Desencadenado

Cómo crear tu empresa: información para emprendedores, real como la vida misma.

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Cómo ser feliz trabajando por tu cuenta X

19. No trabajes más de 40 horas a la semana

Está demostrado que trabajar más de 40 horas a la semana en lugar de aumentar tu productividad la reduce. Es decir, si trabajas 60 u 80 horas, en lugar de producir más, produces menos. Nos engañamos a nosotros mismos pensando que tienes que hacer un montón de cosas, dejamos que los clientes marquen las prioridades y las fechas de entrega, comprometemos demasiado de nuestro tiempo por miedo a perder una oportunidad, y acabamos teniendo una vida miserable y, lo que es peor, para conseguir menos.

En 37signals, una empresa exitosa donde las haya en un entorno competitivo como el de las aplicaciones SAAS empresariales, no solo no estimulan eso de trabajar 10 o más horas al día, sino que de mayo a octubre trabajan solo 4 días a la semana. 32 horas, no 40 embutidas en 4 días. La razón que da Jason Fried, uno de los fundadores, es que ellos piensan en el largo plazo: están contentos con sus empleados y quieren que sean felices y sigan en la empresa durante años, no quemarlos.

¿Quieres seguir disfrutando con lo que haces? Entonces no te empeñes en quemarte a ti mismo. Ponte un límite a las horas que puedes trabajar, esfuérzate todo lo que puedas en esas horas, y dedica el resto del día y de la semana a descansar y disfrutar de lo que verdaderamente importa.

20. Usa tu visión periférica

Muchas veces cuando pensamos que es imposible mejorar, que todo el sector está igual, que con sobrevivir ya tenemos bastante… es porque no somos capaces de ver con atención lo que tenemos delante. Haz el experimento que propone este vídeo (contar cuántas veces se pasan la pelota los jugadores con camisetas blancas) y luego sigues leyendo:

¿Eres del 50% que no ha visto al gorila? Te confesaré que, en una versión diferente del vídeo, yo tampoco lo vi. Y eso que sabía que el experimento existía. Sabía que podía aparecer un gorila, y sin embargo estaba tan ocupado contando pases y fijándome en las camisetas blancas que no vi a un gorila que se paseaba tranquilamente en medio de la escena.

Ahora estamos tan obsesionados con la crisis, con no perdernos ni una de las pequeñas oportunidades que estamos entrenados a mirar, con seguir haciendo lo que hemos hecho hasta ahora pero con más enfoque y más atención, que no vemos una nueva oportunidad que pasa por delante de nuestras narices.

Las ideas que te he dado en esta serie de entradas son solo pistas. No todas serán aplicables a tu caso. Pero lo que sí es imprescindible para ti es cambiar ese foco obsesivo en circunstancias que parece que son lo único que te rodea, y aprender a percibir lo que no es habitual, lo extraordinario, lo que ni siquiera percibimos porque no esperamos que pueda estar delante de nosotros.

¿Qué puedes hacer para estar abierto a ver gorilas y no limitarte a los pases que crees que debes mirar?

Salir de tu zona de confort. Leer libros o ver documentales sobre temas ajenos a tu profesión. Ir a un evento de networking en el que conozcas a gente que no tenga nada que ver con tu campo profesional. Viajar. Un experimento que puede ayudarte es ver películas en versión original aunque apenas domines el idioma (verás como casi sin proponértelo te apoyas en pistas no verbales para seguir la trama).

Otra experimento, que tomo prestado a James Altucher: escribe cada día 10 ideas. Escribe cada idea, un párrafo que la describa, cuál sería el paso siguiente para empezar a desarrollarla y en cuanto tiempo podrías implementarla. Si haces esto, verás como al principio sudas tinta para conseguir esas 10 ideas, pero en poco tiempo tu capacidad de imaginar, combinar, asociar y descubrir nuevas ideas mejora espectacularmente.

En resumen: abre tu mente a nuevas experiencias, acostúmbrala a que al menos de vez en cuando sea divergente y no esté absolutamente enfocada en un área muy limitada de conocimiento. Quién sabe, a lo mejor “perdiendo el tiempo” de esta manera descubres soluciones insospechadas a problemas que parecían irresolubles, o problemas interesantes en ámbitos que parecían absolutamente anodinos.

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El secreto para multiplicar la productividad de tu equipo

Si diriges a un grupo de personas hay una cosa que puedes hacer, a partir de ya mismo y sin gastar un céntimo, que puede multiplicar la productividad de tu equipo. Es una técnica que forma parte de scrum, pero que es aplicable a cualquier tipo de proyecto. La idea es simple, tanto que parece absurda al principio, pero es increíblemente potente cuando la pruebas. Se trata del scrum diario.

