Desencadenado

El problema del IVA en las pequeñas empresas

Apuntaba Carlos en un comentario un problema que es muy real para muchas pequeñas empresas: la obligación de pagar el IVA en el momento en el trimestre en que se emite la factura, y no en el que se cobra.

Juan Martín lo explica de forma muy divertida en este vídeo:

Aunque estoy de acuerdo en que es un abuso por parte del Gobierno obligar a los empresarios a hacer de recaudadores, y un abuso todavía mayor obligarles a asumir los retrasos en los pagos e incluso los impagos, hay alguna alternativa a la quiebra.

Pide un aplazamiento a la Agencia Tirbutaria

Lo primero es pedir un aplazamiento a Hacienda. Aquí tenéis el modelo para deudas inferiores a 6.000 euros. Si el IVA que tienes que pagar es menos que esta cantidad, basta con explicar que tienes unas facturas pendientes de cobro y proponer un plan de pagos razonable. Lo más probable es que te concedan el aplazamiento (ignoro los intereses que aplican).

Si tienes que pagar más de 6.000 euros, el modelo es este. El problema es que en estos casos Hacienda exige una prueba de que podrás pagar, habitualmente un aval. Y si no puedes pagar ni el IVA, a ver qué banco te va a conceder un aval.

Intenta financiar la factura

Si tu cliente es solvente, tu banco puede estar dispuesto a entregarte ahora el importe de tu factura. A cambio de un porcentaje, claro, que de eso viven. Cliente solvente aquí significa una gran administración pública o una empresa que cotice en el IBEX 35. Si tu cliente no es de esos, tu factura no es maś que un papelito.

No pagues

Si esperas cobrar en 90 días, puedes simplemente no pagar en su momento, y hacerlo cuando cobres. El problema es que Hacienda aplica unos recargos que creo recordar que son de un 5% por retraso inferior a 3 meses, un 10% por retraso inferior a 6 meses, y un 15% por retraso inferior a 9 meses.

Como financiación de deuda es un método ruinoso, pero si no te queda más remedio, al menos es una salida mejor que la quiebra de tu empresa por éxito.

Ten el dinero preparado

La mejor opción es tener una buena previsión de tesorería, y dinero suficiente para hacer frente a los pagos a Hacienda. Si te acercas a tu banco cuando las cosas van bien y les dices: “esto marcha viento en popa, los clientes me quitan de las manos mis productos / servicios”, les das pruebas de lo bien que te va (facturas, pedidos, contratos…), les muestras unas cuentas claras y les pides un crédito para financiar la tesorería, es muy posible que te lo concedan. Así estarás preparado para cuando llegue el pago trimestral del IVA (y del IRPF, que es primo hermano de este).

Si en lugar de hacer tus previsiones te encuentras un buen día sin un euro y una carta de Hacienda reclamándote su parte del negocio, entonces es mucho más difícil negociar con tu banco. Un banco nunca presta dinero a quien tiene problemas.

En resumen: si creías que por haber cerrado una venta, e incluso por haber emitido una factura ya tenías todo a favor piénsalo de nuevo, analiza los tiempos de cobros y pagos, calcula tus opciones y actúa antes de que sea demasiado tarde y te veas como el pobre Juan Martín.

Busca un excelente comercial

Unos griegos que quieren crear una empresa de Linux me preguntan sobre mi experiencia con Alanta. El mejor consejo que puedo darles, a ellos y a cualquiera que esté pensando crear una empresa de servicios, es este:

busca un excelente comercial

Lo más importante, sobre todo al principio, es vender. Si no vendes, estás muerto. Luego puedes tener otros problemas con los proyectos, con los clientes, con los proveedores, con los empleados, con la tecnología… da igual lo que sea, todo se puede arreglar. Lo que no tiene arreglo es una empresa que no vende.

Antes de empezar: como preparar tu charla.

Por fin continúo la serie prometida sobre “Como hacer mejores presentaciones” que anuncié hace ya un mes, explicando lo que debes hacer para preparar tu charla.

