Desencadenado

Como crear tu empresa: información para emprendedores, real como la vida misma.

No esperes mucho de este blog

Al menos, en los próximos días. A principios de septiembre me propuse conseguir un ritmo de un post diario, y llevo dos meses así, y creo que he sido capaz de aumentar la cantidad sin que descienda mucho la calidad.

Pero ayer tuve un problema personal que aunque espero que no sea grave, es probable que me aparte del ordenador casi todo el día al menos durante una semana. Así que muy a mi pesar, no creo que escriba mucho por aquí.

Mientras, aprovecho que en Linkedin han abierto algunas “aplicaciones” que enlazan con otros servicios web para recomendaros unas presentaciones de José Cabrera. José es un sabio. Una de esas personas con las que da gusto conversar, porque hablan de lo que saben, y saben mucho. Yo no sabía que había colgado algunas presentaciones en Slideshare, pero resulta que es el único de mis contactos en LinkedIn que tiene presentaciones (o que se ha instalado la aplicación que conecta LinkedIn con Slideshare).

Para abrir boca, incluyo una de las presentaciones aquí mismo, y desde ella ya podéis ir a su perfil en Slideshare y ver el resto.

Aprende a contar cuentos


Como ya he comentado alguna vez. lo mejor para aprender a hablar en público es practicar siempre que tengas oportunidad. Y si no la tienes, buscarla. Una de esas oportunidades puede ser el taller de cuentacuentos que organiza evoluziona en Madrid, los días 8 y 9 de noviembre.

Yo he contado cuentos a mis hijos desde hace años (primero al mayor, luego al mediano y ahora a la pequeña), siempre improvisando. Quiero decir que empiezo el cuento con un personaje (en el caso de mi hija, suele ser una princesa) y voy improvisando la historia mientras la cuento. Debo haber contado así cientos de cuentos, todos diferentes.

Es una técnica excelente para practicar el hablar en público, porque te obliga a ir pensando por anticipado lo que va a ocurrir en la historia mientras hablas, con lo que haces una estupenda gimnasia mental.

Hacer una presentación exitosa pasa necesariamente por contar una historia, así que es una buena idea que alguien te enseñe a contar historias. Incluso si no hablas en público, pero eres comercial, necesitas saber contar historias. La forma más eficaz de convencer, unos cuantos siglos después de Homero, sigue siendo a través de cuentos, no mediante razones o datos.

Si tienes la posibilidad de dedicar dos días en Madrid a aprender a contar cuentos, los 120 euros que cuesta la inscripción serán un dinero bien invertido.

Creative Commons License photo credit: NickPiggott

9 Consejos de Seth Godin para hacer mejores presentaciones

Seth Godin escribe sobre como hacer presentaciones que provoquen un efecto en la audiencia. Estos nueve consejos no son reglas inmutables, pero deberías tenerlos en cuenta antes de abrir el Powerpoint para preparar tu presentación:

1. No uses Powerpoint. La mayor parte del tiempo no es necesario. Powerpoint te distrae de lo que de verdad necesitas hacer… mirar a la gente a los ojos, contar una historia, decir la verdad. Hazlo con tus propias palabras, sin artificios y con claridad. Hay veces que Powerpoint es útil, pero elígelas cuidadosamente.

2. Usa tu propia fuente. Visita Smashing Magazine y compra una fuente de uno de sus sponsors o coge una de las que ofrecen gratis. Pide a tu soporte técnico que te enseñe a instalarla y úsala en lugar de las fuentes que vienen en tu ordenador. Esto es como vestirse mejor o tener una tarjeta de visita más bonita. Es sutil, pero funciona.

3. Di la verdad. Con esto no quiero decir, “no mientas”, (eso se da por supuesto), quiero decir “no te escondas”. Se extremadamente directo en por qué estás aquí, qué me vas a vender (estás aquí para venderme algo, ¿verdad? Si no, por favor no pierdas tu tiempo ni el mío). Puede ser una idea, o un presupuesto, pero sigue siendo vender. Si, al final, no se qué estás vendiendo, has fracasado.

4. Paga por palabras. Este es el trato: deberías poner 5$ en el fondo del café por cada palabra en la transparencia que más palabras tenga de tu presentación. 400 palabras te cuestan 2.000$. Si fuera así, ¿usarías menos palabras? ¿muchas menos? Lo he dicho antes, pero necesito decirlo de nuevo: las palabras son para lso informes. El Powerpoint es para las ideas. Si tienes viñetas, por favor, por favor, por favor usa solo una palabra en cada punto.Dos si es imprescindible. Tres nunca.