Es una reunión con unas reglas muy estrictas:

  • Se hace todos los días a la misma hora, pase lo que pase. Si alguien, un día concreto, no puede estar a esa hora, se siente, pero no se cambia la reunión.
  • La reunión empieza puntualmente. Puntualmente no quiere decir que cuando ya lleva diez minutos de retraso se dejan otros cinco para los rezagados. Si la hora de comienzo son las 9:00, no puede empezar ni siquiera a las 9:01.
  • La reunión se celebra de pie. Nadie se puede sentar, ni debería siquiera apoyar el culo en una mesa. El objetivo es evidente: estar incómodo y que la reunión se acabe cuanto antes.
  • El tiempo máximo de la reunión es quince minutos. Nunca, pase lo que pase o surja el tema que surja, se puede prolongar más. Si hay algo en lo que hay que profundizar, lo tratarán después los implicados.
  • En la reunión, cada miembro del equipo responde a tres preguntas:
    • ¿qué hice ayer?
    • ¿qué voy a hacer hoy?
    • ¿qué problemas tengo que me impiden cumplir mis objetivos?

    Se trata de dar respuestas concisas, ya que cada persona no debería tardar más de un par de minutos en responder a estas preguntas, no tienes que explicar toda tu historia desde que entraste en la compañía.

  • El responsable del equipo (más o menos equivalente al scrum master en la jerga scrum) toma nota de los problemas, porque es su misión eliminar esos obstáculos para que su gente pueda trabajar bien.

Y ya está. Si decides implantarlo, seguro que tienes reticencias al principio: lo de estar de pie parece ridículo, lo de la puntualidad cuesta un triunfo, habrá quien se sienta hipercontrolado… pero si consigues superar estas reticencias, consigues un equipo más cohesionado, que sabe lo que hace cada uno de sus compañeros, que sabe que su jefe está para ayudarle y eliminar obstáculos, y en el que cada persona se hace responsable de su trabajo.

Los resultados son, insisto, espectaculares.

Y si eres un emprendedor solitario y tu equipo eres tú mismo, puedes hacer algo parecido: hazte cada día, nada más empezar a trabajar, las mismas tres preguntas. Seguro que también ves al cabo de poco tiempo la mejora en tu productividad.

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El aprendizaje validado como medida de la productividad

Uno de las ideas más interesantes de las que habla Eric Ries en su libro es la de aprendizaje validado como medida del progreso de una startup (os recuerdo que para él el término startup incluye también el intraemprendizaje, o los departamentos innovadores dentro de organizaciones tradicionales).

El problema de una startup, tal como lo plantea Ries, es que las medidas tradicionales no sirven. Pone su propio caso como responsable de desarrollo de software como ejemplo. En un entorno tradicional, puedes saber si el día ha sido productivo en función del número de líneas de código que has sido capaz de producir. Pero en una startup el asunto tiene matices: puedes haber escrito muchas líneas de código que no deberías haber escrito. Es el caso, por ejemplo, de dedicar horas y horas a desarrollar una función que en realidad tus clientes no valoran. Así que has trabajado mucho, has producido mucho, pero en realidad tu empresa no ha progresado.

Escribí hace tiempo acerca de la diferencia entre deberes y metas, que es una idea que también es de aplicación aquí. No solo es, como explica Ries, que las métricas tradicionales de productividad no sirvan. Es que incluso a un nivel más básico es muy difícil saber si eso en lo que estamos trabajando realmente sirve para hacer progresar a tu empresa o es una tarea que te tiene ocupado pero no impulsa el proyecto.

La solución para Ries es aplicar como criterio de productividad el aprendizaje validado. para él, la misión de una startup es aprender: aprender quién es su cliente, qué necesita, qué puedo ofrecerle, qué valora de mi oferta, qué precio está dispuesto a pagar, cómo podemos satisfacerle, cómo podemos aportar más valor… Lo que debes medir al final de la semana no es cuántas líneas de código has producido, sino cuánto has aprendido.

Hay una cosita que debes tener en cuenta para que esto funcione: no basta con “aprendizaje”, necesitas “aprendizaje validado”. Pero de lo que implica este concepto hablaremos en otra entrada.

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¿Cómo sabes que estás trabajando en lo que debes?

Eric Ries cuenta en su libro The Lean Startup que empezó a plantearse el problema de las startups cuando era responsable técnico de una y se dio cuenta que la medida de productividad que se usaba en las empresas consolidadas no servía en la suya. En concreto, él era responsable de programación de una aplicación web, y en el mundo corporativo la productividad de un equipo de programación se mide por las líneas de código que ha sido capaz de producir al cabo de un día.

