Desencadenado

Recursos Humanos en la PYME (lo que no debes hacer)

Antes o después, el emprendedor necesita contar con colaboradores. Bien porque la empresa requiere mucha dedicación y no llega a todo, bien porque hay asuntos que no domina y necesita la ayuda de otros. Puede suceder desde el primer momento, o puede deberse al crecimiento de algo que empezó como la aventura de un loco solitario.

En ese momento, la opción natural parece ser contratar a alguien. Pasar de ser uno a tener empleado/s.

Y ahí empezamos a cometer errores, que pueden costarnos la supervivencia de la empresa. Veamos lo que no debes hacer si te planteas contratar empleados:

No contar con un excelente asesoramiento

Y subrayo lo de excelente. Gente capaz de calcular una nómina y enviar los datos a la Seguridad Social hay mucha. Profesionales que te asesoren sobre las opciones que tienes para contratar, que te redactar un contrato sólido y que te eviten consecuencias desagradables si hay problemas con un empleado, ya son más difíciles de encontrar.

No des un solo paso sin asegurarte de que tienes detrás una asesoría laboral absolutamente fiable.

Contratar empleados fijos

Un empleado fijo es una espada de Damocles que pende sobre tu empresa. En el momento en que decida no trabajar, te verás obligado a pagarle una indemnización millonaria para librarte de él. E incluso si no hay mala voluntad, pero tiene la desgracia de contraer una enfermedad larga, tendrás que seguir pagando meses y meses sin obtener nada a cambio.

La ley en España no está pensada para las empresas pequeñas. Lo que puede ser perfectamente asumible para una gran empresa con miles de trabajadores, puede hundir a una PYME con cuatro empleados. Aun así, existen alternativas: hay contratos por obra, periodos de prueba, contratos de prácticas… consulta a tu asesor y no te comprometas más de lo estrictamente necesario.

No prever los costes de despido

Si a pesar de todo contratas a un trabajador fijo, lo mejor que puedes hacer es calcular el coste del despido e ingresarlo cada mes en una cuenta de ahorro. Si no puedes permitirte ese “gasto”, entonces no puedes permitirte contratar a ese trabajador. Si ahorras ese dinero, en caso de crisis al menos tendrás asegurado que puedes pagar la indemnización.

Gastar dinero en formación

Hay alternativas gratuitas, y la Seguridad Social te permite dedicar una parte del dinero que te quita a formación. Fuera de esto, todo lo demás es tirar el dinero.

La formación para tu empresa es un gasto, no una inversión. Esa persona a la que le certificas en una tecnología puntera te pedirá un aumento de sueldo en unos meses, o se irá a la competencia gracias entre otras cosas al certificado que tú le has pagado.

Pagar de más

Procura pagar lo menos posible. Alguno comentará lo de los cacahuetes y eso, pero lo cierto es que pagar más no garantiza tener mejores profesionales, ni que sean más fieles. Además, hay que tener en cuenta que cada euro que comprometes en un sueldo fijo son treintaytantos céntimos más que van directamente a la Seguridad Social. Y cada cien euros de más que pagas en un año a un empleado son doce euros más que tendrás que pagar cuando le despidas. Por si no ha quedado claro: por cada 100 euros de más que pagas en un sueldo al año, estás pagando otros 50.

Si después de un tiempo algún empleado te pide un aumento, ya podrás decidir si su productividad lo justifica. A la hora de contratar, opta por el candidato que pida menos sueldo.

Contratar gente mejor de la que necesitas

¿Cómo no contratar a los mejores? ¿No debe una empresa buscar la excelencia?
Pues no. Una empresa no debe buscar la excelencia. Una empresa debe buscar el beneficio. La excelencia es un medio, no es el fin. Así que eso de “contratar a los mejores”, solo cuando “los mejores” sean los que peuden hacer ganar más dinero a tu empresa.

Un ingeniero del MIT con 150 de CI puede ser un candidato idóneo para Google, pero no ser el empleado más adecuado para el servicio técnico de una tienda de PCs clónicos.

¿No te has preguntado por qué en las cadenas de restaurantes han cambiado de camareros cada vez que vas? Para ser competitivos, necesitan unos procesos en los que cualquier persona con un mínimo de facultades pueda integrarse y ser rentable. ¿Que la rotación del personal es altísima? Pues de acuerdo, pero si te diriges a clientes que prefieren un sitio más barato con camareros menos “profesionales”, no tiene sentido que contrates a camareros capaces de servir correctamente un arroz con bogavantes.

