¿Has pensado en dónde vas a montar tu empresa? Mientras estás empezando, probablemente solo, puedes hacerlo desde casa, pero cuando ya te lanzas necesitas una oficina.

¿O no?

Evidentemente, hay actividades que requieren un local. Si montas un taller, un comercio, un restaurante, necesitas un local con ciertas condiciones. Pero otras muchas empresas son de las que requieren una “oficina”. Ya sabes, un sitio con mesas, despachos y salas de reuniones al que llegas a primera hora de la mañana y del que te vas a última hora de a tarde, de lunes a viernes.

Aunque vayas a contratar personas, aunque te asocies con otros para trabajar juntos, debes meditar mucho antes de decidir que necesitas una oficina.

Primero, por lo que ya hemos hablado de los costes fijos. Una oficina supone que tienes unos cientos de euros inmovilizados en una fianza, y que te has comprometido a pagar cada mes una cantidad fija. Pero además asumes gastos fijos de limpieza y de suministros, si no están incluidos en el alquiler. Todo esto, vendas o no vendas, ganes o no ganes.

Después, porque poner en marcha una oficina e va a llevar mucho tiempo y esfuerzo: viajes a IKEA o a tiendas de muebles de segunda mano, contratación de suministros, instalaciones, decoración… Aunque ahorres en todo y el dinero que eso suponga no sea mucho, sí son muchas horas dedicadas a tareas que no hacen avanzar ni un milímetro a tu empresa. Y al principio necesitas cada gota de energía para impulsar y proteger a tu frágil embrión de empresa.

Por último, la oficina te ata a una forma determinada de hacer las cosas. Empiezas a controlar el horario de tus empleados porque es más fácil que controlar su productividad, por ejemplo. Tienes reuniones que no son productivas, a las que asiste gente que no aporta nada, simplemente porque todos los asistentes están ya en la oficina y tienen que estar allí unas cuantas horas más. Te acostumbras a trabajar desde la oficina, lo que supone no tener recursos cuando estás viajando o estás en un cliente. Te acostumbras a permanecer ahí al menos ocho horas, aunque no estés haciendo nada productivo y aunque eso no evite quedarte hasta las tantas cuando hay un pico de trabajo…

En resumen, trabajas casi exactamente igual a como lo hacían nuestros bisabuelos a principios del siglo XX. Tal vez con un poco de email que sustituye a algunas comunicaciones por carta o telefónicas. Pero pocas diferencias sustantivas. Esto no tiene sentido en un mundo hiperconectado.

Piensa si puedes trabajar de una manera más imaginativa. Si cada uno puede trabajar desde casa, y reunirte periódicamente con tus colaboradores en una sala de reuniones de un centro de negocios (10-20 €/ hora, según el sitio y el número de personas). Es posible que incluso te resulte mejor hacerlo en una cafetería. Greg Olsen, fundador de CogHead, batizó como “Beduinos” a las startups que funcionan como nómadas, normalmente desde Starbuks o similares:

Una empresa podría operar como una especie de clan neo-beduino; con trabajadores como una tribu nómada errante que lleva portátiles y móviles y que puede establecerse allí donde haya una conexión a Internet, sillas, mesas y una fuente de cafeína.

Si de todas maneras crees que tu empresa requiere que trabajen en ella un grupo de personas que tienen que actuar como equipo frecuentemente, y por tanto necesitan un cuartel general, plantea así tu oficina. No asignes sitios fijos a nadie (ni siquiera a ti mismo). Prepara espacios en los que se favorezca la colaboración, el trabajo en equipo y el intercambio de información. Deja algún espacio cerrado para trabajar concentrado, o para tener reuniones privadas. Así necesitas mucho menos espacio que si cada persona tiene una mesa fija, y aprovechas mucho mejor los recursos.

Olvídate de los horarios: da libertad a tus empleados para que vayan a la oficina cuando necesiten trabajar con otros, y que se queden en casa cuando sea más conveniente. Eso supone, evidentemente, saber exactamente qué pides de cada uno de ellos y que ellos sepan lo que se espera de cada uno. Supone también invertir en tecnología para que estén conectados, pero actualmente portátiles, móviles y comunicaciones son mucho más baratos que metros cuadrados de oficina.

Supone también que no puedes contratar a cualquiera. Muchas personas necesitan tener a un jefe echándoles el aliento en el cogote para ser productivos. Simplemente, no pueden asumir la responsabilidad de sacar adelante su trabajo sin una supervisión estrecha. No puedes contar con este tipo de gente, porque se tomará la libertad como permiso para no hacer nada. Pero a cambio, puedes tener la oportunidad de contratar a gente realmente motivada y responsable que agradezca que se le trate como a un adulto.

No se trata de ciencia ficción. Hay empresas que ya lo están haciendo. E incluso es cada vez más frecuente que empresas tecnológicas tengan desarrolladores contratados en cualquier lugar del mundo. Miguel de Icaza comentaba en un congreso de Hispalinux cómo localizó por Internet a un tipo brillante, con el que le interesaba colaborar, pero que le llamó la atención que se comportara como un adolescente… ¡hasta que descubrió que tenía 16 años!

En cualquier caso, antes de empezar a buscar alquileres de oficinas por ahí, puedes valorar otras alternativas. Es posible que tengas algún vivero de empresas cerca. Si creas una SL, es posible que consigas una oficina, no muy grande, pero sí muy barata. Aunque tengas que esperar meses, puede merecer la pena. Y ahora, con la crisis, a muchas empresas les sobra espacio. Puedes intentar subarrendar una parte (es algo habitual en profesiones liberales como abogados o arquitectos, que comparten espacio y gastos). Si estás en Madrid, en Garage 30 pueden ayudarte.

Insisto, cualquier cosa con tal de reducir los costes fijos que supone una oficina.

photo credit: timsamoff