En un entorno corporativo se sabe con un grado importante de certidumbre qué es lo que hay que hacer: un informe de ventas por familias de producto, una aplicación para que los empleados puedan comprobar su nómina en la intranet, este tipo de cosas. Pero en una startup el equipo de desarrollo puede estar trabajando en una funcionalidad que el cliente no va a apreciar. Y ser extraordinariamente productivo en el desarrollo de esa funcionalidad según al métrica tradicional. Pero claramente el equipo está trabajando en lo que no debe, y dejando de lado otra funcionalidad que podía haber sido clave para conseguir más clientes.

De ahí vino la idea de producto mínimo viable, de experimentar, medir y pivotar lo más rápido y lo más barato que fuera posible. Si no sabes lo que tienes que hacer tu objetivo no debe ser hacer las cosas muy rápido, sino aprender lo antes posible qué cosas debes hacer.

Esto no pasa solo en el tema de desarrollo de una aplicación. Demasiadas veces el emprendedor trabaja horas y horas en temas que al final del día generan satisfacción personal por todo lo que se ha hecho, pero que si se analizan no está nada claro que hayan servido para hacer progresar a la empresa. Por ejemplo, todo lo relacionado con el local, o con la imagen corporativa, o con la constitución legal de la empresa.

Olvídate de todo eso. Tu misión principal como emprendedor no es buscar oficinas, ni amueblarlas, ni diseñar tarjetas de visita o páginas web. Tu misión es, cuanto antes y lo más barato posible, encontrar una solución a un problema. Una solución por la que tus clientes estén dispuestos a pagar, y que te cueste menos que lo que te van a pagar por ella.

Todo lo demás ya llegará, si es que tiene que llegar, cuando sepas que tienes un negocio.

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El síndrome de la Moleskine

Uno de los efectos de la depresión post-vacacional es ese empeño porque este curso sea más productivo que el anterior. Como en Año Nuevo, nos prometemos hacer deporte, aprender inglés, sacar más provecho a nuestro tiempo…

Normalmente las intenciones se olvidan tan pronto como desaparece el color moreno de nuestra piel. Y la primera señal de que no te tomas en serio tus objetivos es comprar una Moleskine.

El razonamiento viene a ser algo así como “si otros años no he conseguido -ponga aquí su objetivo favorito- es porque no tenía las herramientas adecuadas. Pero este año va a ser diferente”. Así que uno se compra una libreta que cuesta 10 veces más, “pero es la que usaba Hemingway, y si quiero escribir por fin mi novela necesito herramientas profesionales”.

En realidad, lo único que consigues con la Moleskine, o cualquiera de esas otras herramientas “que esta vez sí te van a ayudar a lograr tu objetivo” es perder el dinero que cuestan. Si de verdad tienes como objetivo de este año ser mas organizado y apuntar todo, compra una libretita de 1 euro. En noviembre, si la sigues usando, regálate la Moleskine como premio.

Si tu objetivo es hacer deporte, puedes salir a correr o montar en bici con una camiseta vieja. Si no lo haces, no es porque no tengas ese equipamiento multicolor de última generación. Es porque, también este año, tus objetivos parecían muy reales en la playa, pero en el día a día tus auténticas preferencias son otras.

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Herramientas para mejorar la productividad

En esta última entrega de la serie, vamos a ver algunas herramientas que pueden ser útiles para poner en práctica todo lo que hemos visto. No se trata de una lista cerrada, son simplemente cosas que a mi me funcionan y que cumplen con los criterios que deben tener las herramientas que uso habitualmente:

  • No dependientes de un dispositivo. Idealmente, deben estar disponibles para cualquier plataforma: windows, linex, mac, iOS, Android. No quiero tener que cambiar de herramienta porque cambio un ordenador o un teléfono.
  • Herramientas online. Aunque tengan un cliente que mejore la usabilidad o la potencia, deben ser accesibles desde cualquier ordenador que tenga un navegador.
  • Gratuitas o muy baratas. A lo mejor cuando sea multimillonario esto no es un requisito, pero de momento el precio es importante.
  • Sencillas e intuitivas. No quiero leer un manual, ni perder el tiempo probando decenas de opciones en menús intrincados.
  • Fáciles de poner en marcha. Que funcionen con la mínima configuración, aunque pueda después afinar alguna cosa.
  • Abierta. Idealmente, que sea software libre. Si no es así, al menos que pueda sacar mis datos de la herramienta y llevarlos a otra cuando decida hacerlo.

Como digo, estos criterios no los aplico solo para las herramientas de productividad, pero para esta misión son especialmente importantes.