1. Define tu objetivo

¿Por qué quieres tener a un grupo de gente sentada mientras tú estás 15, 30 o 60 minutos hablando? Esa es la pregunta que debes hacerte antes de empezar a preparar tu charla.

Si lo analizas, al final llegarás a la conclusión de que hablas para vender una de estas tres cosas: un producto, una idea o a ti mismo. A veces, dos o tres de estas cosas al mismo tiempo.

Alguien dirá que su respuesta es “me lo ha ordenado mi jefe, yo no quería” o “es un compromiso al que estoy obligado por mi cargo”. En ese caso, aprovecha la situación para buscar una motivación más profunda o más interesante para ti.

Para aclarar el objetivo, piensa en qué quieres que haga la gente cuando termines tu presentación: comprar algo, creer en algo, cambiar su comportamiento, contratarte… Una vez lo hayas determinado, toda tu presentación debe ir enfocada a conseguir que el mayor porcentaje de tu público cumpla con este objetivo.

Ahora, piensa en una frase que resuma tu objetivo y escríbela en una transparencia, o en una hoja de papel. Si lo haces bien, esa podría ser toda tu presentación. Ahora de lo que se trata es de desarrollar argumentos para convencer a tu público de que lo que dices en esa frase es cierto y les afecta a ellos.

2.Prepara la documentación

Busca todo lo que pueda ser relevante para preparar la charla: informes, páginas web, estadísticas, ejemplos… Clasifica la información en tres categorías: la que vas a usar en la presentación, la que puedes incluir como información adicional y la que descartas de momento. Estas categorías no son fijas, porque en función de cómo evolucione la preparación puedes necesitar incluir un elemento o descartarlo.

Lo recomendable es utilizar una carpeta en tu equipo e ir grabando ahí todo lo que recopiles, incluidos los enlaces a páginas web. Si tienes algo en papel, fotocopia lo que necesites y vete archivándolo junto en una carpeta, o si prefieres escanéalo y así lo tienes ya en formato electrónico. Y si vas a usar información de una página web, es una buena idea grabar el contenido en local, por si acaso tienes que acceder a la información sin tener acceso a Internet. La mejor manera que yo he encontrado para hacer esto es imprimir en un PDF. Aunque hay un plugin para Firefox (Scrapbook) que da la funcionalidad de grabar en local, y que puede ser interesante si tienes esta necesidad muy a menudo, a mí personalmente me vale con la opción del PDF.

3. Desarrolla la historia

Hay muchas maneras de organizar una presentación, pero al final lo mejor es recurrir a lo clásico: presentación, nudo y desenlace. Como en las novelas o los cuentos de toda la vida.Organizar la presentación así te ayuda a ti a exponer tu idea con más eficacia y le ayuda a tu público a seguirte mejor.

El objetivo de la presentación es captar la atención de tu público. Se trata de exponer el tema que vas a tratar, dejando claro por qué es importante para ellos. Esto es vital: si el tema no es importante para tu público, no deberías dar la charla.

En el nudo es donde debes dar los argumentos, las razones, los ejemplos… aquí es donde debes utilizar la documentación que has recopilado antes. Pero cuidado: ten en cuenta el medio y el tiempo de que dispones. No tiene sentido abrumar al oyente con tablas abstrusas repletas de cifras, o con listas de funcionalidades que pocos entienden. Prepara datos que apoyen tus tesis, pero inclúyelos en las notas de la transparencia, o incluso en un documento aparte. Cuando estás hablando para un público, incluso aunque tengas el apoyo de una pantalla con transparencias, debes dar solo la información que una persona puede asimilar oyéndote.

Simplifica las tablas para dar solo los datos más relevantes, sustitúyelas por gráficos fáciles de interpretar y, sobre todo, usa ejemplos. La gente entiende mejor una metáfora, o una historia, que una cifra.

