Lo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista de cosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya está hecho, siempre sabremos qué tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comer al periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprar harina… enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una lista para el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como las prioridades o los “contextos” (si estoy en el supermercado o delante del ordenador, podré hacer cosas diferentes).

El problema de las listas es que son engañosas: tachar tareas de las listas nos da sensación de actividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al día y no ser productivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja como para contener docenas de tareas “vivas” en cualquier momento. Así que no se trata solo de identificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamos nuestro tiempo.

En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parámetros: importancia y urgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), para después manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.

Deberes y metas

Yo os propongo otra clasificación: deberes y metas.

Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendo carrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender un idioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer un ascenso si sale bien.

Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemos asignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboración en proyectos de colegas, tareas del hogar, elaborar informes repetitivos, etc.

Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que, en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situación. Pero hay además otro parámetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.

Suficientemente bueno

La chapuza está muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos para maximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, “pues esto con una manita de pintura ya se disimula”. En un mundo ideal, tal vez podrías realizar todas tus tareas lo mejor que sabes hacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tu lista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.

Y aquí es donde entra en juego la distinción entre metas y deberes. Para los deberes, basta con cumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que el objetivo de seguir en el mismo sitio esté asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas, en aquello que puede hacerte progresar.

Además de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificación sirve también para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los días deberías dedicar un tiempo a tus metas. Todos los días. Cuanto más mejor, pero al menos un par de horas. Es muy complicado, porque el mundo exterior está más interesado en que les ayudes con sus metas que en dejarte tranquilo con las tuyas.

Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Pásaselos a otros (pagando incluso, si es que te compensa), retrásalos, reduce tu participación, limita el alcance, pon excusas… aquí sí debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas hagan inevitable abordarlos. Como bonus, descubrirás con alborozo que si te resistes lo suficiente algunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sin haberles dedicado ni un minuto.