Herramientas

Evernote

Con Evernote gestiono toda la documentación e ideas para mis proyectos. Es intuitivo, fácil, funciona en ordenadores y teléfonos móviles, tiene plugins para que capturar una página que estás viendo sea cuestión de un par de “clicks”, puedes capturar imágenes o audio desde el móvil, se sincroniza solo…

Lo mejor es que no hay que organizar lo que capturas (aunque etiquetarlo ayuda). Simplemente lo guardas en Evernote y cuando lo necesitas lo buscas. Es como una especie de “cajón de sastre” con un gnomo que mágicamente encuentra lo que necesitas entre el maremágnum de cosas.

Gmail/Google Calendar

Las cuentas de Gmail, junto a su motor de búsqueda, han conseguido que no me tenga que preocupar por organizar el correo, ni por apuntar datos o direcciones. Todo está allí, y es fácil de encontrar.

Respecto a Calendar, es la primera “agenda” que uso de verdad. De nuevo, poder usarla desde el móvil o desde cualquier navegador, y que siempre esté sincronizada, es lo que me animó en primer lugar a empezar a apuntar ahí todas las citas. Hace poco me recordó que tenía que llevar a mi hijo a una revisión médica que tenía concertada desde hacía un año. No está mal, sobre todo teniendo en cuenta que en casos similares he perdido la cita por no recordarla en el momento. La guinda son los avisos por SMS y correo electrónico.

Una asignatura pendiente es organizar los contactos. Google automatiza ciertas cosas, pero hay veces que tiene datos parciales y hay que decirle que esos dos o tres correos electrónicos y esos dos o tres números de teléfono pertenecen a la misma persona.

Google Docs

Soy un fan de Google Docs. Llevo usando el producto desde que era Writely, antes de que lo comprara Google, y no ha dejado de mejorar. Docs es perfecto para documentos en los que tienes que trabajar con otras personas (por ejemplo, el curso lo preparé así con Lucas y Franck). Pero también lo uso para organizar mis proyectos.

Cuando me planteo un proyecto siempre tengo una hoja de cálculo con unas cuentas en la que voy apuntando ingresos y gastos potenciales, para saber si hay negocio. Un documento de texto en el que escribo en formato libre todas las ideas que se me ocurren. Si se lo tengo que explicar a alguien, preparo una presentación sencilla, sin florituras, que me sirve como guión para hablar (algo parecido a hacer garabatos en la servilleta de un bar). Y si veo que la cosa tiene sentido y me decido a llevarlo a cabo, uso un par de hojas de cálculo para aplicar mi versión particular de scrum.

Además de las ventajas obvias de tener los documentos disponibles en cualquier parte, la sencillez de Docs te permite concentrarte en el contenido, y no en las funciones de la aplicación. Y no necesitas preocuparte de dónde guardas un fichero, ni de la estructura de carpetas, ni de nada. Todo está ahí, siempre disponible.

Dropbox

Dropbox es un servicio de almacenamiento “en la nube”. Te permite guardar un par de gigas de información y sincronizarla en tantos ordenadores como quieras. Para mi esto es importante, porque en casa uso dos o tres ordenadores, y es un placer no tener que ir llevando documentos en llaves USB de una lado para otro. Uso Dropbox para los documentos más “pesados”, que requieren tratamiento con OpenOffice o Gimp, código en PHP o scripts SQL, etc., con lo que entre Docs y Dropbox tengo los documentos más importantes con los que estoy trabajando disponibles desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet.

Ahora mismo estoy experimentando con la idea de escanear todos los papeles importantes que me llegan (facturas, recibos, documentos oficiales…) y subirlos a Dropbox, de manera que pueda guardarlos en una caja y no tener que volver a buscarlos prácticamente nunca. Veremos si la facilidad para encontrar los documentos cuando los necesito compensa la disciplina de escanear las cosas según llegan.

Si no estáis dados de alta en Dropbox y os interesa hacerlo, usad por favor el enlace siguiente, y así aumenta un poco la cuota disponible:

http://db.tt/nmgznlV

Sin lista de tareas

No uso ninguna aplicación de “to-do”. Después de probar decenas, lo cierto es que no llego a usar ninguna. Me falta la disciplina de anotar las tareas, clasificarlas, gestionarlas… Con este tipo de herramientas lo único que hago es perder el tiempo instalando, probando y desinstalando.

Es posible que no haya encontrado la herramienta adecuada, pero de momento lo que mejor me funciona es la hoja de cálculo de Docs que uso para cada proyecto. Entre eso y anotar las tareas que tienen fecha fija en Google Calendar he conseguido apañarme bastante bien.

¿Alguna sugerencia?

Eso es todo. No hay recetas mágicas, solo herramientas que a mi me sirven para encontrar más fácilmente lo que busco, para no perder el tiempo ordenado, para recordar las citas más importantes…

¿Alguna sugerencia para añadir a las que acabo de presentar? ¿algún uso alternativo o ingenioso de estas herramientas?

