Desencadenado

Cómo crear tu empresa: información para emprendedores, real como la vida misma.

    Desencadenado en los medios: 

¿Qué has hecho en 2013?

¿Qué has hecho en 2013 para impulsar tu proyecto emprendedor? Sí, te pregunto por 2013. Llevamos dos tercios de enero, dos semanas efectivas después de las fiestas navideñas. ¿Qué has conseguido hasta ahora? ¿Has aprendido algo sobre tus clientes? ¿Entiendes mejor sus necesidades, sus problemas y has adaptado tu propuesta para que sea irresistible para ellos? ¿Tienes algo concreto que enseñar: una página web, un producto, al menos una presentación en Powerpoint? Lo que es más importante ¿has vendido algo en este mes? ¿estás más cerca, con datos objetivos, de poder vender?

Si a estas alturas del año no has hecho nada de esto, tienes un problema. No puedes pensar que tienes un año por delante, que faltan meses para el verano. Tienes un problema, y grave, porque en febrero te darás cuenta de que no has avanzado, y te propondrás darle un empujón a tu proyecto en semana santa, que estás más tranquilo. Y cuando en semana santa tampoco hayas hecho nada, pensarás que ya en el verano, con tiempo, le darás el empujón definitivo. Y llegará diciembre, y lo único que habrás hecho en todo el año es cambiar de logo varias veces, haber coqueteado con cuatro ideas totalmente diferentes sin haber avanzado en ninguna, haber leído decenas de blogs y un par de libros sobre emprendedores, tendrás un blog en WordPress con cuatro entradas deslabazadas… y nada de provecho.

Sí, te estoy echando la bronca ahora. ¿O es que piensas que lees Desencadenado para que te diga cosas como que emprender es maravilloso, que pronto llegarán los días de vino y rosas y que basta con que sigas tu pasión para que el universo conspire a tu favor? Pues no. Emprender es apasionante, pero emprender cuesta, y aquí es donde vas a empezar a pagar, con tu sudor. Vale, esta última frase no es mía y solo la entenderán los más viejos, pero aplica perfectamente.

¿Quieres de verdad crear una empresa? ¿No es una idea con la que juegas para sentirte bien contigo mismo y como válvula de escape para una vida que no te gusta? Entonces empieza a moverte YA. No a partir del lunes. YA. Plantéate unos objetivos para la semana que viene. Objetivos reales, que acerquen el momento en el que empezarás a cobrar. Si no lo has hecho todavía, empieza por hablar con tus clientes potenciales, comprueba que tienen el problema que tú quieres resolver y que están dispuestos a pagar para que alguien (tú) se lo resuelva. Comprométete contigo mismo a hacer 3, 5, 10 entrevistas la semana que viene. Haz un guión hoy mismo, no mañana. Y la semana siguiente, plantea otro objetivo. Un objetivo medible, que puedas saber sin engañarte si lo has cumplido o no.

Cada día, al principio de la jornada, pregúntate ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué problemas tengo que me impiden hacer lo que tengo planeado y cómo voy a resolverlos? Haz esto cada día, siempre, pase lo que pase. Al final de la semana, revisa los objetivos que te planteaste, analiza por qué no has hecho lo que te habías propuesto, y rectifica lo que haga falta para conseguir tener terminado lo que te propongas para la semana siguiente. Si hace falta, rebaja tu nivel de exigencia y tus objetivos para adecuarlos a tu capacidad real. Lo importante es que cada semana, sin perdonar una, hayas conseguido un avance concreto.

Si quieres que yo te eche una mano y te ponga tareas cada semana, apúntate a mi curso de creación rápida de empresas. Te voy a dar caña, te voy a poner tareas cada semana y vas a tener que echar horas. Si no tienes otra ocupación, al menos 8 horas al día. Pero te garantizo que al final de las nueve semanas que dura el curso, si lo sigues rigurosamente y haces lo que te propongo, hay una probabilidad muy muy alta de que estés ya facturando, aunque en este momento no tengas ni siquiera una idea definida de lo que puede ser tu negocio.

Si no quieres pagar por el curso, está bien, pero al menos busca la manera de responder ante alguien. Da cuentas de tus progresos a tu pareja, a tus padres, a tus amigos. Si nadie a tu alrededor entiende lo que estás haciendo, asiste a Iniciador y en lugar de dedicarte a charlar con gente sin ton ni son cuéntales cada mes tus progresos. Nada como la vergüenza de tener que decir a alguien a quien quieres o respetas que tampoco esta semana o este mes has hecho nada con tu proyecto para animarte a espabilar.

Al final, todo lo que consigas depende de ti. El entorno, el gobierno, los bancos, los inversores, los socios, la competencia, la economía global, los chinos… son condiciones de contorno. Tú tienes todo lo que necesitas para sacar adelante tu proyecto. No necesitas pensar más, ni esperar a que alguien te financie, ni que alguien te de una palmadita en la espalda y te diga que tu proyecto le gusta. Necesitas ponerte a trabajar ya, en serio, y de manera continua.

¿O quieres llegar a enero de 2014 con las manos vacías y los mismos sueños que sería estupendo que algún día se hicieran realidad?

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Procrastinación productiva

En una de las primeras entradas de esta serie expliqué lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importante que deberías estar haciendo. Esta es una tendencia que tenemos algunos, y es muy difícil de evitar.