5. Consigue un mando remoto. Yo siempre uso uno. El mío desapareció hace un par de semanas, y tuve que presentar sin él. Me vi en vídeo y odié el hecho de perder todo ese contacto visual. Es dinero bien gastado.

6. Usa un micrófono. Si estás presentando a más de 20 personas, un micrófono de solapa cambia tu postura y tu impacto. Y si estás presentando a más de 300 personas, usa iMag. Esto pone tu cara en la pantalla. Deberías tener una segunda pantalla para tus transparencias. Cambiar entre una y otra es un truco de productores incompetentes que ahora unos pavos pero es cutre. Si 400 personas están dispuestas a pasar una hora escuchándote, alguien debería estar dispuesto a gastar unos pocos dólares en hacer que la presentación funcione bien.

7. Asegúrate de que has traído tu gran idea. No merece la pena hacer una presentación para una idea pequeña, o para un presupuesto, o para dar un informe trimestral. Para eso están los informes. Las presentaciones implican montar un show, ir al escenario y actuar. Así que ¿cual es tu gran idea? ¿es suficientemente grande? ¿de verdad?

8. Demasiado impactante como para tomar apuntes. Si la gente esta haciendo liveblogging, twiteando o escribiendo lo que dices, me pregunto si tu presentación es todo lo que podría ser. Después de todo, podrías haber ahorrado a todos el esfuerzo y haber blogueado o tomado notas por ellos, ¿no? Nos han entrenado desde pequeños a sustituir el prestar atención por tomar apuntes. Es una pena. Tus acciones deberían demandar atención (pista: las viñetas demandan tomar apuntes. En cuanto pones viñetas en la pantalla, estás anunciando “escribe esto, pero no hace falta que atiendas”). La gente no toma apuntes cuando va a la ópera.

9 ¡Corta! ¿de verdad necesitas una hora para la presentación? ¿veinte minutos? La mayor parte del tiempo, la respuesta correcta es “diez”. Diez minutos de grandes ideas impactantes con grandes imágenes y grandes letras y pocas palabras y pensamientos que asusten e informaciones deslumbrantes. Y después, y después, pasa el resto del tiempo hablándome. Interactuando. Respondiendo preguntas. Liderando un debate.

La mayoría de las presentaciones (y he visto muchas) son absolutamente horribles. No son horribles porque no estén diseñadas por un profesional, son horribles porque están realizadas por alguien que oculta lo que vino a decir. La nueva tendencia de retocar tus transparencias con un diseño gráfico caro no soluciona el problema, lo empeora. Dame en cambio un aficionado entusiasta, por favor.

Creative Commons License Photo credit: Jarkko Laine

Duarte rehace una presentación de Guy Kawasaki


Impresionante. Guy Kawasaki, que es un presentador excepcional, habla con la gente de Nanci Duarte, y en un ratillo le transforman su presentación “Art of Innovation”.

Ved primero la presentación de Kawasaki, y luego lo que han hecho con ella. Para el que no lo sepa, Nanci Duarte es, entre otras cosas, la responsable de la presentación sobre cambio climático de Al Gore.

¿Merece la pena pagar para que alguien te diseñe una presentación así? La verdad es que si vas a usarla a menudo, como hacen Kawasaki o Gore, o si vas a usarla en un evento importante, sí merece la pena gastar dinero en tener una presentación extraordinaria, que refuerce tu mensaje. Por ejemplo: si eres una gran empresa que se gasta una pasta en una junta de accionistas ¿no podrías gastar algo más en que el mensaje que quieres transmitirles les llegue nítido y reforzado?

Más complicado es el caso para una empresa pequeña. Está claro que no puedes permitirte contratar a Duarte pero ¿merece la pena que alguien te diseñe una plantilla de PowerPoint? ¿Hay empresas o profesionales que lo hagan correctamente (no pido algo excepcional como lo de Kawasaki) a un precio asequible para una PYME?

Qué hacer después de la presentación


¿Creías que habías terminado al volver a sentarte después de terminar de hablar? Pues casi, pero todavía no. Todavía te falta cerrar el evento. Para ello:

- Lleva abundantes tarjetas de visita y un bolígrafo para apuntar nombres, emails o teléfonos de los que no lleven. Probablemente conocerás a muchas personas en el evento, así que es importante tener un registro posterior.

- Saluda y felicita a los otros ponentes.