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Scrum para uno

He escrito sobre scrum y su aplicación al emprendimiento varias veces, por ejemplo aquí. Soy un entusiasta de Scrum porque en mi experiencia es lo mejor que he encontrado para conseguir que progresen proyectos complejos, con gran incertidumbre y con riesgo elevado. Y si estas características son comunes en muchos proyectos informáticos, también lo son en cualquier proyecto de emprendimiento.

Scrum no es una metodología para la gestión del tiempo, ni para la productividad personal. Y sin embargo, si tu problema es que tienes varios proyectos a la vez entre manos, no tienes tiempo para todo y te cuesta saber a qué tienes que dedicar tus esfuerzos en cada momento, hay elementos de scrum que pueden ser muy útiles.

Sprints

Un proyecto es scrum avanza en ciclos o sprints, generalmente de entre 1 y 4 semanas de duración. Esto permite verificar con frecuencia el grado de avance del proyecto, y así detectar desviaciones y corregir sus causas.

Tú puedes hacer lo mismo. Te recomiendo empezar con ciclos de una semana, y después ir ampliando el tiempo según te vayas viendo más cómodo y si lo ves necesario.

La idea es plantear objetivos para el sprint, que sean medibles, y después verificar si se han cumplido. ¿Y qué objetivos? Pues los que estén en tu pila de objetivos.

Pila de objetivos

Se trata simplemente de una lista priorizada de objetivos. Priorizada quiere decir que están ordenados en función de su importancia en el momento actual.

¿Qué tipo de objetivos? Tienen que ser expresables en una o dos frases y tienen que ser verificables (medibles). Es decir, no vale algo como “hacer un sitio web que refleje la personalidad de mi empresa”. En cambio sí es adecuado “hacer una página con 4 referencias de clientes, de un párrafo cada una”. Cada elemento de la lista debe tener un nombre, una descripción (dos o tres frases) y (muy importante) cómo se verifica que está hecho.

Pila del sprint

Es la selección de objetivos que vas a llevar a cabo en el sprint. Es sencillo: al principio de cada sprint analizas el tiempo que tienes disponible y vas cogiendo los elementos más prioritarios de la “pila de objetivos”, analizando cuanto tiempo te van a llevar y añadiéndolos a la pila del sprint hasta que hayas agotado el tiempo disponible.

Es probable que esos elementos tengas que dividirlos en tareas más sencillas para ser más preciso en la previsión del esfuerzo necesario.

Es muy importante recordar que esta pila de sprint es “sagrada”: no puedes cambiarla en mitad de un ciclo. Pase lo que pase, aunque se te ocurra que tal vez te interesaría hacer otra cosa antes, debes ser disciplinado y esperar al final del sprint. Si el sprint es de una semana, tampoco pasa nada por esperar unos días a esto que se te acaba de ocurrir. La mejor manera de no terminar nada es dejar que otras actividades se metan en medio y te impidan terminar lo que tenías previsto.

Planificación

Antes de empezar un sprint, lo que tienes que hacer es crear la pila del sprint. Es importante ser realista en cuanto al tiempo disponible. Si trabajas oficialmente ocho horas al día, es prácticamente imposible ser productivo más de seis. Y probablemente a esas seis le tienes que quitar el tiempo dedicado a reuniones, imprevistos, etc. Así que planifica el sprint según las horas de trabajo eficaz que realmente vas a tener.

Scrum diario

Esto es fundamental. Cada día, a la misma hora, debes responder a tres preguntas: ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué problemas tengo que me impiden hacer lo previsto?. Prueba a escribir las respuestas, porque sobre todo al principio te ayudarán a ver tu evolución.

Es importante que esto lo hagas cada día a la misma hora (idealmente, nada más empezar a trabajar), pase lo que pase. Tiene que convertirse en un hábito más difícil de romper que lavarse los dientes, porque de lo contrario empezarás a saltártelo un día y otro y al final se habrá pasado el sprint sin saber a qué has dedicado tu tiempo.

La otra cosa que debes hacer en el scrum diario es anotar tu progreso con la pila del sprint. Según vayas avanzando en las tareas, debes reflejar el estado. Al menos saber si están sin empezar, en progreso o terminadas. Si quieres ser más preciso, por ejemplo anotando cuántas horas faltan, puedes hacerlo.

Observa que la medida es cuánto esfuerzo falta, no cuánto has hecho ya. Lo previsto menos lo que llevas hecho rara vez da como resultado lo que falta. Y a ti te interesa saber cómo vas, no cuánto esfuerzo has dedicado hasta el momento.

