Ayer se publicó un estudio que afirma que los españoles dedicamos de media 3 horas y 47 minutos al día a ver televisión.

Pensadlo bien. Prácticamente la mitad del tiempo que dedicamos a trabajar, o algo más si tenemos en cuenta que la semana tiene 7 días para ver la tele, y 5 para trabajar.

Ahora, piensa qué tiempo dedicas tú a ver televisión cada día. Y piensa en qué podrías conseguir en un año simplemente reduciendo tu consumo de televisión a la mitad.

¿Qué pasaría si dedicas dos horas al día a crear tu empresa mientras mantienes tu trabajo de 8 horas? ¿si durante dos horas al día estudiaras ese idioma que se te resiste, o esa capacidad técnica que te haría progresar en tu carrera profesional? ¿si escribieras un blog sobre el campo en el que quieres ser experto?

“Me gustaría crear una empresa, pero no tengo tiempo”.

Falso. Tienes dos horas al día ¿qué vas a hacer con ellas?

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Un beneficio de ser emprendedor y no tener jefe es que nadie te dice lo que tienes que hacer. Pero esto tiene un reverso tenebroso: que nadie te dice lo que tienes que hacer. Y entonces aparece la tentación de procrastinar. Es decir, de posponer determinadas tareas para hacer otras menos importantes.

No es exactamente pereza, porque no se trata de “no hacer nada”. El problema es dejar de hacer cosas que tenemos que hacer, y dedicarnos a otras. Sin un jefe que nos recuerde nuestras obligaciones, es fácil encontrar algo mejor que contabilizar unas facturas, llamar a un cliente desagradable o cualquier otra tarea que no nos apetezca en el momento.

El problema es que el día a día del emprendedor no consiste sólo en desarrollar nuevas ideas, crear campañas de marketing glamourosas, diseñar una web moderna a la par que sencilla o animar a tus colaboradores a terminar la versión 0.2. Hay mucho papeleo, hay que tratar con gente desagradable, hay que controlar las finanzas, hay que estar al día con Hacienda y la Seguridad Social…

Y todo esto es fundamental para que la empresa funcione. Una idea genial, un equipo de desarrollo motivado, una ejecución impecable, un marketing perfectamente diseñado para llegar al mercado objetivo… de nada sirven si la empresa se queda sin recursos porque nadie prestó atención a la tesorería, o hay que pagar multas y recargos por no atender las obligaciones fiscales o nadie se encarga de la desagradable tarea de recordar a los clientes que tienen que pagar.

Si queremos tener éxito como emprendedores debemos ser capaces de trabajar a pleno rendimiento incluso en las tareas menos atractivas, sin distracciones ni aplazamientos indefinidos. Tal vez alguno de estos consejos te pueda venir bien. No pretenden ser un manual completo de cómo gestionar tu tiempo, sino más bien una serie de pistas para evitar los errores más obvios.

1. No juegues. Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar. Elimina los juegos de Windows o Ubuntu, no instales otros juegos, ni clientes de mensajería instantánea, ni mulas o torrentes, ni siquiera las aplicaciones para aprender mecanografía o el curso de inglés. Si necesitas estas cosas y ya las tienes instaladas, cómprate otro ordenador para trabajar. Salvo que te dediques al diseño gráfico, con un portátil de 600 euros tienes más que suficiente, y recuperarás rápidamente esa inversión en horas de trabajo ganadas.

2. Desconéctate. Un ordenador conectado a Internet es una tentación permanente: comprobar el correo electrónico, ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds RSS, responder a los comentarios en una red social, volver a comprobar el correo… Si no quieres verte así, y no puedes resistir la tentación, apaga el router. Fija unos momentos al día para hacer estas cosas (con un tiempo límite prefijado), y desconecta el resto del tiempo.

3. Aíslate. Pon el móvil en silencio, establece el intervalo de chequeo del correo electrónico en una hora y no en cinco minutos, apaga cualquier aviso automático de cualquier aparatejo. Y deja claro a los que te rodean que durante un tiempo no se te puede molestar. Un par de interrupciones a lo largo de una mañana pueden ser suficientes para arruinarla por completo si realmente necesitabas estar concentrado en resolver una cuestión difícil.

