Seth Godin escribe sobre como hacer presentaciones que provoquen un efecto en la audiencia. Estos nueve consejos no son reglas inmutables, pero deberías tenerlos en cuenta antes de abrir el Powerpoint para preparar tu presentación:

1. No uses Powerpoint. La mayor parte del tiempo no es necesario. Powerpoint te distrae de lo que de verdad necesitas hacer… mirar a la gente a los ojos, contar una historia, decir la verdad. Hazlo con tus propias palabras, sin artificios y con claridad. Hay veces que Powerpoint es útil, pero elígelas cuidadosamente.

2. Usa tu propia fuente. Visita Smashing Magazine y compra una fuente de uno de sus sponsors o coge una de las que ofrecen gratis. Pide a tu soporte técnico que te enseñe a instalarla y úsala en lugar de las fuentes que vienen en tu ordenador. Esto es como vestirse mejor o tener una tarjeta de visita más bonita. Es sutil, pero funciona.

3. Di la verdad. Con esto no quiero decir, “no mientas”, (eso se da por supuesto), quiero decir “no te escondas”. Se extremadamente directo en por qué estás aquí, qué me vas a vender (estás aquí para venderme algo, ¿verdad? Si no, por favor no pierdas tu tiempo ni el mío). Puede ser una idea, o un presupuesto, pero sigue siendo vender. Si, al final, no se qué estás vendiendo, has fracasado.

4. Paga por palabras. Este es el trato: deberías poner 5$ en el fondo del café por cada palabra en la transparencia que más palabras tenga de tu presentación. 400 palabras te cuestan 2.000$. Si fuera así, ¿usarías menos palabras? ¿muchas menos? Lo he dicho antes, pero necesito decirlo de nuevo: las palabras son para lso informes. El Powerpoint es para las ideas. Si tienes viñetas, por favor, por favor, por favor usa solo una palabra en cada punto.Dos si es imprescindible. Tres nunca.

5. Consigue un mando remoto. Yo siempre uso uno. El mío desapareció hace un par de semanas, y tuve que presentar sin él. Me vi en vídeo y odié el hecho de perder todo ese contacto visual. Es dinero bien gastado.

6. Usa un micrófono. Si estás presentando a más de 20 personas, un micrófono de solapa cambia tu postura y tu impacto. Y si estás presentando a más de 300 personas, usa iMag. Esto pone tu cara en la pantalla. Deberías tener una segunda pantalla para tus transparencias. Cambiar entre una y otra es un truco de productores incompetentes que ahora unos pavos pero es cutre. Si 400 personas están dispuestas a pasar una hora escuchándote, alguien debería estar dispuesto a gastar unos pocos dólares en hacer que la presentación funcione bien.

7. Asegúrate de que has traído tu gran idea. No merece la pena hacer una presentación para una idea pequeña, o para un presupuesto, o para dar un informe trimestral. Para eso están los informes. Las presentaciones implican montar un show, ir al escenario y actuar. Así que ¿cual es tu gran idea? ¿es suficientemente grande? ¿de verdad?

8. Demasiado impactante como para tomar apuntes. Si la gente esta haciendo liveblogging, twiteando o escribiendo lo que dices, me pregunto si tu presentación es todo lo que podría ser. Después de todo, podrías haber ahorrado a todos el esfuerzo y haber blogueado o tomado notas por ellos, ¿no? Nos han entrenado desde pequeños a sustituir el prestar atención por tomar apuntes. Es una pena. Tus acciones deberían demandar atención (pista: las viñetas demandan tomar apuntes. En cuanto pones viñetas en la pantalla, estás anunciando “escribe esto, pero no hace falta que atiendas”). La gente no toma apuntes cuando va a la ópera.

9 ¡Corta! ¿de verdad necesitas una hora para la presentación? ¿veinte minutos? La mayor parte del tiempo, la respuesta correcta es “diez”. Diez minutos de grandes ideas impactantes con grandes imágenes y grandes letras y pocas palabras y pensamientos que asusten e informaciones deslumbrantes. Y después, y después, pasa el resto del tiempo hablándome. Interactuando. Respondiendo preguntas. Liderando un debate.