Retrospectiva

Una vez terminado el plazo que marcaste para el sprint, debes hacer análisis de lo conseguido. El objetivo es detectar problemas e ineficacias y o bien corregirlos o bien acostumbrarte a vivir con ellos y tenerlos en cuenta para la próxima vez.

Nunca, haya pasado lo que haya pasado, aplaces el final del sprint. Aunque hayas cogido una gripe que te ha dejado en la cama tres días. Simplemente, lo tienes en cuenta en la retrospectiva y si se puede arreglar lo arreglas y si no lo asumes. En el momento en el que te permites a ti mismo cambiar la duración del sprint te has dado permiso para incumplir tus objetivos. Los sprints que deberían durar una semana duran 10 días, y luego 15… y luego ya no acaban nunca.

Resumiendo

La ventaja de scrum es que no impone una forma de trabajar. Los elementos son pocos y fáciles de comprender y manejar. Y las ventajas son evidentes:

      Conocer objetiva y documentadamente cual es tu “velocidad” de trabajo.
      Detectar problemas y corregirlos lo antes posible.
      Dedicar tus esfuerzos a lo prioritario, posponiendo lo que no contribuye al progreso del proyecto. ¿recuerdas lo que escribí sobre deberes y metas?
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Procrastinación productiva

En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deberías estar haciendo. Esta es una tendencia que tenemos algunos, y es muy difícil de evitar.

Somos muy buenos engañándonos a nosotros mismos, y aunque sabemos que hay otras cosas que deberíamos hacer, podemos justificar fácilmente incluso dos horas perdidas navegando sin rumbo por Internet (necesito despejarme un poco y no va a ser tanto tiempo y además lo que me falta puedo hacerlo en media hora y seguro que en este sitio descubro nuevas ideas y…).

Si fuéramos seres racionales, usaríamos una lista de tareas priorizadas con estimaciones de tiempo y haríamos lo más importante que pudiéramos hacer en el tiempo disponible, y luego lo siguiente, y lo siguiente… Pero insisto, no somos seres racionales. Al menos, yo no lo soy.

Sin embargo, no todo está perdido para los procrastinadores. Si no vas a dejar de procrastinar, al menos puedes hacerlo de manera inteligente. Hay dos maneras en las que puedes aprovechar tu capacidad de autoengañarte en tu favor:

Haz otra cosa útil

Os recuerdo que el procrastinador no es perezoso. No deja de hacer lo que debe para tumbarse a la bartola, sino para hacer algo que no debe. Bien, si vas a procrastinar, al menos procura que al final del rato hayas conseguido algo.

Supongamos que tienes que hacer un informe trimestral, preparar una presentación y redactar una propuesta. El informe es para el viernes, pero no te motiva nada así que lo vas dejando. Seguro que acabarás haciéndolo e jueves por la tarde. En ese caso, en lugar de ver vídeos divertidos en YouTube o comprobar si están en Facebook cada uno de tus compañeros del instituto, puedes dedicarte a la presentación o la propuesta. Tu informe sigue sin progresar, pero al menos has avanzado en las otras tareas. Tal vez incluso consigas terminarlas.

Funciona. Aunque parezca increíble, el procrastinador está más que dispuesto a trabajar si eso le permite justificar el por qué no está haciendo lo que debe.

Crea prioridades falsas

Otra manera de engañarte a ti mismo es subir artificialmente la importancia de una tarea poco gratificante, pero que realmente no tienes que hacer en este momento, para procrastinar haciendo lo que sí debes.

Me explico. Supongamos que lo que deberías hacer es preparar el informe trimestral, pero no eres capaz de obligarte a empezar con ello. Plantéate entonces que tu tarea más importante es preparar la presentación. Agóbiate con todo lo que ello conlleva, empieza a pensar que en realidad puedes buscar los datos y las imágenes más tarde, explícate por qué justo ahora no tienes por qué ponerte con la presentación… y verás cómo el informe se hace más atractivo.

Tienes que hacer un pequeño esfuerzo para no caer en otras tareas “equivocadas”, pero la barrera para empezar con la que era tu tarea bloqueante se habrá reducido mucho. Parece increíble que uno se pueda engañar a sí mismo de una manera tan tonta, pero funciona. Ya que eres tan fácilmente manipulable, al menos aprovéchalo en tu beneficio.

Cambia tus hábitos

No todas las cosas que haces mientras procrastinas son igual de perjudiciales. Si te dedicas a jugar al buscaminas o al WOW, no estás haciendo nada bueno para ti. Pero si estás leyendo blogs, al menos hay una posibilidad de que aprendas algo útil.