Somos muy buenos engañándonos a nosotros mismos, y aunque sabemos que hay otras cosas que deberíamos hacer, podemos justificar fácilmente incluso dos horas perdidas navegando sin rumbo por Internet (necesito despejarme un poco y no va a ser tanto tiempo y además lo que me falta puedo hacerlo en media hora y seguro que en este sitio descubro nuevas ideas y…).

Si fuéramos seres racionales, usaríamos una lista de tareas priorizadas con estimaciones de tiempo y haríamos lo más importante que pudiéramos hacer en el tiempo disponible, y luego lo siguiente, y lo siguiente… Pero insisto, no somos seres racionales. Al menos, yo no lo soy.

Sin embargo, no todo está perdido para los procrastinadores. Si no vas a dejar de procrastinar, al menos puedes hacerlo de manera inteligente. Hay dos maneras en las que puedes aprovechar tu capacidad de autoengañarte en tu favor:

Haz otra cosa útil

Os recuerdo que el procrastinador no es perezoso. No deja de hacer lo que debe para tumbarse a la bartola, sino para hacer algo que no debe. Bien, si vas a procrastinar, al menos procura que al final del rato hayas conseguido algo.

Supongamos que tienes que hacer un informe trimestral, preparar una presentación y redactar una propuesta. El informe es para el viernes, pero no te motiva nada así que lo vas dejando. Seguro que acabarás haciéndolo e jueves por la tarde. En ese caso, en lugar de ver vídeos divertidos en YouTube o comprobar si están en Facebook cada uno de tus compañeros del instituto, puedes dedicarte a la presentación o la propuesta. Tu informe sigue sin progresar, pero al menos has avanzado en las otras tareas. Tal vez incluso consigas terminarlas.

Funciona. Aunque parezca increíble, el procrastinador está más que dispuesto a trabajar si eso le permite justificar el por qué no está haciendo lo que debe.

Crea prioridades falsas

Otra manera de engañarte a ti mismo es subir artificialmente la importancia de una tarea poco gratificante, pero que realmente no tienes que hacer en este momento, para procrastinar haciendo lo que sí debes.

Me explico. Supongamos que lo que deberías hacer es preparar el informe trimestral, pero no eres capaz de obligarte a empezar con ello. Plantéate entonces que tu tarea más importante es preparar la presentación. Agóbiate con todo lo que ello conlleva, empieza a pensar que en realidad puedes buscar los datos y las imágenes más tarde, explícate por qué justo ahora no tienes por qué ponerte con la presentación… y verás cómo el informe se hace más atractivo.

Tienes que hacer un pequeño esfuerzo para no caer en otras tareas “equivocadas”, pero la barrera para empezar con la que era tu tarea bloqueante se habrá reducido mucho. Parece increíble que uno se pueda engañar a sí mismo de una manera tan tonta, pero funciona. Ya que eres tan fácilmente manipulable, al menos aprovéchalo en tu beneficio.

Cambia tus hábitos

No todas las cosas que haces mientras procrastinas son igual de perjudiciales. Si te dedicas a jugar al buscaminas o al WOW, no estás haciendo nada bueno para ti. Pero si estás leyendo blogs, al menos hay una posibilidad de que aprendas algo útil.

Por eso una buena práctica es cambiar tus actividades inútiles o perjudiciales por otras más provechosas. Sigues sin hacer lo que debes, pero al menos haces algo que te servirá en el futuro. Algunas ideas: escribir un blog, leer blogs o noticias relacionadas con tu actividad profesional, hacer presentaciones en powerpoint, usar las funciones avanzadas de Office para hacer algo nuevo con un documento o una hoja de cálculo, leer noticias en inglés…

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Factores que condicionan tu productividad II


Como ya explicamos en la última entrega, el problema de la productividad con tareas “ingratas” es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen.

Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas más tentadoras que las tareas obligatorias. ¿Qué puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas?

  • Pon música entretenida. Aquí el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto…
  • Mantén un entorno de trabajo ordenado. Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el método “a bulto”. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo harás otro día, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar.
  • Ten todo a mano. Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar moviéndote cada vez que necesitas un lápiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos están escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegúrate que no puedes poner la excusa de “ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso mañana lo busco y me pongo…” Porque mañana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirás que te falta Y y tendrás otra excusa para no trabajar.
  • Trabaja en un entorno cómodo. Se trata de no añadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado frío, si la silla es incómoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes.
  • Haz descansos frecuentes. Aquí sí es de utilidad la técnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: “en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas” y esto sirva de motivación para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve también para hacer las tareas menos intimidantes: es más fácil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una mañana de papeleo.
  • Trabaja en un sitio público. Otra aplicación de lo de engañarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colócate a la vista de otras personas. Es mucho más difícil perder el tiempo viendo vídeos de gatitos en YouTube si sabes que te están mirando. Si trabajas desde casa, te merecerá la pena ir a un café o una biblioteca para trabajar. Verás cómo solo por demostrar que estás ocupado acabarás haciendo ese informe que tenías pendiente.
  • Usa un calendario o una lista en papel. Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfacción inmediata porque te ayuda a representar de manera gráfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todavía no has hecho.
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Engáñate a ti mismo


Como ya dijimos desde el principio de la serie sobre productividad para perezosos, una de las claves para mejorar nuestra productividad es partir de la base de que no somos seres racionales, sino monos un poquito mejorados que nos dejamos engañar con facilidad.