Cuando de verdad necesitas concentrarte, el mundo exterior puede esperar.

4. Llama tú primero. Si estás en un proceso que requiere concentración, una llamada telefónica puede hacerte perder horas de trabajo efectivo. Además de apagar el móvil, una estrategia que funciona en muchos casos es hacer todas las llamadas que tengas pendientes antes de ponerte a la tarea. De este modo evitas que sea la otra persona la que llame cuando a ella le conviene.

5. Separa trabajo y familia. No compruebes el saldo del banco a mitad de la mañana, ni dejes la facturación para buscar un billete de avión barato para las vacaciones. Y por supuesto no te dediques a hacer de recadero o gestoría en horas de trabajo “porque no tienes que darle explicaciones a nadie”. Dedica tiempos específicos a estas cosas, y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día.

6. Haz una lista. No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…

7. Ponte límites. A esas tareas que no quieres hacer, y que siempre retrasas, ponles una fecha límite. Si son muy complejas, divídelas en subtareas que no te lleven más de media hora, para evitar pensar eso de “ahora no tengo tiempo, cuando encuentre una mañana libre me pongo a ello…”. Una variante es ponerte citas contigo mismo, de manera que en tu agenda te aparezcan cosas como “miércoles 11:00-11:30 llamar a clientes morosos”.

8. Empieza. Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.

9. Planifica. Márcate un objetivo para el día: “tengo que haber hecho esto, lo otro y lo de más allá”. Al final del día, revisa lo que te habías propuesto y lo que has hecho, y si hay grandes discrepancias piensa en qué deberías cambiar.

10. Registra. Sobre todo al principio, anota a qué dedicas el tiempo y cuánto te lleva cada tarea. Aunque pueda parecer una carga adicional de trabajo, será fundamental tanto para establecer expectativas realistas con respecto a lo que puedes conseguir como para averiguar cuánto debes cobrar por tu trabajo.

11. Adelántate. Intenta ir por delante de tus obligaciones. Esperar al último día para presentar una declaración a Hacienda, o para entregar un trabajo a un cliente, conduce casi inevitablemente a obtener peores resultados. Además, si estás en el límite cualquier imprevisto puede impedirte cumplir con tus compromisos, y eso puede ser fatal para tu prestigio frente al cliente.

12. Delega. Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por tí. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hacer crecer y prosperar a tu empresa.

photo credit: Dan4th

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En lugar de esperar al 1 de Enero para los buenos propósitos, he decidido ponerme a dieta este fin de semana. Original que es uno.

Cuando hablo de ponerme a dieta no me refiero solo a comer menos dulces y grasas y hacer algo de ejercicio (que también). Sobre todo voy a hacer dieta de información.

Hace tiempo que prácticamente dejé de ver televisión, con resultados excelentes para mi tiempo libre. Cuando quiero ver algo, lo grabo o me lo bajo de la red. Simplemente, estaba harto de que los programas que debían empezar a las 10 empezaran a las 10:20, y más harto de que se interrumpieran a cada rato y tuviera que perder el tiempo viendo publicidad que no me interesa. La dieta de televisión es muy aconsejable para cualquiera que haya dicho recientemente “es que no tengo tiempo”.

Lo que voy a hacer ahora es limitar mi consumo de información a través de Internet. La información en Internet es como el vino: un poquito es muy saludable, pero consumida en exceso te nubla la vista, te vuelve torpe y te impide reaccionar.

Algo así me estaba pasando: leer muchos blogs, muchas noticias, muchas webs llega un momento que en lugar de aportar, estorba. La información se convierte en un fin en si mismo, no en una herramienta para alcanzar un objetivo.

¿Y qué voy a hacer con el tiempo libre? Primero, pensar, que nunca está de más. Luego, abordar proyectos que voy retrasando porque nunca encuentro el momento adecuado para ponerme con ellos. Y dedicar más tiempo al mundo offline.

photo credit: gadl

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photo credit: Luis Fabres [no video!]

