Por fin continúo la serie prometida sobre “Como hacer mejores presentaciones” que anuncié hace ya un mes, explicando lo que debes hacer para preparar tu charla.

1. Define tu objetivo

¿Por qué quieres tener a un grupo de gente sentada mientras tú estás 15, 30 o 60 minutos hablando? Esa es la pregunta que debes hacerte antes de empezar a preparar tu charla.

Si lo analizas, al final llegarás a la conclusión de que hablas para vender una de estas tres cosas: un producto, una idea o a ti mismo. A veces, dos o tres de estas cosas al mismo tiempo.

Alguien dirá que su respuesta es “me lo ha ordenado mi jefe, yo no quería” o “es un compromiso al que estoy obligado por mi cargo”. En ese caso, aprovecha la situación para buscar una motivación más profunda o más interesante para ti.

Para aclarar el objetivo, piensa en qué quieres que haga la gente cuando termines tu presentación: comprar algo, creer en algo, cambiar su comportamiento, contratarte… Una vez lo hayas determinado, toda tu presentación debe ir enfocada a conseguir que el mayor porcentaje de tu público cumpla con este objetivo.

Ahora, piensa en una frase que resuma tu objetivo y escríbela en una transparencia, o en una hoja de papel. Si lo haces bien, esa podría ser toda tu presentación. Ahora de lo que se trata es de desarrollar argumentos para convencer a tu público de que lo que dices en esa frase es cierto y les afecta a ellos.

2.Prepara la documentación

Busca todo lo que pueda ser relevante para preparar la charla: informes, páginas web, estadísticas, ejemplos… Clasifica la información en tres categorías: la que vas a usar en la presentación, la que puedes incluir como información adicional y la que descartas de momento. Estas categorías no son fijas, porque en función de cómo evolucione la preparación puedes necesitar incluir un elemento o descartarlo.

Lo recomendable es utilizar una carpeta en tu equipo e ir grabando ahí todo lo que recopiles, incluidos los enlaces a páginas web. Si tienes algo en papel, fotocopia lo que necesites y vete archivándolo junto en una carpeta, o si prefieres escanéalo y así lo tienes ya en formato electrónico. Y si vas a usar información de una página web, es una buena idea grabar el contenido en local, por si acaso tienes que acceder a la información sin tener acceso a Internet. La mejor manera que yo he encontrado para hacer esto es imprimir en un PDF. Aunque hay un plugin para Firefox (Scrapbook) que da la funcionalidad de grabar en local, y que puede ser interesante si tienes esta necesidad muy a menudo, a mí personalmente me vale con la opción del PDF.

3. Desarrolla la historia

Hay muchas maneras de organizar una presentación, pero al final lo mejor es recurrir a lo clásico: presentación, nudo y desenlace. Como en las novelas o los cuentos de toda la vida.Organizar la presentación así te ayuda a ti a exponer tu idea con más eficacia y le ayuda a tu público a seguirte mejor.

El objetivo de la presentación es captar la atención de tu público. Se trata de exponer el tema que vas a tratar, dejando claro por qué es importante para ellos. Esto es vital: si el tema no es importante para tu público, no deberías dar la charla.

En el nudo es donde debes dar los argumentos, las razones, los ejemplos… aquí es donde debes utilizar la documentación que has recopilado antes. Pero cuidado: ten en cuenta el medio y el tiempo de que dispones. No tiene sentido abrumar al oyente con tablas abstrusas repletas de cifras, o con listas de funcionalidades que pocos entienden. Prepara datos que apoyen tus tesis, pero inclúyelos en las notas de la transparencia, o incluso en un documento aparte. Cuando estás hablando para un público, incluso aunque tengas el apoyo de una pantalla con transparencias, debes dar solo la información que una persona puede asimilar oyéndote.

Simplifica las tablas para dar solo los datos más relevantes, sustitúyelas por gráficos fáciles de interpretar y, sobre todo, usa ejemplos. La gente entiende mejor una metáfora, o una historia, que una cifra.

Por último, en el desenlace debes dejar clara cual es tu conclusión acerca de la información que has dado y, sobre todo, explicar al público qué esperas que hagan. ¿Quieres que compren tu producto? díselo. ¿Quieres que se asocien a tu ONG? díselo. ¿Quieres que abandonen un hábito nocivo para su salud, o que apoyen tu idea? díselo. Explícales de manera sencilla como hacerlo, y por si acaso diles que cuando acabe el evento estarás encantado de ayudarles y aclararles lo que necesiten.

Puede parecer obvio, pero muchas personas necesitan que se les diga qué deben hacer. Si tu presentación ha ido bien, tendrás a una parte del público convencida y predispuesta a actuar como tú quieres. Desperdiciar esta oportunidad es como regatear a todos los defensas y después abandonar el balón frente al portero sin tirar a gol.

La única salvedad podrían ser las presentaciones de autobombo, las dedicadas a cantar las alabanzas de una organización. Las administraciones públicas son muy dadas a esto, porque su objetivo no es tanto vender un producto como vender una gestión política. Aquí lo que tu quieres que haga tu público es pensar “qué buenos son estos tíos, cómo trabajan por el bien de todos y qué bien invierten el dinero de mis impuestos”. O algo así. En estos casos, conviene ser más sutil y dejar que sea el público el que llegue “por sí mismo” a esta conclusión.