De modo que, ya que somos tan fácilmente manipulables (sí, querido lector, tú también), lo mejor es aprovechar esta circunstancia para engañarnos a nosotros mismos para bien. Al fin y al cabo, nos engañamos continuamente para hacer cosas que no nos convienen, así que esto no deja de ser una mejora.

Cambia tu humor

Estar de buen humor mejora tu rendimiento. Hay estudios que lo demuestran, y seguro que tu propia experiencia lo confirma. De modo que una manera fácil de mejorar tu productividad es mejorar tu humor. Y se puede hacer fácilmente:

Manipúlate con música. Si vas en coche a trabajar, o si puedes ponerte unos auriculares, ponte una selección de canciones que tengan buen ritmo y que sean estimulantes. Compás de dos por dos, marchas, melodías sencillas, letras positivas… Digo lo del coche o los auriculares porque funciona mejor si la música está a un volumen muy alto. Si las gaitas, las trompetas y los tambores conseguían que unos jóvenes marcharan decididos a morir o matar, bien pueden conseguir que tú te enfrentes a tus tareas con energía ¿no?

Pierde unos minutos viendo un vídeo gracioso. Guarda una selección de vídeos que te hagan reír, a ser posible de esos que tienen 2 o 3 golpes por minuto. Y pierde 10-20 minutos riendo antes de ponerte con una tarea difícil. Claro que esto es más fácil si trabajas desde casa que en un cubículo rodeado de colegas, pero puedes probar a ver el vídeo antes de ir a trabajar. El riesgo es quedarte demasiado tiempo con los vídeos, pero si los tienes descargados (no en YouTube) es posible controlarlo. Esos 10-20 minutos que pierdas con el vídeo los recobrarás con creces si tu trabajo requiere esfuerzo intelectual.

Por otro lado, la ira es un buen motivador. Ante tareas desagradables como reclamar facturas pendientes, trabajos de terceros, etc., lo que mejor funciona para evitar la tentación de dejarlo pasar y llamar en otro momento es enfadarte. Puedes hacerlo fácilmente: la música puede ayudarte también (algo de punk o metal), pero basta con que te pongas a escribir todo el perjuicio que te está causando la persona con la que tienes que hablar. Suelta lo que llevas dentro, vete calentándote, demuestra la amplia panoplia de insultos que enriquece tu vocabulario, y pronto estarás preparado para coger ese teléfono y no parar hasta que el interfecto acceda a cumplir con su compromiso.

Sobornos

Una manera clásica de conseguir que alguien haga algo por nosotros es hacer un regalito. Preguntad a constructores y concejales de urbanismo. ¿Por qué no aprovechar esta tendencia a corresponder al soborno para nuestro propio bien?

Uno de los problemas con la productividad es que muchas veces la recompensa a nuestro esfuerzo llega mucho después de realizarlo. Está estudiado que cuanto más tiempo pase entre la realización del esfuerzo y su recompensa, más difícil es conseguirlo. Por eso, lo mejor que puedes hacer es sobornarte a ti mismo: crea recompensas inmediatas, que te proporcionen satisfacción a corto plazo, cuando tengas que hacer tareas cuyo beneficio sea a largo plazo.

Por ejemplo, si estás elaborando un documento que te llevará 20 horas y debes entregar en diez días, puedes crear un premio si has trabajado en él dos horas en un día: comer un dulce, ver un capítulo de tu serie favorita, perder media hora en Facebook… cualquier cosa que te engañe y te acerque el disfrute de la recompensa.

Solo 5 minutos

¿No te ha pasado nunca que alguien te pide solo 5 minutos de tu tiempo y cuando te has dado cuenta le has dedicado varias horas? Seguro que desde el principio sabías no iban a ser solo “5 minutos”, pero esa forma de presentar la petición nos obliga a concederlos. ¿Quién va a ser tan ruin de no dedicar 5 minutos a un colega que necesita ayuda?

Ya que funciona tan bien, practica esta estrategia contigo mismo: cuando tengas que enfrentarte a una tarea que no te apetezca, pídete solo 5 minutos. Prométete que a los 5 minutos lo dejas. Si eres tan duro contigo mismo como para no dar más de esos 5 minutos, al menos has avanzado un poquito. Pero lo más probable es que, una vez rota la inercia, sigas otros 5 minutos más, y otros, hasta que acabes la tarea o al menos hayas avanzado de manera significativa. La inercia funciona en los dos sentidos: cuesta ponerse en marcha, pero una vez que estás también tienes que hacer un esfuerzo para parar.

Esta técnica funciona bien para tareas del tipo ordenar, archivar, clasificar… si te planteas archivar solo los primeros cinco documentos de la pila, una vez que has clasificado esos y el esfuerzo no ha sido tanto, ¿cómo no vas a seguir con otros pocos más?

Yes I can

La mejor manera de trabajar al máximo es creerte mejor de lo que eres. Creer en lo que estás haciendo, y creer que tú eres una persona excepcionalmente preparada para esa tarea. No importa que sea mentira, basta con que te lo creas el tiempo suficiente como para atreverte a dar lo mejor de ti mismo.