Precipitarte

¿Seguro que necesitas contratar ya a esa persona? ¿No puedes aguantar ni un mes más, ni una semana sin él? A veces lo que parece un crecimiento en la actividad es solo un pico temporal. Convertir una necesidad puntual en un coste de estructura permanente puede costarte muy caro. Trabaja más, alarga tus plazos de entrega, apóyate en otras empresas… lo que sea, pero asegúrate de que cuando contratas a alguien es porque va a hacerte ganar dinero el mes siguiente, y el siguiente, y el siguiente…

Visto lo negro del panorama laboral en las pymes españolas, ¿hay alternativas?
Haberlas, haylas, pero las veremos en otro post. Mañana, probablemente.

Como usar PowerPoint en tus presentaciones

En estos tiempos que corren, parece que todo el mundo ha aprendido a hacer presentaciones con el mismo profesor. Por lo que se ve, en esa escuela de presentaciones lo primero que enseñan es que para dar una charla lo más importante es el PowerPoint. Sin un buen montón de transparencias detrás poca gente es capaz de hablar en público.

Por supuesto, un programa como PowerPoint (o su equivalente libre y gratuito OpenOffice Impress) puede ayudarte. Pero también puede ser letal para tu objetivo de conmover a la audiencia. Y es que el PowerPoint mal manejado puede ser más peligroso que una ametralladora en manos de un chimpancé espídico.

Afortunadamente, hay muchos recursos en Internet para aprender a crear transparencias que apoyen tu mensaje en lugar de destruirlo.

Además, tampoco es tan difícil crear presentaciones impactantes, que refuercen la idea que quieres transmitir y que dejen al auditorio con ganas de saber más acerca de lo que les has contado. Basta seguir unas reglas básicas y unos pocos consejos.

Reglas

Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir la siguiente regla.
No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.
Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.
Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.
No uses efectos de transición. Que las transparencias entren haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en PowerPoint, más bien al contrario.

Consejos

Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia.
Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados…
Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias.
Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit.
Limpia las transparencias. Demasiada información en una transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes, para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está basado en hechos.

El Caldero Mágico

No ha habido que esperas hasta Navidad. Ya tengo un libro en Bubok. Aunque hay algo de trampa: no lo he escrito yo. Lo que sí hice fue traducirlo.

Se trata de El Caldero Mágico, de Eric S. Raymond. Un libro muy interesante, en el que responde a la pregunta que todavía se hacen algunos de “¿pero cómo puedes ganar dinero con algo que es gratis?”.

De todas maneras, el objetivo ha sido más probar el servicio de Bubok que intentar vender un libro, que tiene un público objetivo limitado y que está disponible gratuitamente en Wikimedia. Por eso he publicado el PDF a coste cero, aunque sí ganaré unos eurillos si alguien lo quiere leer en papel.

La sensación es que Bubok tiene un futuro espléndido por delante. A pesar de algunos fallos (no he sido capaz de “comprar” el PDF por 0 euros, creo que el sistema espera que gastes algo), el sistema es sencillo tanto para publicar como para comprar. Y hay un modelo de negocio en el que Bubok puede ganar dinero tanto de los lectores como de los editores, pero sus ofertas están bien planteadas, y no resultan en absoluto molestas.

Una idea para Bubok: ¿por qué no dais la opción de generar banners para que quien publica un libro pueda enlazarlo desde sus páginas? No cuesta nada, y puede ayudar a promocionar el libro, y Bubok por extensión.

En cualquier caso, Ángel María, sigo con el compromiso de publicar un libro “mío” antes de Navidad. Y más ahora que sé que voy a tener al menos un lector.

Objetivo para antes de Navidad

Tener publicado un libro en Bubok.

De momento, ya me he dado de alta, más que nada por si hay otro borjaprieto que me quite la página personal. Y la verdad es que tiene muy buena pinta. Yo había explorado Cafepress, pero aquí hay opciones de encuadernación más apetecibles.

Y creo que es un acierto lo de ofrecer servicios de maquetación y revisión profesional. En una etapa anterior tenía que editar informes (que en la práctica eran libros) y la diferencia entre un documento recién salido de Word y uno maquetado por profesionales es abismal. Si usas Bubok, como supongo que hará mucha gente, para publicar informes o estudios que haga tu empresa, y en los que la imagen sea importante, necesitas que un profesional los maquete.

Y a mucha gente le vendrá bien que alguien corrija, que luego se ve cada cosa escrita por ahí…

Antes de empezar: como preparar tu charla.

Por fin continúo la serie prometida sobre “Como hacer mejores presentaciones” que anuncié hace ya un mes, explicando lo que debes hacer para preparar tu charla.

1. Define tu objetivo

¿Por qué quieres tener a un grupo de gente sentada mientras tú estás 15, 30 o 60 minutos hablando? Esa es la pregunta que debes hacerte antes de empezar a preparar tu charla.

Si lo analizas, al final llegarás a la conclusión de que hablas para vender una de estas tres cosas: un producto, una idea o a ti mismo. A veces, dos o tres de estas cosas al mismo tiempo.