Por eso una buena práctica es cambiar tus actividades inútiles o perjudiciales por otras más provechosas. Sigues sin hacer lo que debes, pero al menos haces algo que te servirá en el futuro. Algunas ideas: escribir un blog, leer blogs o noticias relacionadas con tu actividad profesional, hacer presentaciones en powerpoint, usar las funciones avanzadas de Office para hacer algo nuevo con un documento o una hoja de cálculo, leer noticias en inglés…

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Factores que condicionan tu productividad II


Como ya explicamos en la última entrega, el problema de la productividad con tareas “ingratas” es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen.

Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas más tentadoras que las tareas obligatorias. ¿Qué puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas?

  • Pon música entretenida. Aquí el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto…
  • Mantén un entorno de trabajo ordenado. Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el método “a bulto”. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo harás otro día, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar.
  • Ten todo a mano. Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar moviéndote cada vez que necesitas un lápiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos están escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegúrate que no puedes poner la excusa de “ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso mañana lo busco y me pongo…” Porque mañana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirás que te falta Y y tendrás otra excusa para no trabajar.
  • Trabaja en un entorno cómodo. Se trata de no añadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado frío, si la silla es incómoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes.
  • Haz descansos frecuentes. Aquí sí es de utilidad la técnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: “en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas” y esto sirva de motivación para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve también para hacer las tareas menos intimidantes: es más fácil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una mañana de papeleo.
  • Trabaja en un sitio público. Otra aplicación de lo de engañarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colócate a la vista de otras personas. Es mucho más difícil perder el tiempo viendo vídeos de gatitos en YouTube si sabes que te están mirando. Si trabajas desde casa, te merecerá la pena ir a un café o una biblioteca para trabajar. Verás cómo solo por demostrar que estás ocupado acabarás haciendo ese informe que tenías pendiente.
  • Usa un calendario o una lista en papel. Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfacción inmediata porque te ayuda a representar de manera gráfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todavía no has hecho.
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Engáñate a ti mismo


Como ya dijimos desde el principio de la serie sobre productividad para perezosos, una de las claves para mejorar nuestra productividad es partir de la base de que no somos seres racionales, sino monos un poquito mejorados que nos dejamos engañar con facilidad.

De modo que, ya que somos tan fácilmente manipulables (sí, querido lector, tú también), lo mejor es aprovechar esta circunstancia para engañarnos a nosotros mismos para bien. Al fin y al cabo, nos engañamos continuamente para hacer cosas que no nos convienen, así que esto no deja de ser una mejora.

Cambia tu humor

Estar de buen humor mejora tu rendimiento. Hay estudios que lo demuestran, y seguro que tu propia experiencia lo confirma. De modo que una manera fácil de mejorar tu productividad es mejorar tu humor. Y se puede hacer fácilmente:

Manipúlate con música. Si vas en coche a trabajar, o si puedes ponerte unos auriculares, ponte una selección de canciones que tengan buen ritmo y que sean estimulantes. Compás de dos por dos, marchas, melodías sencillas, letras positivas… Digo lo del coche o los auriculares porque funciona mejor si la música está a un volumen muy alto. Si las gaitas, las trompetas y los tambores conseguían que unos jóvenes marcharan decididos a morir o matar, bien pueden conseguir que tú te enfrentes a tus tareas con energía ¿no?

Pierde unos minutos viendo un vídeo gracioso. Guarda una selección de vídeos que te hagan reír, a ser posible de esos que tienen 2 o 3 golpes por minuto. Y pierde 10-20 minutos riendo antes de ponerte con una tarea difícil. Claro que esto es más fácil si trabajas desde casa que en un cubículo rodeado de colegas, pero puedes probar a ver el vídeo antes de ir a trabajar. El riesgo es quedarte demasiado tiempo con los vídeos, pero si los tienes descargados (no en YouTube) es posible controlarlo. Esos 10-20 minutos que pierdas con el vídeo los recobrarás con creces si tu trabajo requiere esfuerzo intelectual.

Por otro lado, la ira es un buen motivador. Ante tareas desagradables como reclamar facturas pendientes, trabajos de terceros, etc., lo que mejor funciona para evitar la tentación de dejarlo pasar y llamar en otro momento es enfadarte. Puedes hacerlo fácilmente: la música puede ayudarte también (algo de punk o metal), pero basta con que te pongas a escribir todo el perjuicio que te está causando la persona con la que tienes que hablar. Suelta lo que llevas dentro, vete calentándote, demuestra la amplia panoplia de insultos que enriquece tu vocabulario, y pronto estarás preparado para coger ese teléfono y no parar hasta que el interfecto acceda a cumplir con su compromiso.

Sobornos

Una manera clásica de conseguir que alguien haga algo por nosotros es hacer un regalito. Preguntad a constructores y concejales de urbanismo. ¿Por qué no aprovechar esta tendencia a corresponder al soborno para nuestro propio bien?