- Algunas personas se acercarán a comentarte lo que les ha parecido tu presentación. Aprovecha para hablar con ellos y que te expliquen qué les ha gustado más.

- Si alguien te ha pedido información, coge su tarjeta y anota lo que quiere.

- Responde a los correos y envía la información que te han solicitado. Muchas veces no requiere apenas esfuerzo, sino simplemente apuntar un par de enlaces o adjuntar un documento que hayas utilizado para la presentación.

Y ya está. Si pasas por la experiencia, verás que no ha sido tan difícil, y que has conseguido muchas cosas:

- Varios clientes potenciales y/o contactos.

- Tanto el proceso de elaborar la presentación como los comentarios de los asistentes te han hecho aprender más sobre el tema del que has hablado.

- Has empezado a desarrollar tus habilidades como comunicador.

- Has superado un reto personal, y ahora eres capaz de hacer algo nuevo, o mejor.

¿Ha merecido la pena? Pues prepárate para la siguiente oportunidad de hablar en público, porque será todavía mejor.

Presentaciones. Durante la ponencia


Antes de empezar, comprueba que todo funciona.Cuando llega por fin el momento de ponerse frente al auditorio, a muchas personas les entra pánico. Ese miedo es el que a muchos les lleva a rechazar la oportunidad de hablar en público. En realidad, el miedo aparece solo porque se trata de una situación extraña, a la que no estamos acostumbrados.

Así que la solución es evidente: para evitar el miedo a hablar en público, lo que hay que hacer es hablar en público. Una y otra vez, hasta que sea para ti una situación habitual. Claro que si la experiencia es desagradable, repetirla puede hacer que genere todavía más rechazo, así que lo mejor es practicar en entornos “amigables”, donde no exista el factor de “fracaso”.

Hay muchas oportunidades así. Por ejemplo, puedes participar en Iniciador, donde tienes la oportunidad de soltar un “minidiscurso” de uno o dos minutos. En Estados Unidos hay unos grupos llamados Toastmasters, en los que se reúne gente para practicar sus habilidades oratorias. Incluso puedes apuntarte a un grupo de teatro aficionado. Cualquier cosa que te permita acostumbrarte a hablar delante de más de diez personas.

En cualquier caso, al principio los nervios serán inevitables. Hay algunas técnicas que pueden relajarte y que puedes practicar incluso cuando estás a un minuto de empezar:

  • Respirar hondo muy despacio de tres a cinco veces.
  • Mover los dedos de los pies.
  • Cerrar los ojos (sin hacer fuerza en los párpados).

Antes de empezar, comprueba que todo funciona. Especialmente, si tienes que hacer una demo, poner un video o cualquier cosa que requiera que funcione el sonido, la conexión a Internet o similares. Saber que todo está bajo control te ayudará a relajarte.

Aprovecha el tiempo antes de empezar, pero cundo ya estás en el escenario, para ver al público. Busca dos o tres personas que conozcas o que te caigan bien. Idelamente, que estén ubicadas en distintos puntos de la sala.

Si es posible, levántate. No te refugies detrás de una mesa o de un atril, porque eso crea una barrera entre tú y el público. Usa un ratón especial como este de Logitech, para poder moverte libremente, sin tener que acercarte al ordenador a dar una tecla cada vez que quieres avanzar. Además, si tu problema es que no sabes qué hacer con las manos, ya tienes algo que manipular.

Si te impone el público, céntrate en las dos o tres personas que has visto antes, o en cualquiera que te siga con más atención y con actitud más relajada. Y sí, siempre hay alguien así, que te ríe los chistes y que asiente cuando dices algo importante. Lo que no debes hacer nunca es huir del público y fijar tu vista en el fondo de la sala, por encima de sus cabezas, o peor aún, en el ordenador con el que estás haciendo la presentación.

Procura “hablar” con el público. Salpica tu intervención con preguntas, haz referencias a sus circunstancias si son comunes y las conoces, y en general procura hablar como si lo hicieras delante de unos amigos o compañeros de trabajo, y no delante de decenas de desconocidos.

Las transparencias te ayudarán a “soltarte”, si las has elaborado siguiendo los consejos del post anterior. Si no puedes usarlas para leer el contenido te verás obligado a improvisar tus propias palabras, y tu presentación será mucho más ágil.

Nunca excedas el tiempo que tienes prefijado. Uno de los temores de los conferenciantes primerizos es no llenar el tiempo, pero normalmente suele suceder lo contrario. Poca gente termina antes de tiempo, así que casi todas las jornadas van acumulando retrasos. Si por alguna extraña razón tu presentación efectivamente es más corta de lo previsto en cinco o diez minutos, a nadie le va a importar.

