Desencadenado

Un funcionario, por mucho presupuesto que maneje, no puede contratar lo que quiera ni a quien quiera. Está sujeto por la Ley de Contratos del Estado, que si tiens mucho tiempo libre puedes consultar aquí.

La administración española tiene una forma de contratar “por defecto”, que es el concurso público. Con la nueva ley se abren posibilidades alternativas, pero pasarán años antes de que los funcionarios las manejen con soltura.

El concurso público puede parecer atractivo precisamente porque es “público”, es decir, uno consulta el BOE y se lo encuentra allí publicado. Pero concursar es caro, debes dedicar mucho tiempo, y si no has trabajado previamente al cliente la probabilidad de ganarlo es muy, muy pequeña. No es cero, yo he adjudicado algunos a empresas que para mí eran desconocidas hasta ese momento, pero lo normal es que haya alguno o algunos que ya estén “colocados” de cara a ganar el concurso.

Y de todas formas, aunque se han relajado los requisitos de clasificación para poder concurrir a licitaciones públicas, la mejor opción para una PYME sigue siendo el contrato menor. Y con los nuevos límites, es aún más atractivo.

¿Qué es el contrato menor?

Como su propio nombre indica, es un contrato “pequeño”. Para la administración española, eso significa que el importe total es menor de 18.000 euros (más IVA). Al ser menor, los requisitos de fiscalización, publicidad, tramitación, etc. son menores.

Por parte de la empresa, puede darse el caso de que baste con una factura. Lo habitual es que se requiera una oferta (sin requisitos formales especiales) y la factura. Pueden exigirte además figurar en un registro de contratistas (supone rellenar un formulario con los datos de la empresa), o que justifiques que la empresa no tiene deudas con Hacienda o la Seguridad Social.

Aunque según la ley basta con un solo ofertante, lo habitual es que la administración pública solicite al menos tres ofertas. Esto en teoría favorece la competencia y evita que, incluso a estos niveles, haya precios abusivos. Pero es práctica común la pillería de usar empresas “amigas” que presentan ofertas perdedoras para garantizar que el contrato se lo lleva quien ya se ha decidido.

Es importante tener en cuenta que para un órgano de la administración, tres contratos de 6.000 euros suponen el mismo trabajo que un contrato de 18.000 euros. Y para muchos organismos, uno de sus problemas es gastar todo el dinero que tiene asignado. Conclusión: diseñas tus ofertas de manera que se acerquen lo más posible a 18.000 euros. Salvo que el cliente te diga que tiene problemas presupuestarios, tienes más posibilidades de vender que si haces ofertas de 10.000 euros.

Otro tema importante: no está permitido el “fraccionamiento del gasto”. Esto es, hacer varios contratos menores para evitar hacer un concurso público por el total. Eso significa que tienes un límite de 18.000 euros para contratar con un órgano administrativo concreto. Hay interventores que son más relajados, y pueden admitir dos o tres contratos si corresponden a servicios muy diferentes, pero no es normal. Claro que aquí también existe la trampa de utilizar a terceras empresas para que figuren como contratistas. Si en lugar de una empresa tienes tres o cuatro, puedes hacer tres o cuatro contratos menores.

Ojo: hacer este tipo de trampas depende de la rectitud del funcionario contratante. No se te ocurra proponérselas, porque puede no gustarle nada y encontrarte sin posibilidad de volver a contratar con él.

¿Y si lo que yo ofrezco vale más de 18.000 euros?

En ese caso, debes intentar que la administración convoque un concurso. Hay una excepción, que es el procedimiento negociado sin publicidad, pero habitualmente hay que justificarlo demostrando que solo los proveedores a los que se pide oferta pueden realizar el servicio. Por ejemplo, porque se trata de un mantenimiento y solo hay X proveedores certificados por el fabricante.

El problema del concurso es que nadie sabe qué resultado va a dar. Aunque tú hayas colaborado con un funcionario para diseñar un pliego de condiciones que se ajuste a tu oferta como un guante de lycra, siempre puede ocurrir algo que invalide tu oferta, o que haga ganar a un tercero. Yo he visto a una gran empresa, con mucha experiencia en concursos, quedarse fuera por equivocarse y meter la documentación administrativa en el sobre técnico y viceversa. Y no, esto no es un error subsanable.

Si tienes los requisitos de solvencia que requiere la cuantía del concurso, y toda la documentación de la empresa lista (escrituras, certificados…), puedes presentarte solo. Pero si tu empresa no cumple los requisitos de solvencia, lo mejor es presentarse con un “hermano mayor”. Es decir, con otra empresa que “dé la cara” y aporte su solvencia.

Para hacer esto se puede constituir una Unión Temporal de Empresas (no hace faltar formalizarla hasta la adjudicación), en la que las dos (o más) empresas que constituyen la UTE se reparten el total del contrato. La UTE tiene un problema: las dos empresas son responsables solidarias del contrato, por lo que si una desaparece o tiene un problema la otra debe asumir por completo las consecuencias. No vayas en UTE con nadie con quien no tengas confianza absoluta.

La otra alternativa es que una empresa grande subcontrate a la tuya. Si esta empresa tiene experiencia en presentarse a concursos, te evita la incertidumbre de que un papel mal hecho o una propuesta mal presentada te deje fuera. Un dato a tener en cuenta es que quien subcontrata tiene la obligación de exigir al subcontratado un certificado de encontrarse al corriente de pago con Hacienda y la S. Social, al menos una vez al año.

El Catálogo de Patrimonio

Hay una vía que evita el concurso y permite la adjudicación directa, y es el Catálogo de Patrimonio. Básicamente, se trata de un listado de bienes (y algunos servicios) que han pasado un proceso de selección previa y por tanto pueden comprarse con muy pocos requisitos formales.

La gracia es que si un tipo de bien (por ejemplo, los ordenadores personales) está en ese catálogo la administración tiene obligación de comprar uno de los bienes homologados, y no puede hacer un concurso para comprar el que le parezca mejor. Por tanto, si colocas uno de tus productos ahí puedes encontrarte en la idílica situación de que los clientes se dirijan a ti para pedirte ofertas (o hacer pedidos directamente), en lugar de tener que salir tú a vender.

Ahora mismo el catálogo está en proceso de cambio, para adaptarse a la nueva ley y ser más ágil en las actualizaciones (hasta ahora se hacían convocatorias cada X años, y si no entrabas te tocaba esperar hasta la siguiente).

En la práctica, esas son las alternativas. Mi recomendación, para vender por primera vez a la administración, es intentarlo con un contrato menor. Los requisitos formales son bajos y el contratista que figura es tu empresa. Cuando vayas teniendo experiencia, puedes aspirar a contratos más sustanciosos.

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