Después del asunto de la idea de negocio que tratamos hace un tiempo, el siguiente error que puede hacer fracasar tu empresa es equivocarte en la financiación. Para evitaros alguno de los disgustos que yo me he llevado en este asunto, aquí van estos 10 consejos:

1. Haz una planificación financiera

Deberías tener una previsión de ingresos y gastos con detalle de un mes durante el primer año, y trimestral para los dos o tres siguientes. Sí, ya se que la adivinación del futuro es una ciencia que no ha progresado mucho desde que a Julio César le pronosticaban el resultado de sus batallas mirando las tripas de un ganso. Pero esta planificación no se hace para ver cuánto vas a ganar, sino para saber cuánto vas a gastar.

Si haces una planificación tendrás que analizar tus costes de producción, los costes de personal, calcular cuáles serán tus gastos de marketing, los costes asociados a cada venta… y te entrarán sudores fríos al pensar de dónde vas a a sacar dinero para pagar tanto.

Eso es bueno, porque la otra opción es que te encuentres con esos costes con la empresa ya lanzada, y por tanto con mucha menos capacidad de maniobra.

2. Calcula cuánto dinero necesitas para arrancar

Una vez que conoces tus gastos mensuales, plantéate que no tendrás ingresos al principio. En función de la duración de tu ciclo de venta, ese tiempo puede ser unas semanas o unos meses. Aunque vayas a abrir un negocio en el centro comercial más visitado de tu ciudad, eso no significa que el primer día entrará la gente a quitarte de las manos todo lo que vendes. Ponte en la situación peor, y piensa que pasará si el primer mes vendes un 10% de lo necesario para cubrir costes. ¿puedes seguir el mes siguiente? ¿y el siguiente?

Analiza la época del año (y todas las empresas tienen una cierta estacionalidad). ¿Merece la pena abrir en Junio, sabiendo que tienes que pagar sueldos y alquileres en Agosto?

Piensa también que vender no significa cobrar. En determinados negocios, pueden pasar meses desde que vendes algo hasta que consigues cobrarlo. Y muchas veces vender significa incurrir en costes, que tardas un tiempo en recuperar. Sería muy triste tener que cerrar tu negocio porque no tienes pulmón financiero como para soportar el coste asociado a tus ventas.

3. Ahorra en la oficina

¿De verdad necesitas una oficina desde el primer día? Sí, es emocionante abrir la puerta de tu empresa recién estrenada y contemplar los puestos de trabajo perfectamente equipados con sus muebles nuevos. Pero piensa que a final de mes pagarás por ello.

En muchos negocios los clientes no quieren ir a tu oficina, sino que esperan que tú vayas a verlos. Si es tu caso, puede ser mucho más rentable contratar un servicio de oficina virtual en un centro de empresas y pagar una sala de reuniones solo cuando la necesites. Ventaja añadida: no pierdes el tiempo en decorarla ni amueblarla, y el tiempo también es un recurso escasísimo.

4. Ahorra en todo lo que no afecta directamente a las ventas

Tu prioridad, al principio, es conseguir clientes. Y eso supone gastar en marketing y en la propia venta. En eso es en lo único en lo que no puedes ser cicatero. Pero ahorra en todo lo demás.

No es necesitas el último modelo de móvil con PDA y GPS, puedes usar el que te regalará la operadora. Y probablemente puedes encontrar ordenadores de segunda mano perfectamente utilizables por la mitad de precio que uno nuevo.

Cuando empiezas tienes un capital inicial, que probablemente te parecerá más que suficiente para arrancar. Piensas: “seguro que ahorrar 500 euros en un ordenador no es tan importante”. Analiza tu margen, y calcula cuánto tienes que vender para ganar esos 500 euros. ¿Tu margen es de un 10%, por ejemplo? Entonces tendrías que vender 5.000 euros para ganar esos 500. ¿Merece la pena?

5. No te pongas sueldo

Al principio, no vas a tener beneficios, así que tendrás que aportar dinero en lugar de retirar beneficios. Si te pones un sueldo, estás sacando dinero de un bolsillo para meterlo en el otro. Pero además, te dejas una buena parte en el camino, que va a parar a Hacienda y la Seguridad Social. Si eres administrador de tu empresa, la ley te obliga a hacerte autónomo (y a pagar por ello a la Seguridad Social). No pagues otra vez a la Seguridad Social por el sueldo. Y no vuelvas a pagar IRPF otra vez por un dinero que ya era tuyo.

El problema puede aparecer cuando hay socios capitalistas (que solo ponen dinero) y otros que trabajan (pongan o no dinero). Incluso en ese caso, es preferible acordar unos sueldos “ficticios” durante un tiempo, y que ese dinero que no van a cobrar los socios trabajadores cuente a la hora de asignar participaciones en la empresa como si fuera capital aportado.

