Supongamos que lo has hecho todo bien: has vendido a la administración, te has ganado la confianza del cliente, has desarrollado el trabajo con éxito… pero te falta un “pequeño” detalle: cobrar. Aquí los tiempos de la administración tampoco son los del resto del mundo, así que mejor que estés preparado.

Conviene saber de antemano cual es la práctica habitual en el organismo con el que contratas. De hecho, deberías saberlo antes de presentarte a vender, porque es posible que no te compense vender a quien tarda más de un año en pagar (y se dan casos).

Hay más elementos a tener en cuenta. Por ejemplo, el momento en el que puedes presentar la factura. Es posible que si estás a final de año te suceda que te pidan la factura aunque no esté terminado el trabajo, porque necesitan justificar el gasto (de lo contrario, recuerda que el organismo perdería ese dinero y tendría que recurrir a presupuesto del año siguiente).

Pero lo normal es que para poder presentar una factura deba existir una recepción del objeto del contrato. En función del contrato y del organismo, esto puede ser desde un email del responsable aceptando el resultado y solicitando la factura a un acto formal con firma de un interventor y un apoderado de la empresa. El caso es que esto puede suponer un retraso adicional, desde que tú das por concluido el proyecto hasta que la administración lo da por aceptado.

Ya puestos, un consejo: si no hay acto formal de recepción, pide tú mismo a tu cliente que te firme una “hoja de cierre de proyecto” o similar. Nunca se sabe lo que puede pasar en el futuro, y puede que no esté de más disponer de un documento que acredite que cumpliste tu parte del contrato.

Después está la tramitación del expediente de pago. Que a su vez supone otro retraso añadido. Así que esos 90 días, que ya eran tiempo, pueden verse aumentados significativamente.

¿Qué puedes hacer?

Primero, tener previstas las necesidades de tesorería. Si tienes que pagar sueldos o materiales, ten en cuenta que tus empleados o tus proveedores no van a esperar porque tu cliente tarde en pagar. Ahorra, pide un crédito, haz lo que sea, pero asegúrate que tienes el dinero para pagar aunque tardes seis o siete meses en cobrar.

Segundo, acelera el trámite en todo lo que dependa de ti. Facilita la recepción y entrega la factura en cuanto te la autoricen, así como cualquier otra información (número de cuenta, por ejemplo) o documento que te requieran para el pago.

Y tercero, recuerda que a quien le interesa cobrar es a ti, así que implícate tú en ello. No confíes en que tu cliente, por muy satisfecho que esté con el resultado, “empuje” tu expediente para que cobres a tiempo. No lo hará, porque él ha terminado su trabajo con la recepción. Y no le des la lata preguntando por el pago, porque no depende de él.

En lugar de eso, averigua “dónde” está el expediente en cada momento. Y no te conformes con vaguedades del tipo “está en Secretaría General”, o “lo tienen en Compras”. Procura saber qué persona concreta tiene tu pago en su mesa, y si es preciso pregúntale a ella qué necesita por tu parte o cuales son sus previsiones de fechas. Nunca confíes en que el mecanismo de la administración funcionará “como un reloj”. Aunque sea así la mayoría de las veces, si hay un problema tú debes ser el primer interesado en resolverlo lo antes posible.

En cualquier caso, al menos aquí no existe el riesgo de impago. Aunque lento, el mecanismo de pago de la administración es seguro. Simplemente debes asegurar que ese retraso no te perjudica más que lo inevitable.

Una vez tengas el dinero en tu cuenta, has cerrado el ciclo. Has conseguido vender a la administración, y ganar dinero con ello. Ya sabes como se hace. Ahora simplemente repítelo y sigue triunfando.