Si no lo habéis hecho hasta ahora, mirad este vídeo que Guardiola puso a sus jugadores justo antes de saltar al campo en una final. ¿Gladiadores? ¡qué absurdo! ¿no? Si no son más que futbolistas. Y sin embargo, funciona. Repito, somos muy fáciles de manipular. Si alguien nos dice que somos gladiadores y que nos jugamos el honor y la fama, nos comportaremos como gladiadores.

No hace falta que te hagas un vídeo como el del Barça. Pero háblate bien de ti mismo, créete que puedes y cuando tengas problemas, en lugar de tirar la toalla porque no puedes con ello, busca la manera de resolverlos.

Sobre todo, no seas cínico. El cinismo da la satisfacción a corto plazo de creerte más inteligente que los que te rodean, pero a la larga mina tus posibilidades de éxito, porque te das por derrotado antes de haber empezado la batalla. Ya sabes todo lo que va a ir mal, lo estúpidos y cortoplacistas que son los que te rodean, lo insensato de las peticiones del cliente…

Al contrario, explícate que cada proyecto es una aventura, que cada problema es un desafío, y que tú puedes enfrentarte a la aventura y triunfar sobre los problemas como nadie. Aunque al principio te cueste creértelo. Tú repítelo el tiempo suficiente, el número de veces suficiente, y acabará siendo verdad.

Cada vez que tengas dudas, mira este vídeo, y cree que tú también puedes. Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo.

Motivación

Cuando estamos pelando con el día a día es fácil olvidar el sentido profundo que nos ha llevado a hacer lo que hacemos. Si eres emprendedor y crees en lo que haces, seguro que tienes una motivación importante. Tienes un sueño que alcanzar. Pero la factura, el cliente, el proveedor, el problema técnico… todo eso va minándote y te hace perder fuerzas.

Procura tener a mano alguna cosa que te recuerde por qué te estás esforzando. Una foto de tu hijo, de tu pareja, del Ferrari que te vas a comprar cuando consigas tu objetivo o de la playa paradisíaca a la que te vas a ir de vacaciones… y cada vez que tengas la tentación de ceder, de dejarte llevar, mira esa imagen y recuerda por qué tienes que conseguir tu objetivo.

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Deberes y metas


Lo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista de cosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya está hecho, siempre sabremos qué tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comer al periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprar harina… enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una lista para el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como las prioridades o los “contextos” (si estoy en el supermercado o delante del ordenador, podré hacer cosas diferentes).

El problema de las listas es que son engañosas: tachar tareas de las listas nos da sensación de actividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al día y no ser productivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja como para contener docenas de tareas “vivas” en cualquier momento. Así que no se trata solo de identificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamos nuestro tiempo.

En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parámetros: importancia y urgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), para después manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.

Deberes y metas

Yo os propongo otra clasificación: deberes y metas.

Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendo carrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender un idioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer un ascenso si sale bien.

Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemos asignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboración en proyectos de colegas, tareas del hogar, elaborar informes repetitivos, etc.

Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que, en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situación. Pero hay además otro parámetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.

Suficientemente bueno

La chapuza está muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos para maximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, “pues esto con una manita de pintura ya se disimula”. En un mundo ideal, tal vez podrías realizar todas tus tareas lo mejor que sabes hacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tu lista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.

Y aquí es donde entra en juego la distinción entre metas y deberes. Para los deberes, basta con cumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que el objetivo de seguir en el mismo sitio esté asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas, en aquello que puede hacerte progresar.

Además de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificación sirve también para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los días deberías dedicar un tiempo a tus metas. Todos los días. Cuanto más mejor, pero al menos un par de horas. Es muy complicado, porque el mundo exterior está más interesado en que les ayudes con sus metas que en dejarte tranquilo con las tuyas.

Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Pásaselos a otros (pagando incluso, si es que te compensa), retrásalos, reduce tu participación, limita el alcance, pon excusas… aquí sí debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas hagan inevitable abordarlos. Como bonus, descubrirás con alborozo que si te resistes lo suficiente algunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sin haberles dedicado ni un minuto.

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Procrastinación y acrasia


Antes de empezar a ver qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal, conviene tener claros algunos conceptos. Hoy definiremos procrastinación y acrasia, que son muy relevantes para lo que queremos tratar.

Acrasia

Acrasia es la actuación en contra de lo que uno mismo cree que es lo mejor. Por poner un ejemplo claro: uno sabe que el tabaco es malo para su salud, y sin embargo fuma. Platón pensaba que esto de ir contra tu propio beneficio solo podía pasar como consecuencia de la ignorancia, pero lo cierto es que se equivocaba.

Platón creía (como creen los economistas clásicos) que las personas actuamos racionalmente. Nada más lejos de la realidad. Piensa en lo que has hecho hoy, desde que te has levantado, y analiza por qué has hecho cada una de esas cosas. Con seguridad, casi todo lo que has hecho ha sido:

  • Por hábito. Porque es lo que haces todos los días después o antes de hacer otra cosa.
  • Por defecto. Porque es la opción más a mano y más simple en ese momento.
  • Porque es lo que otros esperan que hagas.
  • Porque hacerlo es, en ese momento, la opción con menos consecuencias negativas inmediatas.
  • Porque tomaste una decisión hace tiempo y sigues siendo coherente con ella.

Apostaría algo a que en cada una de las decisiones que has tenido que tomar hoy, pequeñas o grandes, no has cogido un papel y has hecho una lista de pros y contras, o una análisis de Debilidades, Amenazas, , Fortalezas y Oportunidades.