Por último, en el desenlace debes dejar clara cual es tu conclusión acerca de la información que has dado y, sobre todo, explicar al público qué esperas que hagan. ¿Quieres que compren tu producto? díselo. ¿Quieres que se asocien a tu ONG? díselo. ¿Quieres que abandonen un hábito nocivo para su salud, o que apoyen tu idea? díselo. Explícales de manera sencilla como hacerlo, y por si acaso diles que cuando acabe el evento estarás encantado de ayudarles y aclararles lo que necesiten.
Puede parecer obvio, pero muchas personas necesitan que se les diga qué deben hacer. Si tu presentación ha ido bien, tendrás a una parte del público convencida y predispuesta a actuar como tú quieres. Desperdiciar esta oportunidad es como regatear a todos los defensas y después abandonar el balón frente al portero sin tirar a gol.

La única salvedad podrían ser las presentaciones de autobombo, las dedicadas a cantar las alabanzas de una organización. Las administraciones públicas son muy dadas a esto, porque su objetivo no es tanto vender un producto como vender una gestión política. Aquí lo que tu quieres que haga tu público es pensar “qué buenos son estos tíos, cómo trabajan por el bien de todos y qué bien invierten el dinero de mis impuestos”. O algo así. En estos casos, conviene ser más sutil y dejar que sea el público el que llegue “por sí mismo” a esta conclusión.

5+1 cosas que deberias aprender mientras estudias

Si estás en la Universidad y quieres tener éxito en el mundo de la empresa cuando salgas de ella, no pierdas el tiempo estudiando. Mejor dicho, no pierdas el tiempo estudiando demasiado. Solo hay dos notas que importan: la matrícula de honor y el aprobado. Y la matrícula solo importa si consigues varias cada año y eres el primero de la clase. Para los demás la diferencia entre un 5 y un 9, a la hora de buscar trabajo, es prácticamente nula. Cuando te enfrentes al mundo real a nadie le van a importar tus notas, sino el valor que puedas aportar a la empresa.

Por eso, una vez que has aprendido lo suficiente como para aprobar, en lugar de seguir estudiando lo que te proponen en tu facultad, dedícate a lo que nunca te van a enseñar allí. Esto sí supondrá una diferencia a la hora de desarrollar tu carrera.

1. Chino

Muchos de tus coetáneos saben inglés. Eso ya no te diferencia. Ahora, si quieres destacar, es preciso que además sepas otro idioma. Y el chino es una muy buena opción en un mundo en el que el peso económico de China crece mucho más rápido que el de cualquier país occidental.

Sí, muchos chinos hablan inglés, pero todos apreciamos que nos hablen en nuestro idioma. Y si tú eres la única persona en la empresa que sabe decir algo más que “ni hao” cuando hay una reunión con los chinos, tú estarás en esa reunión.

2. Golf

Vale. Es un deporte de pijos y jubilados. A tí te apetece más un partidito con los amiguetes. Pero si lo pruebas, el golf engancha. Y te abre un mundo de posibilidades: es muy frecuente, sobre todo en multinacionales americanas, que en las convenciones se incluya como parte de las actividades un torneo de golf. Pasar unas horas en un entorno relajado con directivos de tu empresa o con clientes es una excelente oportunidad para darte a conocer.

3. Hablar en público

Cada vez que voy aun evento, sufro por el nivel de muchos ponentes. Gente que a veces tiene cosas que decir, pero a la que hablar en público le supone tanto esfuerzo que en lugar de centrarte en su mensaje lo único que puedes hacer es compadecerte de ellos y desear que su suplicio acabe pronto. Y puede ser peor: hay ponentes que aburrirían a un rebaño de ovejas, y se eternizan leyendo transparencias repletas de texto. Mientras, tú miras el reloj, piensas en todo lo que tienes que hacer y matas el tiempo diseñando planes de fuga (“Si salgo por la derecha molesto a estos cinco, y luego tengo un pasillo, pero por la izquierda voy a despertar a este y puede ser más escandaloso…”)

Ser capaz de transmitir un mensaje con claridad, sin aburrir al auditorio y lo que es más, estar dispuesto a ser el que haga esas tareas en tu empresa (incluso en inglés si se tercia) puede ser fundamental para hacer progresar tu carrera. Ten en cuenta que cada uno de los que te escuchan se queda con una impresión de tí que puede dar lugar a oportunidades de todo tipo.