Es más, si el tema es interesante y tu presentación es buena, los más interesados procurarán hacerte preguntas para saber más. Si por el contrario tu presentación es aburrida, al menos se agradecerá que sea corta. No hay nada más insoportable que un pelmazo que lleva media hora aburriéndote y que a las súplicas del moderador responde “sí, ya termino, solo una cosita más…”.

Como crear presentaciones para funcionarios


He subido a Slideshare un “curso rápido de presentaciones para funcionarios“.

A lo mejor me he excedido un poco, pero es que la semana pasada sufrí cuatro horas de presentaciones en unas jornadas de administración electrónica.

La mejor (sin valorar la mía, que también era mejorable) fue la de un abogado que no usó ni una sola transparencia. Eso sí, sabía un huevo de lo que hablaba, y lo hacía bien.

En fin, por si acaso le sirve a alguien como guía de lo que no hay que hacer, aquí tenéis el “curso”:

Como usar PowerPoint en tus presentaciones


En estos tiempos que corren, parece que todo el mundo ha aprendido a hacer presentaciones con el mismo profesor. Por lo que se ve, en esa escuela de presentaciones lo primero que enseñan es que para dar una charla lo más importante es el PowerPoint. Sin un buen montón de transparencias detrás poca gente es capaz de hablar en público.

Por supuesto, un programa como PowerPoint (o su equivalente libre y gratuito OpenOffice Impress) puede ayudarte. Pero también puede ser letal para tu objetivo de conmover a la audiencia. Y es que el PowerPoint mal manejado puede ser más peligroso que una ametralladora en manos de un chimpancé espídico.

Afortunadamente, hay muchos recursos en Internet para aprender a crear transparencias que apoyen tu mensaje en lugar de destruirlo.

Además, tampoco es tan difícil crear presentaciones impactantes, que refuercen la idea que quieres transmitir y que dejen al auditorio con ganas de saber más acerca de lo que les has contado. Basta seguir unas reglas básicas y unos pocos consejos.

Reglas

  • Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir la siguiente regla.
  • No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.
  • Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.
  • Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.
  • No uses efectos de transición. Que las transparencias entren haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en PowerPoint, más bien al contrario.

Consejos

  • Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia.
  • Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados…
  • Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias.
  • Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit.
  • Limpia las transparencias. Demasiada información en una transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes, para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está basado en hechos.

Como hacer mejores presentaciones

¿Tienes que hablar delante de un público? Estupendo, enhorabuena y aprovecha la oportunidad. Sal, explica tu mensaje con claridad y convierte a los asistentes en creyentes. Hablar en público es fantástico: en lugar de ir convenciendo uno a uno a tus interlocutores, tienes la oportunidad de hacerlo de golpe con decenas de personas. Media hora de esfuerzo, y el efecto es el mismo que si hubieras hecho 20, 50 o 100 visitas. Cuando termine el evento, prepara tus tarjetas de visita, tu agenda y empieza a anotar citas.

Claro que también puedes estropearlo todo. Que la única conclusión de tu público es que eres un pelmazo inaguantable, y que en solo media hora te hayas cerrado 20, 50 o 100 puertas. Que su mayor deseo mientras hablas no sea saber más acerca de lo que estás contando, sino que termines de una vez.

Alguno pensará “claro, ya me gustaría a mí ser Steve Jobs y que mis charlas fueran un espectáculo en sí mismas. Pero me llamo Juan López y no tengo una supermegapantalla ni dotes de comunicador ni iPhones que enseñar.”

Bueno, como todo, a hablar en público se aprende. Habrá quien nazca con habilidades, pero para el común de los mortales hablar en público es como andar en bicicleta. Al principio es desagradable, da miedo y vas con las rodillas y los codos llenos de arañazos. Pero cuando le pillas el truco, empiezas a pedalear sin pensar en las caídas y te relajas, acabas por disfrutar mucho de la experiencia.

La buena noticia es que hay cosas que puedes hacer para acortar el aprendizaje y conseguir hacer mejores presentaciones en menos tiempo. Sería muy largo ponerlas todas aquí, de modo que haré una serie de posts con lo más importante. Os adelanto los temas:

  1. Antes de empezar. Cómo preparar tu charla.

  2. La trampa del PowerPoint

  3. Cómo conseguir que tus transparencias te ayuden

  4. Llegó el día D

  5. Durante la presentación

  6. Después de la charla.

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