Eso sí, si después alguien te pregunta, seguro que tienes una respuesta racional preparada. Y es que los seres humanos somos muy malos razonando, pero muy buenos racionalizando. Actuamos por impulso, por hábito, por convenciones sociales… pero nos gusta pensar que tenemos control absoluto sobre todos nuestros actos, y que actuamos siempre racionalmente según nuestros intereses, o incluso que somos tan altruistas que actuamos según los intereses de los que nos rodean.

Pero lo cierto es que está bien actuar por hábito o por seguir las convenciones sociales. Pensar racionalmente en los pros y contras antes de dar cada paso haría que nos fuera imposible hacer nada. Pero por un lado necesitas saber en qué casos te puedes fiar del hábito, de la costumbre, de la improvisación, de la convención social… y en qué casos debes pararte, reflexionar y tomar una decisión meditada.

Y sobre todo, saber cómo puedes aprovechar el hecho de que seamos irracionales para actuar de la manera más conveniente para nuestros intereses, y no con acrasia.

Procrastinación

La procrastinación es posponer nuestras tareas y obligaciones hasta un punto que se vuelve perjudicial para nosotros mismos. Es, por tanto, una forma de acrasia. No es exactamente holgazanería, porque el procrastinador no deja de cumplir con su obligación para salir de juerga o tumbarse a la bartola, sino que se dedica a lo secundario posponiendo lo obligatorio.

Por poner algún ejemplo: holgazanería es ver la tele cuando tienes un examen. Procrastinación es preparar un trabajo que tienes que entregar dentro de un mes cuando tienes un examen pasado mañana.

Si nuestro comportamiento fuera racional, la procrastinación no existiría. Tendríamos perfectamente categorizadas nuestras obligaciones según su prioridad, sabríamos las fechas de entrega de cada una de ellas y programaríamos nuestro tiempo para cumplir todo con eficacia.

Pero no somos racionales. Tenemos apetitos, preferencias, rechazos… y hay tareas que por diversos motivos nos resultan desagradables, mientras que otras son apetecibles. Puede ser miedo al fracaso, puede ser falta de motivación, puede ser que la tarea en sí sea desagradable.

Para muchas personas creativas, las tareas repetitivas son desagradables en sí mismas. Los emprendedores tienen a ser creativos, lo que hace que sea muy estimulante diseñar un producto, pero muy poco estimulante elaborar una declaración para Hacienda. Uno puede entender racionalmente que hacer la declaración es importante, y que no hacerla tendrá consecuencias negativas, pero es muy fácil encontrar motivos por los que justo ahora es preferible hacer cualquier otra cosa, que además queda mucho tiempo para presentarla, que se hace en un momentito, y que lo importante es hacer crecer nuestra empresa. Y se encuentra a unas horas de finalizar el plazo rebuscando facturas como un loco.

Cada vez que te haya pasado algo así, seguro que te has prometido a ti mismo que sería la última. Y sin embargo, tres meses más tarde la historia se repite. Y si no es con la declaración, es con una entrega de un proyecto. O con una entrada para tu blog que tienes casi terminada desde hace cinco semanas. O con cualquier otra cosa.

Porque no somos seres racionales. Podemos entender perfectamente las consecuencias negativas de la procrastinación, podemos incluso sufrirlas en nuestras propias carnes, y sin embargo seguiremos actuando en contra de nuestro propio bien. Porque somos extraordinariamente buenos dejándonos engañar, y el que mejor nos puede engañar es nuestro propio cerebro. Y en el momento clave en el que deberías dejar de dar la enésima vuelta al logo de tu empresa y ponerte a redactar un contrato, el maldito cerebro encuentra la manera de que hagas lo que te apetece y no lo que debes hacer, y además encuentra todas las razones necesarias para que tu conciencia quede tranquila.

En resumen, que cualquier método para mejorar la productividad personal tiene que tener en cuenta que no somos espíritus racionales que vivimos en un mundo ideal. Somos monos pelones que estamos dispuestos a dar una voltereta en cuanto alguien nos ofrece un plátano. Asumiendo esto, todo es mucho más fácil. Como veremos en cuando abordemos las técnicas, no se trata de razonar y desarrollar la fuerza de voluntad, sino de engañar al mono procrastinador que todos llevamos dentro.

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Por qué fallan los sistemas de productividad personal


Os voy a confesar que soy un perezoso. Sí, un tío que además de su trabajo “normal” escribe aquí dos o tres veces por semana, que ha publicado un libro, que va habitualmente a eventos como Iniciador, que crea cosas como Scrumbiz y que dedica horas a ponerlo en práctica… es un perezoso. Lo que sucede es que soy un perezoso fracasado. Un perezoso con aficiones que otros valoran. Un falso productivo.

Me explico.

Aviso: rollo autobiográfico (te lo puedes saltar si vas con prisa)

Todo empezó en el colegio. Yo sacaba buenas notas sin esforzarme, por lo que no desarrollé hábitos de estudio. Pocas veces en toda mi vida de estudiante dediqué más de una hora a hacer los deberes, y esas pocas veces cuando era algo extraordinario como escribir un cuento. Jamás estudié para un examen salvo el día antes.