Aprender a hablar en público es como aprender a andar en bici. Se aprende haciéndolo. Mientras estás en la Universidad puedes dar charlas como voluntario en ONGs, enviar comunicaciones a congresos como los de Hispalinux, participar en asociaciones de vecinos o cualquier cosa que suponga explicar algo a un público de más de 10 personas. Las primeras veces lo harás fatal, estarás nervioso y no se te entenderá nada, pero con la práctica acabas cogiéndole el gustillo.

4. Urbanidad y buenas maneras

Puedes llamarlo protocolo, que está más de moda. El caso es que si por cualquier motivo tus padres no te lo han enseñado, necesitas saber cómo comportarte en una mesa o en un cocktail, cómo presentar a dos personas, cómo comportarte cuando viajas con un compañero o compañera de trabajo… Y por supuesto debes saber qué pedir en un restaurante y cómo tratar a los camareros.

Para todo esto hay cursos y libros, pero se trata también de practicar. Invierte un dinerillo en llevar de vez en cuando a tu pareja a un restaurante decente en lugar de ir a la tasca de las raciones abundantes. Ante la duda, observa lo que hacen los demás antes de actuar. Y lee algo sobre vinos, o mejor haz un cursillo acelerado de cata para saber qué debes hacer cuando aparece el camarero y pregunta eso de quién va a probar el vino.

Demostrar que eres un patán, especialmente si en tu trabajo hay mujeres (que son más sensibles a estas cosas), es una vía segura para acabar con tu carrera.

5. La vida

Por muy dura que sea tu carrera, mientras estudias tienes más tiempo libre que en ningún otro momento de tu vida. Aprovéchalo. Viaja, colabora con alguna ONG, acepta trabajos ocasionales, conoce realidades diferentes a las de tu familia y tu barrio. Busca una ocupación temporal en el sector en el que quieres trabajar, aunque sea haciendo fotocopias. Todas esas experiencias te van a enriquecer y te van a hacer un profesional mucho más humano, más maduro, con mejor percepción de la realidad y más adaptable a los cambios.

Bonus: inglés.

Después de escribir lo anterior, creo que tal vez no se debe dar por hecho que a estas alturas todo el que acaba una carrera sabe inglés. Seguro que has estudiado inglés en el colegio, y hasta eres capaz de leer un texto sin problemas. Pero eso no basta.

En mi generación es extraordinariamente frecuente que la gente sea incapaz de mantener una conversación informal. En las reuniones están acartonados, incapaces de expresarse con fluidez. Y prefieren renunciar a oportunidades antes de tener que enfrentarse a un grupo de extranjeros con los que deben entenderse en inglés.

Para evitar que te pase, practica. Viaja algún verano a Inglaterra, Irlanda o USA y busca allí un trabajo temporal. Contacta con gente por Internet con la que tengas que escribirte en inglés: colabora en un proyecto de software libre, comenta en un blog, participa en redes sociales… el caso es conseguir que la conversación sea algo fácil y natural, y no una tortura en la que sufres para encontrar cada palabra.

Si tú fueras un directivo de una empresa, ¿a quién preferirías contratar? ¿a un empollón que se ha pasado cuatro años encerrado con un montón de libros y que tiembla de pavor en la entrevista mientras balbucea que “leer inglés técnico sí pero hablar le cuesta un poco” o a un tipo que habla perfectamente inglés (y chino), que sabe estar y expresarse correctamente y que cuenta cosas interesantes y divertidas sobre su experiencia como monitor de campamento en Estados Unidos?