Uno de los problemas con la productividad es que muchas veces la recompensa a nuestro esfuerzo llega mucho después de realizarlo. Está estudiado que cuanto más tiempo pase entre la realización del esfuerzo y su recompensa, más difícil es conseguirlo. Por eso, lo mejor que puedes hacer es sobornarte a ti mismo: crea recompensas inmediatas, que te proporcionen satisfacción a corto plazo, cuando tengas que hacer tareas cuyo beneficio sea a largo plazo.

Por ejemplo, si estás elaborando un documento que te llevará 20 horas y debes entregar en diez días, puedes crear un premio si has trabajado en él dos horas en un día: comer un dulce, ver un capítulo de tu serie favorita, perder media hora en Facebook… cualquier cosa que te engañe y te acerque el disfrute de la recompensa.

Solo 5 minutos

¿No te ha pasado nunca que alguien te pide solo 5 minutos de tu tiempo y cuando te has dado cuenta le has dedicado varias horas? Seguro que desde el principio sabías no iban a ser solo “5 minutos”, pero esa forma de presentar la petición nos obliga a concederlos. ¿Quién va a ser tan ruin de no dedicar 5 minutos a un colega que necesita ayuda?

Ya que funciona tan bien, practica esta estrategia contigo mismo: cuando tengas que enfrentarte a una tarea que no te apetezca, pídete solo 5 minutos. Prométete que a los 5 minutos lo dejas. Si eres tan duro contigo mismo como para no dar más de esos 5 minutos, al menos has avanzado un poquito. Pero lo más probable es que, una vez rota la inercia, sigas otros 5 minutos más, y otros, hasta que acabes la tarea o al menos hayas avanzado de manera significativa. La inercia funciona en los dos sentidos: cuesta ponerse en marcha, pero una vez que estás también tienes que hacer un esfuerzo para parar.

Esta técnica funciona bien para tareas del tipo ordenar, archivar, clasificar… si te planteas archivar solo los primeros cinco documentos de la pila, una vez que has clasificado esos y el esfuerzo no ha sido tanto, ¿cómo no vas a seguir con otros pocos más?

Yes I can

La mejor manera de trabajar al máximo es creerte mejor de lo que eres. Creer en lo que estás haciendo, y creer que tú eres una persona excepcionalmente preparada para esa tarea. No importa que sea mentira, basta con que te lo creas el tiempo suficiente como para atreverte a dar lo mejor de ti mismo.

Si no lo habéis hecho hasta ahora, mirad este vídeo que Guardiola puso a sus jugadores justo antes de saltar al campo en una final. ¿Gladiadores? ¡qué absurdo! ¿no? Si no son más que futbolistas. Y sin embargo, funciona. Repito, somos muy fáciles de manipular. Si alguien nos dice que somos gladiadores y que nos jugamos el honor y la fama, nos comportaremos como gladiadores.

No hace falta que te hagas un vídeo como el del Barça. Pero háblate bien de ti mismo, créete que puedes y cuando tengas problemas, en lugar de tirar la toalla porque no puedes con ello, busca la manera de resolverlos.

Sobre todo, no seas cínico. El cinismo da la satisfacción a corto plazo de creerte más inteligente que los que te rodean, pero a la larga mina tus posibilidades de éxito, porque te das por derrotado antes de haber empezado la batalla. Ya sabes todo lo que va a ir mal, lo estúpidos y cortoplacistas que son los que te rodean, lo insensato de las peticiones del cliente…

Al contrario, explícate que cada proyecto es una aventura, que cada problema es un desafío, y que tú puedes enfrentarte a la aventura y triunfar sobre los problemas como nadie. Aunque al principio te cueste creértelo. Tú repítelo el tiempo suficiente, el número de veces suficiente, y acabará siendo verdad.

Cada vez que tengas dudas, mira este vídeo, y cree que tú también puedes. Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo.

Motivación

Cuando estamos pelando con el día a día es fácil olvidar el sentido profundo que nos ha llevado a hacer lo que hacemos. Si eres emprendedor y crees en lo que haces, seguro que tienes una motivación importante. Tienes un sueño que alcanzar. Pero la factura, el cliente, el proveedor, el problema técnico… todo eso va minándote y te hace perder fuerzas.

Procura tener a mano alguna cosa que te recuerde por qué te estás esforzando. Una foto de tu hijo, de tu pareja, del Ferrari que te vas a comprar cuando consigas tu objetivo o de la playa paradisíaca a la que te vas a ir de vacaciones… y cada vez que tengas la tentación de ceder, de dejarte llevar, mira esa imagen y recuerda por qué tienes que conseguir tu objetivo.

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