Y como me iba bien y no perdía dos o tres horas haciendo deberes, dedicaba mi tiempo a cosas como leer mucho, leer revistas científicas, mirar cositas por el microscopio, jugar con el Quimicefa (el bueno, el que tenía experimentos divertidos)… Obviamente, con todo esto las notas mejoraban, pero yo no lo consideraba trabajo. Y la ventaja de leer mucho es que aprendes a leer rápido, y simplemente eso te hace mucho más eficiente.

Tener buena memoria ayuda, sobre todo si tienes una vida sencilla como la de estudiante. En mi época no había agendas escolares, de modo que teníamos que acordarnos de cosas como entregar las notas firmadas, si había que llevar un material para plástica, o la fecha del examen de matemáticas. Yo a menudo fallaba en esto, básicamente porque no apuntaba nada y mi cabeza estaba en otras cosas. Pero por lo general no había consecuencias negativas.

El problema es que en la Universidad, en algunas asignaturas al menos, había que estudiar. Y yo no estaba preparado. Así que suspendí un par de asignaturas, y tuve que programar mi esfuerzo para aprobarlas. Pero como fue algo excepcional, en general seguí sin hacer nada más que esperar a los dos o tres últimos días antes del examen, encerrarme a estudiar como un loco, y pasar a otra cosa una vez aprobada la asignatura. De nuevo, el hecho de no apuntar nada me jugó algunas pasadas como llegar a un examen justo cuando acababa de terminar.

Pero saqué la carrera, y como no le dedicaba mucho tiempo al estudio, podía dedicar muchas horas a programar (mi primer dinero lo gané con un jueguecito para el Spectrum que envié a una revista). Nuevamente, esto de la informática no era trabajo, y por supuesto no tenía ningún sistema para ser más productivo, ni en los estudios ni con los ordenadores.

Una vez en el mundo laboral, he compaginado un trabajo en horario completo con cosas como aprobar unas oposiciones, traducir un libro, escribir otro, desarrollar aplicaciones para pequeños negocios, dar clases en una universidad, escribir un blog… pero nuevamente sin método, confiando en mi memoria y simplemente dedicando tiempo a cosas que me apetecía hacer y que a mi no me sonaban como trabajo (aunque para otros lo fuera). Pero la vida de adulto es mucho más complicada que la de estudiante, hay que recordar muchas más cosas, las consecuencias de no cumplir con todas tus obligaciones son más serias, tienes menos tiempo libre y más presión para hacer más en ese tiempo…

Uno piensa que necesita aprovechar mejor el tiempo, y que sería fantástico tener una forma de no olvidar sus compromisos. Y entonces descubre los sistemas de productividad, hace algún curso de gestión del tiempo, investiga sobre el GTD, prueba herramientas, sistemas… y nada de esto funciona.

Por qué no funcionan los sistemas de productividad

Lo cierto es que para ser precisos debería decir por qué no funcionan con gente como yo: caóticos, con mil ideas y mil proyectos empezados, curiosos, vagos, acostumbrados a tener éxito con poco esfuerzo…

La clave es que todos los sistemas de productividad personal requieren disciplina. Clasificar los inputs según llegan, elaborar y mantener listas de tareas, etiquetar, crear proyectos y contextos que sirvan de base para las tareas, priorizar, consultar el sistema antes de hacer nada… todo esto requiere un esfuerzo y una disciplina que seguro que acaba rindiendo. Pero precisamente los que más necesitamos de la ayuda de un sistema de productividad personal somos los que carecemos de disciplina.

Aumentar la productividad aplicando GTD es como aprobar estudiando. Claro que lo consigues, pero no tiene gracia. Ojo, si eres de los que en el colegio o en la universidad era capaz de hacer esquemas de cada tema y de ponerse a estudiar dos horas cada día aunque no hubiera examen en el horizonte, entonces seguro que algo como el GTD te es muy útil. Puedes dejar de leer esto y empezar a seguir a José Miguel Bolívar.

Pero si eres un vago como yo, aplicar un sistema de productividad va a ser misión imposible. Podrías intentar cambiar. Hacer un curso, usar una de las infinitas aplicaciones de listas de tareas, comprar una agenda… pero la cruda realidad es que lo único que vas a conseguir es perder el tiempo investigando métodos, probando herramientas e intentando aplicar los últimos consejos que has leído por ahí.

Para que eso funcionara tendrías que cambiar radicalmente de forma de ser. No digo que no se pueda, digo que normalmente el esfuerzo es tan grande y la recompensa está tan lejos que lo normal es abandonar antes de haber conseguido resultados.

Por eso, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los que olvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qué se te va el tiempo, si tu idea de archivar un documento es echarlo en un cajón con otro montón de papeles… entonces sí que te interesa seguir la serie sobre técnicas de productividad personal que voy a ir explicando durante las próximas semanas.

Este es el plan (a un tema por semana)

Conceptos
Procrastinación y acrasia
Deberes y metas
La zona

Técnicas
Cambia tu humor
Condiciones externas (sueño, entorno, ruido)
Scrum for One
Engáñate a ti mismo
Procrastinación productiva
Herramientas

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Artefactos en Scrumbiz


He publicado en Scrumbiz una nueva entrega sobre los artefactos. De nuevo, hay diferencias respecto a Scrum. La fundamental es separar Goals (metas) de Chores (deberes). Los Goals equivalen más o menos a las historias de Scrum, los Chores los he creado para separar las tareas que construyen la empresa de las tareas que son inevitables pero que no ayudan a construirla.