1. Recuerda que es la motivación lo que te hace empezar y los hábitos los que te mantienen. Decide empezar.
2. Pon tus objetivos profesionales y personales por escrito. Priorízalos.
3. Escribe un plan para ti mismo con una planificación realista.
4. Lo que se retrasa a menudo se olvida.
5. Retrasa las cosas hasta que tengas suficiente información, pero no toda la información. Ten el coraje de tomar decisiones con menos del 80% de los datos.
6. Divide tus proyectos en pequeñas piezas y evita pensar en “todo o nada”.
7. La procrastinación a menudo proviene del perfeccionismo. A menudo procrastinamos porque pretendemos hacer todo perfectamente. “La perfección es el peor enemigo de lo suficientemente bueno”.

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Yo he sido desorganizado desde pequeñito. Olvidaba pedir a mis padres que firmaran las notas, y luego olvidaba llevarlas al colegio. Y eso que por lo general eran muy buenas. En la Universidad perdí un examen por equivocarme de día (luego lo hice en el despacho de la profesora). Pierdo papeles, entrego a última hora la declaración de la renta… con deciros que una vez olvidé dejar a uno de mis hijos en la guardería y me lo llevé en el coche unos cuantos kilómetros de camino al trabajo está dicho todo.

Creo que uno de mis problemas es que tengo buena memoria. Y eso es nefasto, porque por muy buena que sea, no es perfecta: tiene la mala costumbre de archivar lo que quiere y perder o traspapelar lo que le parece.

Y hay otro problema: me interesan muchas cosas y me meto en muchos líos. Eso está muy bien, porque uno disfruta de muchas más experiencias y conocimiento. pero también supone que siempre tengo mil cosas por hacer, que se añaden a las obligaciones habituales.

Hace años, en séptimo de EGB, uno de mis profesores (jesuita) nos hizo dos preguntas. La primera fue fácil de contestar: “¿quien se porta mejor en clase, un niño que escucha al profesor o uno que está jugando?”. Todos respondimos, evidentemente, que el primero. Pero después preguntó: “¿quién se porta mejor en el recreo, un niño que está jugando al fútbol o uno que está aprovechando para estudiar?”. Seguramente pensando que era lo que quería oír, muchos dijimos que el segundo. Respuesta equivocada. Un niño que en el recreo estudia, no hace lo que debe en ese momento.

El problema de ser desorganizado y tener un montón de cosas en la cabeza, es que siempre tienes la sensación de que tal vez habría algo más importante que lo que estás haciendo ahora. Y muchas veces, por desgracia, es cierto. El secreto para ser más productivo (descontando el efecto de contar con herramientas adecuadas) es hacer en cada momento lo más rentable. No ir dos veces a comprar porque has olvidado algo la primera. No encontrarte en una sala de espera sin nada que hacer. No hacer algo que te apetece en el momento, y posponer otra cosa más importante.

Mi método, hasta ahora, era confiar en la memoria (problema), utilizar herramientas solo parcialmente adecuadas (correo electrónico, móvil) y utilizar un asistente para los asuntos privados (mi mujer). Ineficacia y problemas por todas partes.

Pues bien, voy a intentar poner en práctica GTD. Ya os iré contando como va la cosa, si se queda en resolución de año nuevo o si en enero de 2009 he conseguido tener bajo control las miles de cosas que debo hacer cada día.

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Tanto si esa persona ha ido a verte como si eres tú el que le estás visitando, te ha dedicado un tiempo en exclusiva. Ha pospuesto otras tareas, se ha desplazado, ha preparado la reunión… Si le interrumpes para atender una llamada, le estás diciendo: “no eres importante para mí”.

El que te llama, por el contrario, no tiene que tener asegurada tu disponibilidad absoluta las 24 horas del día. No pasa nada por atenderle media hora más tarde. Puede volver a llamar, o puede dejar un mensaje.

Y no solo por educación, sino por eficacia. Yo recuerdo haber sufrido a un jefe que cada vez que intentabas hablar con él no solo cogía todas las llamadas que le pasaban por el fijo y las del móvil, sino que al hacer amago de salir del despacho te hacía gestos para que te quedaras. Al final, una cuestión que se podía haber resuelto en 10 minutos me llevaba más de una hora. ¿Realmente el mejor uso que se podía hacer de mi tiempo era permanecer en el despacho del jefe hojeando revistas?

Incluso si la persona con la que estás no es de tu organización, respeta y valora su tiempo, y no se lo hagas perder interrumpiendo la reunión y obligándola a escuchar tus conversaciones.

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