6. Protégete de los descubiertos

En muchos negocios hay un desfase entre los ingresos y los gastos. Y cada trimestre hay que pagar al Estado. Eso puede suponer que, en un momento dado, nos encontremos sin dinero en la cuenta y con gastos que afrontar. No pagar a Hacienda a tiempo supone “simplemente” un recargo, pero imagina el efecto que tendría en tu empresa no pagar una nómina, aun sabiendo que hay un dinero que entrará en unos días.

Si tu negocio es así, protégete de los descubiertos nada más empezar. Abre una cuenta de crédito con capacidad para aguantar al menos el pago de todos los gastos de un mes. Al principio, tu banco probablemente se limitará a pedirte un aval y te lo concederá sin mucho problema. Pero si intentas acercarte a pedirles el crédito cuando ya estás en números rojos, verás cómo el director de tu oficina deja de ser ese señor tan simpático para convertirse en un ogro feroz.

7. No cuentes con lo que vas a cobrar

En contabilidad, hay un principio que establece que los gastos se contabilizan cuando se contrae la obligación, pero los ingresos sólo cuando el dinero entra de verdad. Esto encierra una sabiduría milenaria.

Nunca, ni aunque tu cliente sea amigo de toda la vida, puedes contar con que un pago llegará a tiempo. En nuestro país es muy frecuente que todo el mundo procure pagar lo más tarde posible a los que son más débiles que él. Y, si acabas de abrir una empresita, ese eres tú.

En Alanta, nuestro primer cliente quebró (juro que no tuvimos nada que ver) sin pagarnos dos facturas que sumaban algo más de diez mil euros. Para una microempresa que estaba empezando, fue un agujero importante. Y más aún teniendo en cuenta que una vez que has emitido la factura tienes que pagar el IVA, aunque no la hayas cobrado.

Es preferible no contar con el dinero que te pagarán esos primeros clientes que tienes casi apalabrados antes de empezar. Cuando llegue, bienvenido será, pero asegúrate de que tienes recursos propios para aguantar unos meses, por si hay problemas con ellos.

8. No cuentes con subvenciones

Aun en el improbable supuesto de que te las concedan, el dinero llegará tarde y mal. Acceder a ellas te requerirá una enorme cantidad de papeleo y tiempo, y necesitas 25 horas cada día para arrancar la empresa. Tienes que priorizar tus tareas, y al principio (y puede que siempre) es más importante conseguir un nuevo cliente que buscar unos eurillos extra.

9. No aceptes dinero de cualquiera

Si tu fuente principal de financiación, como es frecuente en muchas microempresas, son amigos y familiares, piensa muy bien antes de aceptar dinero de cada uno de ellos. Antes que nada, debes dejar claro si el dinero es una participación en la empresa o un préstamo.

Si es una participación, debes especificar a qué porcentaje de las participaciones da derecho el dinero que han aportado, y debe quedar reflejado ante notario en la constitución de la empresa. Eso significa que asumen que si la empresa quiebra, pierden el dinero. No basta con que se lo digas: asegúrate de que lo entienden, y que no vas a tener en el futuro un problema personal porque le haya hecho perder a alguien unos miles de euros. En caso de duda, es mejor que no aceptes ese dinero.

Si es un préstamo, tienes que devolverlo, aunque la empresa haya fracasado. Incluso aunque el préstamo sea informal, si quieres evitar problemas personales debes hacerlo. Así que piensa también seriamente si estás dispuesto a asumir ese compromiso.

Y en cualquiera de los dos casos, asegúrate de que las personas que te aportan el dinero no van a suponer un problema para la marcha de la empresa. Si tienes problemas (y los tendrás) lo último que necesitas es un socio impertinente que te machaque con lo mal que estás gestionando su dinero.

10. Prepárate para lo peor

El dinero es para las empresas como la sangre para las personas: si deja de fluir, estás muerto. El problema es que no lo puedes controlar, porque dependes de lo que hagan otros, que tienen intereses distintos a los tuyos.

Así que es preferible que dediques tiempo suficiente, antes de arrancar, a pensar con calma en qué situaciones pueden afectar a esa fluidez. Prepara una estrategia para evitarlas si es posible, o para preparar recursos con los que puedas enfrentarte a ellas.

Ten en cuenta que, si tu idea no es descabellada, lo más probable es que fracase por problemas financieros. Imagínate la frustración que puede suponer tener una idea, crear una empresa para llevarla a cabo, comprobar que la idea funciona y tener que cerrar la empresa porque no tienes los recursos necesarios para aguantar el tiempo necesario hasta que eche raíces y crezca sana.