Creo que junto a las malas previsiones financieras y al mal análisis del mercado uno de las claves en los fracasos a la hora de emprender es dedicar el tiempo a lo que no es importante. Y hay muchas cosas, desde hacer un plan de negocio a hacer unas tarjetas de visita, que nos hacen pensar que estamos trabajando pero que en realidad no nos ayudan a estar ni un centímetro más cerca de tener una empresa que esté vendiendo y ganando dinero con ello.

Al separar Goals y Chores al menos sabremos a qué estamos dedicando nuestro tiempo y si realmente estamos progresando.

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Tu peor enemigo puedes ser tú mismo

Un beneficio de ser emprendedor y no tener jefe es que nadie te dice lo que tienes que hacer. Pero esto tiene un reverso tenebroso: que nadie te dice lo que tienes que hacer. Y entonces aparece la tentación de procrastinar. Es decir, de posponer determinadas tareas para hacer otras menos importantes.

No es exactamente pereza, porque no se trata de “no hacer nada”. El problema es dejar de hacer cosas que tenemos que hacer, y dedicarnos a otras. Sin un jefe que nos recuerde nuestras obligaciones, es fácil encontrar algo mejor que contabilizar unas facturas, llamar a un cliente desagradable o cualquier otra tarea que no nos apetezca en el momento.

El problema es que el día a día del emprendedor no consiste sólo en desarrollar nuevas ideas, crear campañas de marketing glamourosas, diseñar una web moderna a la par que sencilla o animar a tus colaboradores a terminar la versión 0.2. Hay mucho papeleo, hay que tratar con gente desagradable, hay que controlar las finanzas, hay que estar al día con Hacienda y la Seguridad Social…

Y todo esto es fundamental para que la empresa funcione. Una idea genial, un equipo de desarrollo motivado, una ejecución impecable, un marketing perfectamente diseñado para llegar al mercado objetivo… de nada sirven si la empresa se queda sin recursos porque nadie prestó atención a la tesorería, o hay que pagar multas y recargos por no atender las obligaciones fiscales o nadie se encarga de la desagradable tarea de recordar a los clientes que tienen que pagar.

Si queremos tener éxito como emprendedores debemos ser capaces de trabajar a pleno rendimiento incluso en las tareas menos atractivas, sin distracciones ni aplazamientos indefinidos. Tal vez alguno de estos consejos te pueda venir bien. No pretenden ser un manual completo de cómo gestionar tu tiempo, sino más bien una serie de pistas para evitar los errores más obvios.

1. No juegues. Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar. Elimina los juegos de Windows o Ubuntu, no instales otros juegos, ni clientes de mensajería instantánea, ni mulas o torrentes, ni siquiera las aplicaciones para aprender mecanografía o el curso de inglés. Si necesitas estas cosas y ya las tienes instaladas, cómprate otro ordenador para trabajar. Salvo que te dediques al diseño gráfico, con un portátil de 600 euros tienes más que suficiente, y recuperarás rápidamente esa inversión en horas de trabajo ganadas.

2. Desconéctate. Un ordenador conectado a Internet es una tentación permanente: comprobar el correo electrónico, ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds RSS, responder a los comentarios en una red social, volver a comprobar el correo… Si no quieres verte así, y no puedes resistir la tentación, apaga el router. Fija unos momentos al día para hacer estas cosas (con un tiempo límite prefijado), y desconecta el resto del tiempo.

3. Aíslate. Pon el móvil en silencio, establece el intervalo de chequeo del correo electrónico en una hora y no en cinco minutos, apaga cualquier aviso automático de cualquier aparatejo. Y deja claro a los que te rodean que durante un tiempo no se te puede molestar. Un par de interrupciones a lo largo de una mañana pueden ser suficientes para arruinarla por completo si realmente necesitabas estar concentrado en resolver una cuestión difícil.

Cuando de verdad necesitas concentrarte, el mundo exterior puede esperar.

4. Llama tú primero. Si estás en un proceso que requiere concentración, una llamada telefónica puede hacerte perder horas de trabajo efectivo. Además de apagar el móvil, una estrategia que funciona en muchos casos es hacer todas las llamadas que tengas pendientes antes de ponerte a la tarea. De este modo evitas que sea la otra persona la que llame cuando a ella le conviene.

5. Separa trabajo y familia. No compruebes el saldo del banco a mitad de la mañana, ni dejes la facturación para buscar un billete de avión barato para las vacaciones. Y por supuesto no te dediques a hacer de recadero o gestoría en horas de trabajo “porque no tienes que darle explicaciones a nadie”. Dedica tiempos específicos a estas cosas, y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día.

6. Haz una lista. No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…

7. Ponte límites. A esas tareas que no quieres hacer, y que siempre retrasas, ponles una fecha límite. Si son muy complejas, divídelas en subtareas que no te lleven más de media hora, para evitar pensar eso de “ahora no tengo tiempo, cuando encuentre una mañana libre me pongo a ello…”. Una variante es ponerte citas contigo mismo, de manera que en tu agenda te aparezcan cosas como “miércoles 11:00-11:30 llamar a clientes morosos”.

8. Empieza. Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.

9. Planifica. Márcate un objetivo para el día: “tengo que haber hecho esto, lo otro y lo de más allá”. Al final del día, revisa lo que te habías propuesto y lo que has hecho, y si hay grandes discrepancias piensa en qué deberías cambiar.

