Sea como sea tu negocio, necesitarás unas herramientas tecnológicas para dirigirlo y gestionarlo. Tu responsabilidad más importante es saber cómo están las cosas, y eso supone manejar información y compartirla con otros. Ahora bien, antes de lanzarte a por un ADSL, un ordenador y una impresora, debes saber qué necesitas, para qué lo necesitas, y como puedes conseguir que sea fiable y barato a la vez.

La buena noticia es que ahora cualquier microempresa puede tener, por muy poco dinero e incluso gratis, herramientas tecnológicas que antes solo estaban reservadas a las grandes. Si creara una empresa ahora, esto es lo que yo haría:

1. Compra un portátil barato para cada trabajador. Los hay por 400 euros, ya no hay diferencia de precio respecto a los sobremesa, y un portátil te permite trabajar desde cualquier sitio. Podrías comprarlo de segunda mano, pero el problema es que las baterías van dando menos tiempo útil con el uso, y te puedes encontrar con que tu portátil no aguante más de 10 minutos sin estar enchufado. Procura que sea de una marca conocida: Acer, HP/Compaq, Dell, Lenovo. Así tendrás mejor soporte, más facilidad para repararlo, encontrar drivers, etc.

En cuanto a características, con que tenga unos cuantos puertos USB, ya vale. Lo demás (memoria, procesador, disco…) seguro que viene en cantidades de sobra para tus necesidades.

No se te ocurra usar el mismo equipo que tienes en casa para que los niños hagan los deberes o que usas tú para jugar. Primero por la tentación que supone echar una partidita a un juego que ya tienes instalado, luego por la mala imagen si lo llevas a un cliente y aparecen iconos de juegos (o imágenes guarras, que todo puede pasar), y por útlimo porque te juegas que en plena entrega de proyecto, cuando más lo necesitas, hagan su efecto los virus que has ido pillando por ahí.

2. Instala Ubuntu. Aprender a usarlo puede tener una pequeña curva de aprendizaje, pero te será rentable en el tiempo que ahorras a medio plazo. Tienes ya preinstalado la mayor parte del software que necesitas, y las actualizaciones no pueden ser más sencillas. Cuando hay que actualizar algo, Ubuntu te lo propone, das a aceptar y él se encarga de todo. Nunca tendrás un virus, ni tendrás que reinstalarlo entero porque el registro se ha ido corrompiendo al instalar y desinstalar software. Si necesitas ejecutar un software de Windows, puedes usar Wine (se ejecuta como si fuera una aplicación Linux) o VirtualBox (se instala muy fácilmente, y es una máquina virtual, lo que supone tener un Windows completo ejecutándose dentro de Ubuntu).

Ah, y con Ubuntu todas las aplicaciones son libres y gratis, con lo que no tienes que elegir entre pagar cientos de euros por una licencia o estar en una situación legalmente precaria.

3. Contrata un móvil para la empresa. Aunque la empresa seas tú solo y ya tengas tu móvil particular. Conviene distinguir entre uno y otro, que no te llame un amiguete en mitad de una reunión importante, o que el tono sea demasiado “festivo”, o que se te mezclen en la agenda contactos profesionales con familiares. Y sobre todo, que puedas tener una factura separada y conozcas los costes que supone la telefonía móvil para tu empresa.

4. Valora la conexión a Internet móvil. Si solo trabajas desde casa no te hace falta, pero si te mueves puedes ser mucho más productivo si eres capaz de conectarte en cualquier momento sin depender de wifis ajenos.

5. Registra tu dominio y abre una cuenta Google Apps para tu empresa. Registrar el dominio cuesta alrededor de 10 euros al año, y es un elemento fundamental para establecer tu marca. Google Apps es gratis para el nivel de prestaciones que requiere una pyme, y te ofrece correo electrónico con las prestaciones de Gmail pero con tu dominio propio, además de otras herramientas de colaboración.

6. Contrata un hosting para tu página web. Ahora cualquiera que se interese por tu empresa esperará encontrarla en la web, de modo que tienes que tener una. Hay hostings decentes por algo menos de 100 euros al año, de modo que tampoco es un gran gasto. Asegúrate de que tu proveedor de hosting ofrece una instalación fácil y automática para WordPress, Joomla o Drupal, que son gestores de contenidos libres que te facilitarán la creación de una web con aspecto profesional. Tienen además módulos con los que puedes hacer cosas como enviar emails a clientes que se suscriban a un servicio de noticias, hacer comercio electrónico y muchas cosas más.

7. Date de alta en LinkedIn, Facebook y Twitter. Para sacar partido a Facebook y Twitter tienes que dedicarle un tiempo (y pensar bastante tu estrategia), pero para muchas empresas incipientes son excelente herramientas de marketing. En LinkedIn puedes encontrar contactos profesionales que pueden serte de ayuda.