La mayoría de las presentaciones (y he visto muchas) son absolutamente horribles. No son horribles porque no estén diseñadas por un profesional, son horribles porque están realizadas por alguien que oculta lo que vino a decir. La nueva tendencia de retocar tus transparencias con un diseño gráfico caro no soluciona el problema, lo empeora. Dame en cambio un aficionado entusiasta, por favor.

Photo credit: Jarkko Laine

A lo mejor me he excedido un poco, pero es que la semana pasada sufrí cuatro horas de presentaciones en unas jornadas de administración electrónica.

La mejor (sin valorar la mía, que también era mejorable) fue la de un abogado que no usó ni una sola transparencia. Eso sí, sabía un huevo de lo que hablaba, y lo hacía bien.

En fin, por si acaso le sirve a alguien como guía de lo que no hay que hacer, aquí tenéis el “curso”:

| View | Upload your own

Por supuesto, un programa como PowerPoint (o su equivalente libre y gratuito OpenOffice Impress) puede ayudarte. Pero también puede ser letal para tu objetivo de conmover a la audiencia. Y es que el PowerPoint mal manejado puede ser más peligroso que una ametralladora en manos de un chimpancé espídico.

Afortunadamente, hay muchos recursos en Internet para aprender a crear transparencias que apoyen tu mensaje en lugar de destruirlo.

Además, tampoco es tan difícil crear presentaciones impactantes, que refuercen la idea que quieres transmitir y que dejen al auditorio con ganas de saber más acerca de lo que les has contado. Basta seguir unas reglas básicas y unos pocos consejos.

Reglas

• Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir la siguiente regla.
• No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.
• Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.
• Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.
• No uses efectos de transición. Que las transparencias entren haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en PowerPoint, más bien al contrario.

Consejos

• Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia.
• Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados…
• Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias.
• Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit.
• Limpia las transparencias. Demasiada información en una transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes, para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está basado en hechos.

¿Tienes que hablar delante de un público? Estupendo, enhorabuena y aprovecha la oportunidad. Sal, explica tu mensaje con claridad y convierte a los asistentes en creyentes. Hablar en público es fantástico: en lugar de ir convenciendo uno a uno a tus interlocutores, tienes la oportunidad de hacerlo de golpe con decenas de personas. Media hora de esfuerzo, y el efecto es el mismo que si hubieras hecho 20, 50 o 100 visitas. Cuando termine el evento, prepara tus tarjetas de visita, tu agenda y empieza a anotar citas.

Claro que también puedes estropearlo todo. Que la única conclusión de tu público es que eres un pelmazo inaguantable, y que en solo media hora te hayas cerrado 20, 50 o 100 puertas. Que su mayor deseo mientras hablas no sea saber más acerca de lo que estás contando, sino que termines de una vez.

Alguno pensará “claro, ya me gustaría a mí ser Steve Jobs y que mis charlas fueran un espectáculo en sí mismas. Pero me llamo Juan López y no tengo una supermegapantalla ni dotes de comunicador ni iPhones que enseñar.”

Bueno, como todo, a hablar en público se aprende. Habrá quien nazca con habilidades, pero para el común de los mortales hablar en público es como andar en bicicleta. Al principio es desagradable, da miedo y vas con las rodillas y los codos llenos de arañazos. Pero cuando le pillas el truco, empiezas a pedalear sin pensar en las caídas y te relajas, acabas por disfrutar mucho de la experiencia.

La buena noticia es que hay cosas que puedes hacer para acortar el aprendizaje y conseguir hacer mejores presentaciones en menos tiempo. Sería muy largo ponerlas todas aquí, de modo que haré una serie de posts con lo más importante. Os adelanto los temas:

1. Antes de empezar. Cómo preparar tu charla.

2. La trampa del PowerPoint

3. Cómo conseguir que tus transparencias te ayuden

4. Llegó el día D

5. Durante la presentación

6. Después de la charla.

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