Alguien dirá que su respuesta es “me lo ha ordenado mi jefe, yo no quería” o “es un compromiso al que estoy obligado por mi cargo”. En ese caso, aprovecha la situación para buscar una motivación más profunda o más interesante para ti.

Para aclarar el objetivo, piensa en qué quieres que haga la gente cuando termines tu presentación: comprar algo, creer en algo, cambiar su comportamiento, contratarte… Una vez lo hayas determinado, toda tu presentación debe ir enfocada a conseguir que el mayor porcentaje de tu público cumpla con este objetivo.

Ahora, piensa en una frase que resuma tu objetivo y escríbela en una transparencia, o en una hoja de papel. Si lo haces bien, esa podría ser toda tu presentación. Ahora de lo que se trata es de desarrollar argumentos para convencer a tu público de que lo que dices en esa frase es cierto y les afecta a ellos.

2.Prepara la documentación

Busca todo lo que pueda ser relevante para preparar la charla: informes, páginas web, estadísticas, ejemplos… Clasifica la información en tres categorías: la que vas a usar en la presentación, la que puedes incluir como información adicional y la que descartas de momento. Estas categorías no son fijas, porque en función de cómo evolucione la preparación puedes necesitar incluir un elemento o descartarlo.

Lo recomendable es utilizar una carpeta en tu equipo e ir grabando ahí todo lo que recopiles, incluidos los enlaces a páginas web. Si tienes algo en papel, fotocopia lo que necesites y vete archivándolo junto en una carpeta, o si prefieres escanéalo y así lo tienes ya en formato electrónico. Y si vas a usar información de una página web, es una buena idea grabar el contenido en local, por si acaso tienes que acceder a la información sin tener acceso a Internet. La mejor manera que yo he encontrado para hacer esto es imprimir en un PDF. Aunque hay un plugin para Firefox (Scrapbook) que da la funcionalidad de grabar en local, y que puede ser interesante si tienes esta necesidad muy a menudo, a mí personalmente me vale con la opción del PDF.

3. Desarrolla la historia

Hay muchas maneras de organizar una presentación, pero al final lo mejor es recurrir a lo clásico: presentación, nudo y desenlace. Como en las novelas o los cuentos de toda la vida.Organizar la presentación así te ayuda a ti a exponer tu idea con más eficacia y le ayuda a tu público a seguirte mejor.

El objetivo de la presentación es captar la atención de tu público. Se trata de exponer el tema que vas a tratar, dejando claro por qué es importante para ellos. Esto es vital: si el tema no es importante para tu público, no deberías dar la charla.

En el nudo es donde debes dar los argumentos, las razones, los ejemplos… aquí es donde debes utilizar la documentación que has recopilado antes. Pero cuidado: ten en cuenta el medio y el tiempo de que dispones. No tiene sentido abrumar al oyente con tablas abstrusas repletas de cifras, o con listas de funcionalidades que pocos entienden. Prepara datos que apoyen tus tesis, pero inclúyelos en las notas de la transparencia, o incluso en un documento aparte. Cuando estás hablando para un público, incluso aunque tengas el apoyo de una pantalla con transparencias, debes dar solo la información que una persona puede asimilar oyéndote.

Simplifica las tablas para dar solo los datos más relevantes, sustitúyelas por gráficos fáciles de interpretar y, sobre todo, usa ejemplos. La gente entiende mejor una metáfora, o una historia, que una cifra.

Por último, en el desenlace debes dejar clara cual es tu conclusión acerca de la información que has dado y, sobre todo, explicar al público qué esperas que hagan. ¿Quieres que compren tu producto? díselo. ¿Quieres que se asocien a tu ONG? díselo. ¿Quieres que abandonen un hábito nocivo para su salud, o que apoyen tu idea? díselo. Explícales de manera sencilla como hacerlo, y por si acaso diles que cuando acabe el evento estarás encantado de ayudarles y aclararles lo que necesiten.
Puede parecer obvio, pero muchas personas necesitan que se les diga qué deben hacer. Si tu presentación ha ido bien, tendrás a una parte del público convencida y predispuesta a actuar como tú quieres. Desperdiciar esta oportunidad es como regatear a todos los defensas y después abandonar el balón frente al portero sin tirar a gol.

La única salvedad podrían ser las presentaciones de autobombo, las dedicadas a cantar las alabanzas de una organización. Las administraciones públicas son muy dadas a esto, porque su objetivo no es tanto vender un producto como vender una gestión política. Aquí lo que tu quieres que haga tu público es pensar “qué buenos son estos tíos, cómo trabajan por el bien de todos y qué bien invierten el dinero de mis impuestos”. O algo así. En estos casos, conviene ser más sutil y dejar que sea el público el que llegue “por sí mismo” a esta conclusión.