8. Usa aplicaciones on-line. Si vas a trabajar desde casa, colaboras con freelance o con otras empresas que no están en tu oficina, viajas, tienes que trabajar el fin de semana… necesitas tener acceso permanentemente a tus aplicaciones, estés donde estés. El portátil soluciona parte del problema, pero si tus aplicaciones están en Internet ni siquiera dependes de que tu ordenador funcione. Si ocurre un desastre puedes pillar cualquier ordenador, ir a cualquier sitio que tenga Internet y seguir trabajando con todos tus datos.

En ASPGems ofrecen desde hojas de gastos hasta aplicaciones de gestión de ventas, muy fáciles de usar y muy baratas o incluso gratuitas. Y 37Signals tiene también aplicaciones sencillas (baratas o gratis para uso básico) para gestión de proyectos o compartir ficheros.

9. Usa una aplicación de gestión de ventas. Tu tarea fundamental, lo que debes hacer todos los días sin excepción, es vender. Las ventas (y los consiguientes cobros) son el fluido vital de tu empresa. Sin ventas, no hay negocio y cierras. Así que te interesa tener muy controlado todo el proceso: con quién contactas, en qué momento del ciclo de ventas está cada oportunidad, qué acciones has hecho con cada cliente, a quién tienes que llamar o enviar una información…

Puede ser la de ASPGems, SalesForce (que es la reina en este campo, pero es posible que sea un poco compleja) o una aplicación software libre que instales en local o en tu hosting (vTiger o SugarCRM). Lo que sea, pero usa algo más que tu memoria, tu correo electrónico y tu móvil.

10. Aplicación de facturación y contabilidad. Al principio es posible que baste una hoja de cálculo, si una gestoría lleva tus papeles. Pero en cuanto las cosas se compliquen y tengas varios clientes y varias facturas al mes, necesitas un poco más de control. En softonic puedes encontrar aplicaciones gratuitas que pueden cumplir perfectamente este cometido.

11. Usa Google Docs. Aunque Ubuntu venga con OpenOffice (que también existe y es gratis para Windows), te interesa usar Google Docs. Para documentos sencillos es más que suficiente, te facilita enormemente colaborar con otros en el mismo documento, y Google se encarga de guardarlo y que siempre esté disponible en Internet, allí donde lo necesites.
Hay quien tiene problemas con la confidencialidad, pero seamos realistas: ni tu empresita ni sus documentos le importan a nadie. Si alguna vez llegas a desarrollar secretos industriales que a Google pueda tener tentaciones de robarte, a lo mejor tienes que plantearte alguna alternativa. Para el 99,9999% restante, Google Docs es perfecto.

12. Usa Firefox. No solo porque es mucho más seguro que Internet Explorer, sino porque has centenares de extensiones que pueden hacer que seas mucho más productivo en Internet.

13. Impresora multifunción. La oficina sin papeles es una utopía: lamentablemente, tendrás que imprimir alguna vez. Si ya tienes una impresora en casa puedes tirar con ella al principio, pero las máquinas no son caras (lo que es caro es la tinta) así que tener dos supone una cierta tranquilidad y no mucho más coste.

Si la impresora además tiene escáner, es conveniente que adoptes la costumbre de escanear cualquier documento según lo recibas. De este modo, y si lo ordenas bien, puedes tener fácilmente una copia siempre a mano sin necesidad de bucear en carpetas y archivadores. Y además funciona como fotocopiadora, que resulta muy cara para muchas copias, pero te evita desplazamientos si tienes que hacer pocas copias.

En cuanto al fax, no soy partidario. Aunque todavía hay quien te pide un fax de vez en cuando, en general suelen aceptar la alternativa de que envíes un correo electrónico. Y si es imprescindible enviar, siempre puedes ir a un locutorio o similar que tengan el servicio.

Aparte de esto, habrá necesidades específicas en función de tu negocio: aplicaciones de diseño, software de CAD, lo que corresponda en cada caso. Siempre es una buena práctica valorar varias alternativas y hacer un pequeño análisis de prestaciones / coste antes de elegir. Y uno de los criterios debe ser siempre la sencillez y facilidad de uso. No todo el mundo necesita PhotoShop para retocar fotos, por ejemplo. Para usos comunes (recortar o corregir luminosidad o colores), con Picasa que es gratis basta y sobra.

Lo que no es recomendable es usar software pirateado. Entre otras cosas, porque suelen ser una vía de entrada de virus. Menos aún si tienes empleados: supone una señal no verbal de que en tu empresa se aceptan comportamientos cuando menos poco elegantes.

photo credit: DeaPeaJay

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