10. Registra. Sobre todo al principio, anota a qué dedicas el tiempo y cuánto te lleva cada tarea. Aunque pueda parecer una carga adicional de trabajo, será fundamental tanto para establecer expectativas realistas con respecto a lo que puedes conseguir como para averiguar cuánto debes cobrar por tu trabajo.

11. Adelántate. Intenta ir por delante de tus obligaciones. Esperar al último día para presentar una declaración a Hacienda, o para entregar un trabajo a un cliente, conduce casi inevitablemente a obtener peores resultados. Además, si estás en el límite cualquier imprevisto puede impedirte cumplir con tus compromisos, y eso puede ser fatal para tu prestigio frente al cliente.

12. Delega. Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por tí. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hacer crecer y prosperar a tu empresa.

Creative Commons License photo credit: Dan4th

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Lo que mi hija de 7 años me ha enseñado sobre productividad

Mi hija pequeña es brillante. En casa decimos que, con su carácter y su determinación, llegará a Presidenta del Gobierno o acabará en la cárcel. Tiene su propia opinión y le cuesta aceptar las normas, lo cual puede ser positivo o negativo, según como encauce su vida. Pero nunca tiene problemas con los deberes del colegio: los hace rápido y bien. Observando como lo consigue, creo que podemos aprender algunas cosas de ella.

1. Tiene todo ordenado

Para ser sinceros, no exactamente ordenado. Su mesa a veces es un desastre, hay papeles, cuentas de colores con las que hace pulseras, muñecas, gomas para el pelo… Pero sabe perfectamente donde están las cosas que necesita para hacer sus tareas. El otro día, cuando le estaba corrigiendo unas cuentas, se dio cuenta de que no tenía la goma de borrar. Inmediatamente abrió un cajón y casi sin mirar sacó de él la goma. Sabía dónde estaba, y no perdió tiempo en buscarla.

Hay un orden estético, y un orden productivo. El orden estético es el que buscas para demostrar a las visitas (especialmente a la suegra) lo bien que mantienes tu casa. El orden productivo es el que te permite encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. A veces basta con saber en qué cajón están las cosas, y no es necesario tener un archivo clasificado en orden alfabético. Pero si tienes que interrumpir tu tarea cada dos por tres para buscar algo, perderás el flujo de trabajo y no serás eficiente.

2. Va por delante

Cada día tiene que hacer una página del cuaderno de cuentas, y ella lo sabe. Así que algún día en lugar de una hace dos o tres, y así va siempre con adelanto. Si un día no puede hacer los deberes, por cualquier cosa, no tiene ningún problema. Ya tiene hechos los de ese día y puede entregárselos a su profesora.

Esto puede ser realmente útil para evitarnos situaciones de estrés. Si adelantamos el trabajo que sabemos que tenemos pendiente, no se nos juntará con algo sobrevenido y más urgente.

3. Empieza pronto

Cuando tiene tarea para unos cuantos días, como en vacaciones, empieza a hacerla desde el primer día. Nunca le ha pasado llegar al último día antes de volver al colegio con tareas pendientes. Y es muy frecuente que las haya terminado mucho antes. Muchas veces se pone a trabajar por la mañana, hace unas cuantas tareas, normalmente más de las que corresponderían a un día, y tiene el resto del día apra dedicarse a lo que quiera, sin preocupaciones.

Cuando remoloneamos y nos resistimos a hacer tareas que no son “apetecibles”, no solo perdemos el tiempo, sino que dedicamos muchas energías a pensar en lo que deberíamos estar haciendo, y a autojustificarnos (“ahora no me viene bien por x, pero luego ya me pongo, y en realidad no tardaré tanto en hacerlo, así que puedo mejor hacerlo mañana, y tampoco es tan prioritario…”). Coger el toro por los cuernos, y quitarnos de enmedio lo que nos apetece menos nos libera para dedicarnos después plenamente a lo que nos llena más.

4. Se centra en lo que está haciendo

Sus hermanos mayores dedican mucho más tiempo, no solo porque tengan tareas más difíciles, sino porque se distraen con mucha más facilidad. Pueden estar una hora delante de sus tareas, y ser productivos menos de la mitad de ese tiempo. Ella se sienta y rara vez dedica más de 20 minutos, pero esos 20 minutos está concentrada y resolviendo sus tareas, sin perder ni un minuto.

5. No trabaja cuando no va a estar concentrada

A veces se pone a trabajar y ella misma se da cuenta de que no va a ser productiva. En esos casos, si tiene algo sencillo lo hace, y si no simplemente se levanta y se pone a jugar. Como va por delante, puede permitirse el lujo.

A veces, nos empeñamos en forzarnos a hacer algo cuando ni nuestro cuerpo ni nuestra mente nos permiten hacerlo de manera eficiente. No se trata de autoengañarnos ni de utilizar esto como excusa para no hacer las cosas, pero si realmente vamos a sufrir durante horas con una tarea para hacerla mal y tarde, es mejor dejarla para otro momento. Si hemos sido sinceros con nosotros mismos, no vamos con retraso y sabemos que cumpliremos al día siguiente, podemos tener la conciencia tranquila, y disfrutar de lo que hagamos su lugar.

Creative Commons License photo credit: tomsaint11

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