Los artefactos en Scrum son “cacharros” que nos permiten saber en cualquier momento qué tenemos que hacer y qué estamos haciendo. Uno de los pilares de Scrum es tener una documentación mínima, pero siempre actualizada. No hay unas guías rígidas acerca de cómo montar estos artefactos, por lo que cada organización hace lo que cree que es más conveniente. Hay quien usa versiones en papel, documentos electrónicos, corchos o pizarras, etc.

Pila de Producto

La pila de producto es una lista de funciones que el producto debe tener. Esta lista debe estar priorizada, es decir, para cada una de las funciones debe estar clara cual es la prioridad. Una buena manera de hacer esto es simplemente ordenarla de manera que lo más importante esté lo primero (o “arriba”), y la prioridad vaya descendiendo con la posición.

Para el caso de nuestro proyecto de empresa, en lugar de funcionalidades de una aplicación, tendremos aquí elementos que necesitamos para construir la empresa. Por ejemplo: un nombre para la empresa, una página web, un comercial, un proveedor de comunicaciones…

Está claro que hay elementos que dependen de otros: si no tenemos un nombre de dominio difícilmente podemos tener una página web. Habrá otros elementos que cambien de prioridad en función del grado de desarrollo de la empresa. Y seguro que aparecen continuamente nuevos elementos que desconocíamos.

Lo bueno de Scrum es que la pila de producto es un elemento vivo. Lo normal es mantenerla en una hoja de cálculo o similar, de manera que puedes añadir nuevos elementos o reorganizar lo existentes según van sucediendo cosas y cambiando las circunstancias. En lugar de tener un plan de acción archivado en un estante que al cabo de unos meses no se parece en nada a la realidad, tienes una herramienta viva y útil, que en cada momento refleja el estado y las necesidades de la empresa.

Pila de Sprint

El desarrollo en Scrum se hace en sprints. Un sprint en Scrum es un esfuerzo de desarrollo, que normalmente dura entre 2 y 4 semanas. Para hacer un Scrum se cogen una serie de elementos de la pila de producto (los que se prevé que va a dar tiempo a realizar en el tiempo marcado) y se construye con ellos la pila del sprint.

Al crear la pila del sprint habrá que desagregar los elementos de la pila de producto en tareas concretas, de las que podamos medir el esfuerzo que llevará realizarlas. Por ejemplo, el elemento “conseguir nombre de dominio” puede desagregarse en las tareas “investigar dominios disponibles”, “validar los tres mejores dominios identificados” y “registrar el dominio”. El esfuerzo que se requiere puede medirse en términos genéricos de puntos de esfuerzo, o en horas. Así, podríamos decir que “investigar dominios disponibles” supone 5 horas de esfuerzo, “validar los tres mejores dominios” son 2 horas y registrar el dominio es una hora.

Es fundamental que cada una de estas tareas las asuma un miembro del equipo. Si el equipo (o parte de él) no tiene disponibilidad completa, lo que se incluye en la pila del sprint tiene en cuenta esa circunstancias. Así, si estás emprendiendo tú solo mientras trabajas en otro sitio y solo tienes un par de horas al día para tu proyecto, incluirás en la pila del sprint solo los elementos que estimes que te dará tiempo a hacer en esas horas.

Tablón de Scrum

El tablón de Scrum puede ser un corcho con papeles pinchados, una pizarra o un archivo electrónico. La forma da igual, de lo que se trata es de que refleje el progreso de cada tarea. Para ello debe tener varios componentes:

• Una lista de tareas programadas, con el nombre del responsable y las horas previstas para realizar cada una.
• Una lista de tareas programadas, con el nombre del responsable y las horas que quedan para finalizar cada una.
• Una lista de tareas imprevistas, con el nombre del responsable y las horas que quedan para finalizar cada una.
• Una lista de obstáculos que deben resolverse para que alguna de las tareas progrese.

Fijaros que lo que se mide son las horas que quedan para finalizar la tarea, no las horas que ya le hemos dedicado. Lo segundo es irrelevante (salvo para análisis posteriores), lo importante es saber qué esfuerzo necesitamos hacer para terminar.

Respecto a las tareas terminadas: es importante al identificar las tareas definir bien qué significa “terminada” en cada caso. Por ejemplo, “elegir un nombre de dominio” ¿supone registrarlo? ¿es solo tener identificado uno que luego tendrá que validar el comité de dirección? Lo mejor en estos casos es pensar en términos de “resultado”: la tarea está terminada cuando tengo un resultado concreto que hace avanzar mi proyecto.

Y ya está. No hay más artefactos, ni documentación en Scrum. Probablemente necesites alguna herramienta más para trabajar en equipo, guardarás correos electrónicos, documentación sobre tu producto, análisis de la competencia… pero eso ya va a depender de tus necesidades concretas.

Solo con los tres artefactos que acabo de explicar: la pila de producto, la pila de scrum y el tablón scrum ya tenemos bien documentado el estado de nuestro proyecto. Y la ventaja es que lo tienes actualizado al día, sin necesidad de esperar a que alguien elabore informes o recabe información de los miembros del equipo.