Aplicación de Scrum al proyecto de empresa


Una vez descritos los componentes de Scrum, vamos a hacer un resumen de cómo podría aplicarse al proceso de creación de una empresa, y qué herramientas podemos usar.

Asignación de roles

Si se está emprendiendo el equipo, uno de los emprendedores debe ser el dueño del producto. El resto serán clientes (cuando se reúnan para definir objetivos y planteamientos de la empresa) y miembros del equipo si tienen tareas concretas que hacer, es decir, no son solo inversores o consejeros.

Al equipo de emprendedores habrá que agregarle colaboradores como asesores legales, desarrolladores, empresas de marketing, etc. Estos miembros del equipo intervendrán solo en algunos sprints, y probablemente habrá colaboradores que no estén previstos al inicio del proyecto, pero no hay problema en ello. Simplemente, cuando llegue el sprint en el que se necesite un diseñador web, por ejemplo, se le incorpora a ese sprint.

Con respecto a los colaboradores externos, no es preciso explicarles toda la metodología. Simplemente decirles los objetivos y el plazo que tienen para cumplirlo y que habrá un control diario de su progreso. Si no están dispuestos a asumir el control diario, lo mejor es buscar otro proveedor.

Creación de la Pila de Producto

Lo primero que debe hacer el dueño del producto es crear la pila de producto. Para esto puede contar con la colaboración del resto del equipo, pero es importante recordar que el responsable de este documento es él.

Una herramienta simple para hacer esto es una hoja de cálculo, que no requiere aprendizaje y hace fácil cambiar el orden, insertar o suprimir elementos. Puedes usar Google Docs o similar para que todas las personas implicadas puedan tener acceso a la versión que está en vigor en cada momento.

Planificación del sprint

Aunque es lo ideal, no siempre es posible conseguir que todos los miembros del equipo se reúnan en el mismo espacio físico. Si tu equipo está disperso, puedes usar una herramienta de multiconferencia para hacer la reunión. Skype, por ejemplo, te permite hacer llamadas en multiconferencia y compartir una pantalla, de manera que todos pueden ir viendo cómo progresa la planificación y asignación de tareas al mismo tiempo.

Sea como sea, al final de la reunión de planificación todos los miembros del equipo tienen que tener claras sus tareas para el sprint, cómo se determinará que están terminadas y qué tiempo tienen asignado para hacerlas.

Una herramienta simple para registrar la pila del sprint puede ser una hoja de cálculo. Las hay más sofisticadas, pero Google Docs puede ser suficiente para la mayoría de los casos.

En esta reunión hay que acordar también cómo y cuándo se harán los sprints diarios. De nuevo, lo mejor es hacerlos presenciales, pero probablemente no sea posible con los colabradores externos, por lo que habrá que acordar con ellos un método para el seguimiento. Puede ser una llamada telefónica, una videoconferencia, un chat… Lo mejor es empezar con una tecnología simple y al alcance de todos los participantes, y sofisticarlo después solo si es necesario.

Desarrollo del sprint y Sprint diario

Una de las tareas del scrum master es anotar diariamente los progresos que realiza cada miembro del equipo (recordad que se anota el esfuerzo que falta por realizar, no el que se ha hecho). Si hemos usado una hoja de cálculo para hacer la pila del sprint, podemos ir marcando en ella cada día el esfuerzo restante para cada tarea (el sprint backlog).

Si la reunión de sprint diaria no se puede hacer con todos los miembros del equipo a la vez, es responsabilidad del scrum master asegurarse que todos proporcionan la información de seguimiento en el momento acordado. En el momento en el que perdemos de vista a los colaboradores, sobre todo si no están físicamente próximos, el proyecto corre el riesgo de sufrir retrasos.

Demo y retrospectiva del sprint

Una vez finalizado el plazo establecido, cada miembro del equipo debe exponer el resultado de sus tareas. Si efectivamente se comprueba que un elemento de la pila de producto está terminado (según la definición de “terminado” que se acordara previamente) se puede eliminar de la pila.

La retrospectiva es la oportunidad para valorar cómo progresa el equipo y ajustar nuestras expectativas a la realidad. Habrá cosas que se puedan corregir (mejorando las herramientas de trabajo, la definición de las tareas, la asignación…) y otras con las que simplemente tendremos que acostumbrarnos a vivir. Pero al menos somos conscientes en todo momento de la realidad.

El caso es que al final del sprint, ya hemos avanzado, poco o mucho en nuestro proyecto de crear una empresa. Tenemos resultados tangibles (un plan de negocio, un logo, una política de precios…) y podemos abordar otro sprint en el que conseguiremos otros resultados. En todo momento sabemos si hay algo que consideramos prioritario y se nos está quedando atrás por el motivo que sea. Y en todo momento sabemos cuál es la aportación de cada miembro del equipo, si cumple con las tareas asignadas, y podemos tomar decisiones para mejorar la velocidad de desarrollo del proyecto.

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 Publicado el 01/12/2010