deben hacer.

Pero una vez conseguido, hay muchas ventajas: necesitan un 50% menos de oficina, con lo que todos los gastos asociados se reducen en la misma proporción. La productividad ha aumentado un 20%, y el absentismo por enfermedad ha descendido de un 9% a un 2,5%. La oficina se ha convertido en un sitio al que apetece ir: es un sitio abierto y transparente, que anima a la conversación y el intercambio, no una sucesión de pasillos y cubículos cerrados.

Según Noteboom, en 10 o 20 años la mayor parte de los espacios de trabajo estarán diseñados de manera diferente a como lo están ahora. Hay fuerzas externas que empujan al cambio, además: cada vez es más frecuente hablar con gente que está en otros continentes, y debes hacerlo fuera de las horas habituales de trabajo. Y hay beneficios sociales: menos atascos, menos contaminación, uso más eficiente de los recursos…

¿Os apetecería trabajar en una empresa así?

Si queréis echar un vistazo, en Flicker hay un álbum de fotos de la sede de Interpolis:

http://flickr.com/photos/onansan/sets/72157605340105764/

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Estabular el talento

Habla tic616 en su blog sobre los problemas que supone el uso de Internet en el puesto de trabajo. Su postura es razonable, llena de sentido común. Yo casi podría estar de acuerdo, si no fuera porque creo que todo deja de ser razonable cuando vemos las cosas con un poco más de perspectiva.

La idea de pagar una cantidad de dinero fija periódicamente a cambio de que una persona dedique un número de horas fijas a trabajar para nosotros es algo extraño, aunque nos hayamos acostumbrado a ello.

¿A alguien se le ocurre que sería bueno pagar una cantidad fija al mes a la cafetería donde nos tomamos el café de la mañana? Si nos lo propusieran, probablemente lo rechazaríamos: nos obliga a no poder cambiar de cafetería si nos apetece, a tomar siempre lo mismo aunque un día nos apetezca un bollo con el café, a perder dinero si no tomamos café todos los días… Sin embargo, exactamente eso hacen las empresas cuando contratan trabajadores para que les dediquen 40 horas a la semana.

¿Por qué funciona? Pues porque en entornos de trabajo sistematizado, en los que tratas con un número elevado de personas, puedes promediar las incidencias y saber de antemano la productividad del empleado medio. Tener los recursos controlados, saber que cuentas con el personal necesario y reducir las gestiones de contratación y pago compensa las ineficacias debidas al absentismo o a las variaciones en la necesidad de personal.

Hace 50 años, muchos de los empleos “de oficina” eran equivalentes a los industriales. Las empresas requerían pools de secretarias y contables para procesar la información, y se podía saber razonablemente cuántos asientos podía anotar un contable o documentos podía teclear una secretaria. De hecho, uno de los criterios de contratación era el número de pulsaciones por minuto que era capaz de conseguir escribiendo a máquina.

Sin embargo, cada vez más los procesos industriales de las oficinas han mecanizados mediante ordenadores, de manera que los trabajadores de cuello blanco ya no se dedican a tareas repetitivas y cuantificables.

¿Y eso qué significa? Pues que la productividad ya no es tan fácil de medir. Que se contratan cantidades de horas fijas para trabajos que requieren una dedicación variable. Que no tiene sentido controlar si una persona está o no en su puesto de trabajo, porque no podemos saber si está siendo productivo. Que “la oficina” como lugar físico en el que concentrar a los trabajadores para reducir los costes de comunicación y compartir recursos deja de tener sentido en un mundo en el que podemos estar comunicados desde puntos opuestos del planeta, y es barato proporcionar herramientas de trabajo a cada empleado.

Sin embargo… en muchas organizaciones la importancia de un directivo se mide por el número de subordinados, por lo que este número tiende a crecer indefinidamente. Para progresar, lo mejor es quedarte en el puesto de trabajo por la tarde e incluso hasta la noche, aunque no haya una relación entre el número de horas trabajadas y el resultado obtenido. Se limita el acceso a determinados sitios de Internet, pero quien quiere puede seguir perdiendo horas delante del ordenador. Está mal visto (o prohibido) que los empleados jóvenes chateen con sus amigos por el messenger, pero se asume que el plasta de turno puede pasarse por tu mesa con un café para comentar con detalle el partido del domingo.

Es decir, que estamos usando el modelo “industrial”, que servía para las oficinas sin informática y sin comunicaciones de hace 50 años, pero que cada vez tiene menos sentido.

Antes o después, las empresas deberán evolucionar hacia un modelo en el que apenas haya empleados contratados para trabajar de 9 a 5. En el que los “empleados” actúen más como freelancers, a los que se les requiera para trabajos concretos, y se les pague por el resultado de esos trabajos. En el que “la oficina” se convierta en algo más parecido a un centro de negocios, con recursos (salas, despachos, impresoras, proyectores, ordenadores…) que se puedan utilizar en función de las necesidades del momento. En el que un trabajador pueda colaborar a la vez con varias empresas, y en el que el más productivo gane mucho más que el mediocre, porque a nadie se le pagará por estar sentado durante horas delante de una pantalla.

En ese contexto el debate sobre usar o no la conexión a Internet de la empresa para fines personales deja de tener sentido. ¿Que dedicas ocho horas a buscar el vuelo más barato para tus vacaciones? Es tu problema. Nadie te las va a pagar, así que tú sabrás si te compensa más dedicar ese tiempo a arañar unos euros o a generar más ingresos.

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